Benutzerzugriff auf Workspaces und Bases verwalten

Mit dem Admin Panel von Airtable Enterprise können Sie Benutzer*innen und ihre Zugriffsrechte verwalten. Weitere Informationen zum Entfernen oder Hinzufügen von Mitwirkenden innerhalb der Airtable Benutzeroberfläche finden Sie in diesem Abschnitt. Hier erfahren Sie, wie die Zusammenarbeit genau funktioniert. Als Admin ist es jedoch besser, das Admin Panel zu verwenden, da Sie innerhalb der Airtable Benutzeroberfläche nur in den Bases oder Workspaces, in denen Sie selbst mitarbeiten, Mitwirkende entfernen oder hinzufügen können.

Übersicht

Mitunter ist es erforderlich, eine*n weitere*n Benutzer*in zu einem bestehenden Workspace oder einer Base hinzuzufügen oder die Zugriffsrechte einer*s bestehenden Benutzer*in zu ändern. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Folgendes zutrifft:

• Der*die ursprüngliche Inhaber*in des Workspace wurde deaktiviert.
• Sie als Admin möchten nun überprüfen, welche Daten in einem Workspace oder einer Base gespeichert sind.

Bitte beachten Sie, dass es einen Unterschied zwischen dem Deaktivieren eines*einer Benutzer*in und dem Entfernen aus einer Base oder einem Workspace gibt. Wird ein*e Benutzer*in deaktiviert, kann er*sie sich künftig nicht mehr bei Airtable anmelden. Wird ein*e Benutzer*in entfernt, werden nur seine*ihre bestehenden Rechte für den Workspace und/oder die Base entfernt, der*die Benutzer*in kann sich aber wieder bei Airtable anmelden und neue Workspaces und Bases erstellen.

Diese Aktionen werden oftmals hintereinander durchgeführt. Verlässt beispielsweise ein*e Benutzer*in Ihre Organisation, möchten Sie sein*ihr Konto bestimmt deaktivieren, damit er*sie nicht mehr auf Airtable zugreifen kann. Sie können auch alle Workspaces auf eine*n neue*n Inhaber*in übertragen, um die Informationen, die der/die Benutzer*in in Airtable gespeichert hat, ordnungsgemäß zu verwalten, indem Sie die Option „Mitwirkende*n des Unternehmens entfernen“ verwenden.

Benutzer*innen in einem Workspace verwalten

Rufen Sie zunächst die Seite „Workspaces“ im Admin Panel auf.

Klicken Sie dann unter der Spalte „Mitwirkende“ auf die Anzahl der Mitwirkenden. Daraufhin erscheint ein Pop-up-Fenster „Mitwirkende“. Wenn Sie ausschließlich die Inhaber*innen des Workspace verwalten möchten, können Sie auch auf die Anzahl unter der Spalte „Inhaber*innen“ klicken.

Im folgenden GIF sehen Sie, dass Admins im Pop-up-Fenster für Mitwirkende die Berechtigungsstufe eines*einer Benutzers*in oder einer Gruppe über die Drop-down-Liste anpassen können. Sie haben zudem die Möglichkeit, Benutzer*innen oder Gruppen zu entfernen, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihrem Namen anklicken und dann auf die angezeigte Schaltfläche „x Mitwirkende entfernen“ klicken.

Um Benutzer*innen oder Gruppen als Mitwirkende zu einem Workspace hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Mitwirkende hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke des Fensters. Daraufhin öffnet sich eine neue Seite, auf der Sie nach dem*der Benutzer*in bzw. nach den Benutzer*innen suchen können, die Sie dem Workspace hinzufügen möchten. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Namen und wählen Sie dann die Berechtigungsstufe, die der*die Benutzer*in oder die Gruppe haben soll.

Inhaberrechte an einem Workspace übertragen

Bei Airtable ist es erforderlich, dass alle Workspaces mindestens eine*n Benutzer*in haben, der*die Inhaber*in des Workspace ist. Sie können keine Aktionen zum Entfernen oder Ändern der Berechtigungsstufe des*der Inhabers*in dieses Workspace durchführen.

Oben auf der Seite gibt es für den Workspace die Option „Mitwirkende hinzufügen“. Alternativ können Sie die Berechtigungsstufe der bestehenden Workspace-Mitwirkenden anpassen. Sobald ein*e andere*r Mitwirkende*r die Berechtigungen des*der Inhabers*in erhalten hat, können Sie den*die ursprüngliche*n Inhaber*in entfernen. Viele Admins bezeichnen diesen Vorgang, die Inhaberrechte an einem Workspace von einem*einer Benutzer*in an einen*eine andere*n Benutzer*in zu übertragen, als „Inhaberrechte übertragen“.

Benutzer*innen in einer Base verwalten

Ähnlich wie Sie Benutzer*innen aus einem Workspace entfernen können, können Sie sie über die Seite „Bases“ im Admin Panel auch aus einer bestimmten Base entfernen.

Klicken Sie zunächst in der linken Randleiste auf „Bases“.

Wenn Sie auf die Anzahl der Mitwirkenden in der Spalte „Mitwirkende“ klicken, erscheint ein Popup-Fenster mit einer Liste aller Mitwirkenden und ihren Berechtigungsstufen in dieser Base. Anschließend können Sie auf das Drop-down-Menü für die Berechtigungen klicken, um die Berechtigungsstufe des*der Benutzer*in oder der Gruppe zu ändern.

Über dieses Fenster können Sie Benutzer*innen auch hinzufügen oder entfernen. Um eine*n Benutzer*in zu der Base hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Mitwirkende hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke des Fensters. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Namen der Person oder Gruppe, um eine*n Benutzer*in oder eine Gruppe aus einer Base zu entfernen. Daraufhin wird an der Stelle, an der sich die Option „+ Mitwirkende hinzufügen“ befunden hat, eine Schaltfläche angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass Sie aus dem Abschnitt „Base verwalten“ keine Workspace-Mitwirkenden entfernen können. Das Kontrollkästchen und die Berechtigungsstufe des*der Benutzer*in sind nicht anklickbar. Um diese Mitwirkenden zu entfernen, müssen Sie die Schritte im vorstehenden Abschnitt ausführen.

Benutzer*innen aus allen Workspaces und Bases entfernen

Es kann mitunter erforderlich sein, eine*n Benutzer*in aus allen Workspaces und Bases zu entfernen, an denen sie*er mitwirkt. Dies ist meistens dann der Fall, wenn ein*e Benutzer*in eine Organisation verlässt. In diesem Support-Artikel erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Mitwirkende über das Admin Panel zu entfernen (und hinzuzufügen).

Benutzer*innen programmatisch entfernen

Alle im obigen Abschnitt beschriebenen Aktionen werden auch von unserer Admin-API unterstützt. Wenn Sie eine*n Benutzer*in aus vielen Workspaces und Bases entfernen müssen oder diesen Prozess generell automatisieren möchten, sollten Sie hierfür die Admin-API nutzen.

FAQs

Deaktivieren und Entfernen eines*einer Benutzer*in – worin besteht der Unterschied?

Wird ein*e Benutzer*in deaktiviert, kann er*sie sich künftig nicht mehr bei Airtable anmelden. Wird ein*e Benutzer*in entfernt, werden nur seine*ihre bestehenden Rechte für den Workspace und/oder die Base entfernt, der*die Benutzer*in kann sich aber wieder bei Airtable anmelden und neue Workspaces und Bases erstellen.