Vues personnelles

Les vues personnelles constituent un type de configuration de vue spécial qui permet aux collaborateurs disposant d’autorisations de créateur, d’éditeur et de commentateur de créer des vues que seul le propriétaire actuel de la vue peut personnaliser. En d’autres termes, seul le propriétaire de la vue personnelle peut personnaliser les filtres, le regroupement, la visibilité des champs, l’ordre des champs, l’ordre de tri, la hauteur des lignes et la couleur des entrées dans cette vue.

Par défaut, les vues personnelles sont également masquées dans les barres latérales de vues des autres collaborateurs. Cela en fait le parfait outil pour créer une multitude de visualisations différentes pour les données d’un tableau, sans se soucier de l’impact sur les vues des autres collaborateurs ou leur barre latérale de vues. Les vues personnelles sont actuellement disponibles pour les bases des espaces de travail rattachés à des forfaits Pro et Enterprise.

Présentation

Les vues personnelles sont une fonctionnalité premium disponible pour les bases des espaces de travail rattachés à des forfaits Pro et Enterprise. Pour plus d’informations sur les forfaits et les tarifs d’Airtable, consultez notre page de tarification.

Les vues personnelles s’avèrent particulièrement utiles pour créer une vue concernant un workflow personnalisé et spécifique. Par exemple, vous pouvez créer une vue personnelle avec des filtres pour afficher uniquement les tâches qui vous sont attribuées. Son caractère privé garantit qu’aucun autre collaborateur ne peut venir altérer de façon involontaire votre vue soigneusement configurée.

Pour empêcher tous les collaborateurs de modifier la configuration d’une vue utilisée par l’ensemble de l’équipe, vous devez plutôt verrouiller la vue.

Création d’une vue personnelle

Commencez par ouvrir le menu des vues et accédez à la section « Créer… ». Si la section de création de vue est réduite, développez-la en cliquant sur le mot « Créer… » en bas à gauche de la barre latérale des vues.

Une fois la section de création de vue ouverte, vous pouvez survoler toutes les options de type de vue pour afficher une courte description. Dès que vous avez choisi un type de vue, cliquez dessus pour ouvrir le menu de création. Vous pouvez maintenant choisir le type d’autorisation de la vue et nommer votre vue. Pour créer une vue personnelle, sélectionnez l’option « Personnelle », puis cliquez sur « Créer une vue ».

Vous pouvez également modifier les autorisations d’une vue existante à tout moment dans le menu de paramètres de la vue afin de transformer une vue collaborative ou verrouillée en vue personnelle, et vice-versa :

Raccourci pour la création d’une vue personnelle dans la super section « Mes vues »

La super section « Mes vues » contient un nouveau raccourci qui permet de créer facilement des vues personnelles à la volée :

Lorsque vous cliquez sur le bouton « + » à côté de « Mes vues », le type d’autorisation de la vue est automatiquement renseigné comme « Personnelle » et le nom comme « Type de vue de [votre nom] » :

Les vues créées dans les bases volumineuses sont personnelles par défaut

Lorsque beaucoup de collaborateurs travaillent ensemble sur le même tableau, le nombre de vues de ce tableau commence à augmenter. La multiplication des vues peut compliquer la navigation et la recherche des vues pertinentes pour vous. Nous vous recommandons alors les vues personnelles, de sorte que les utilisateurs puissent manipuler les données en fonction de leurs besoins spécifiques.

À cette fin, les vues personnelles sont désormais le type d’autorisation par défaut pour les bases volumineuses (c’est-à-dire celles avec plus de 20 vues et pour lesquelles plus de trois collaborateurs différents créent des vues).

Pour choisir un autre type d’autorisation lors de la création d’une vue, vous pouvez facilement modifier ces paramètres en sélectionnant un autre type d’autorisation avant de cliquer sur « Créer une vue » :

Affichage des vues personnelles

Par défaut, lorsque vous ouvrez le menu des vues, vous voyez uniquement les vues collaboratives, les vues verrouillées et vos propres vues personnelles (où le nom de la vue est suivi par l’avatar de votre profil utilisateur).

Cliquez sur l’engrenage dans la barre latérale, à côté du texte « Rechercher une vue », pour afficher un menu déroulant avec un bouton à bascule intitulé « Afficher les vues personnelles de tous les utilisateurs ». L’activation de cette option permet d’afficher les vues personnelles de tous les utilisateurs. Le propriétaire de chaque vue personnelle est indiqué par son avatar à côté de sa vue.

Survolez une vue personnelle pour afficher le nom de son créateur et son propriétaire actuel :

Si vous sélectionnez la vue personnelle d’un autre utilisateur, vous pouvez la consulter, mais pas la configurer ni la modifier.

Toutefois, vous pouvez dupliquer la vue d’une autre personne pour utiliser sa configuration dans une nouvelle vue collaborative ou pour une de vos propres vues personnelles :

Réattribution d’une vue personnelle

Les utilisateurs disposant d’autorisations de créateur ou de propriétaire sur une base ou un espace de travail peuvent réattribuer des vues personnelles de n’importe quel collaborateur sur la base à tout autre collaborateur sur la base (y compris eux-mêmes). La capacité à réattribuer une vue personnelle vous permet non seulement de configurer vos propres vues personnelles, mais aussi de définir des vues personnelles pour d’autres collaborateurs dans votre base.

Pour réattribuer une vue personnelle qui vous appartient, ouvrez le menu de cette vue en cliquant sur ou à côté de son nom. Dans le menu déroulant, vous verrez l’option « Réattribuer à un autre utilisateur ».

Lorsque vous cliquez sur l’option « Réattribuer à un autre utilisateur », une fenêtre modale s’ouvre. Dans celle-ci, vous trouvez le propriétaire actuel d’une vue personnelle et pouvez choisir le collaborateur à désigner comme nouveau propriétaire. Ensuite, cliquez sur le bouton « Confirmer la réattribution de la vue ».

Comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessus, une fois que vous avez réattribué une vue personnelle à un autre collaborateur, vous ne pouvez plus modifier ses options de configuration.

Si vous n’êtes pas le propriétaire actuel d’une vue personnelle, vous pouvez tout de même la réattribuer. Comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous, les options de configuration de la vue sont grisées si vous n’êtes pas le propriétaire actuel, mais vous pouvez néanmoins réattribuer cette vue :

FAQ

Qu’advient-il de la vue collaborative d’origine si je la transforme en vue personnelle ?

Si vous transformez une vue non personnelle en vue personnelle, il faut savoir que la vue d’origine n’est pas conservée après la conversion. Nous vous recommandons de dupliquer les vues que vous souhaitez conserver avant de les transformer en vue personnelle.

Puis-je avoir un tableau avec une seule vue personnelle ?

La seule vue d’un tableau ne peut pas être une vue personnelle. Pour chaque tableau, il doit y avoir au moins une vue de tableur collaborative accessible à tous les utilisateurs de l’espace de travail.

Que se passe-t-il lors de la duplication d’une base contenant des vues personnelles ?

Lorsque vous dupliquez une base avec des vues personnelles, ces dernières sont conservées, même si le collaborateur qui les a créées ne travaille plus sur cette base.

Qu’advient-il des vues personnelles d’un collaborateur qui est retiré d’une base ou d’un espace de travail ?

Les vues personnelles des collaborateurs retirés restent dans la base, même après le retrait de ce collaborateur. Vous pouvez réattribuer cette vue personnelle à un autre collaborateur ou, si vous êtes le propriétaire ou le créateur d’un espace de travail sur une base, vous pouvez retirer cette vue.

Est-il possible de retirer une vue personnelle créée par un collaborateur qui a été retiré de cette base ?

Tout propriétaire ou créateur d’un espace de travail sur une base peut supprimer une vue personnelle créée par un collaborateur (retiré ou non).

Si ma base n’est pas rattachée à un forfait premium, le type de vue par défaut change-t-il dans les bases volumineuses ?

Les vues personnelles sont une fonctionnalité premium disponible pour les bases des espaces de travail rattachés à des forfaits Pro et Enterprise. Donc, quelle que soit la taille de la base, si votre espace de travail n’est pas rattaché à notre forfait premium, vous n’aurez pas accès aux vues premium ou verrouillées, à moins de mettre à niveau le forfait de votre espace de travail.

Les nouvelles vues seront-elles par défaut des vues personnelles si je passe d’un forfait premium (Pro/Enterprise) à un forfait non premium (gratuit/Plus) ?

Les vues personnelles sont une fonctionnalité premium uniquement disponible pour les bases des espaces de travail rattachés à des forfaits Pro et Enterprise. Par conséquent, si vous rétrogradez le forfait de votre espace de travail, vous ne pourrez plus créer de vues personnelles, et les vues créées seront par défaut des vues collaboratives.