Benutzer*innen – Admin Panel für Airtable Enterprise

Auf der Seite „Benutzer*innen“ im Admin Panel können Airtable Admins Informationen über die Nutzung von Airtable verwalten und anzeigen, die eine*n oder mehrere Benutzer*innen ihrer Organisation betreffen. Wir führen Sie durch die einzelnen Schritte – von den Grundlagen bis hin zu spezifischen Themen –, um sicherzustellen, dass Admins alle wichtigen Informationen schnell und sicher finden.

Übersicht

Auf der Seite „Benutzer*innen“ können Admins folgende Informationen anzeigen:

• • • die Gesamtzahl der aktiven Benutzer*innen, die mit dem Enterprise-Abo der Organisation verknüpft sind, einschließlich externe Benutzer*innen;
    • eine Aufschlüsselung der Benutzer*innen nach Lizenztyp¹;
    • ausstehende Benutzereinladungen;
    • eine Liste aller Benutzer*innen in ihrer Organisation;
    • den Namen und die E-Mail-Adresse jedes*jeder Benutzer*in;
    • zusätzliche Benutzerdetails in einem separaten Fenster;
    • den*die Benutzer*in als intern/bereitgestellt (eine Kennung wird nicht angezeigt), extern, Admin oder deaktiviert identifizieren;
    • wann bestimmte Benutzer*innen zuletzt aktiv waren²;
    • seit wann der*die Benutzer*in Mitglied ist;
    • den Lizenztyp für jede*n Benutzer*in³;
    • eine Spalte mit Kostenstellen für buchhalterische Zwecke;
    • die Zugriffsebene eines*einer Benutzer*in für Freigabelinks⁴.

Auf der Seite „Benutzer*innen“ können Admins die folgenden Aktionen durchführen:

• • • neue Benutzer*innen einladen;
    • Ergebnisse auf verschiedene Weise durchsuchen, sortieren und filtern;
    • eine CSV-Datei mit der Liste der angezeigten Benutzer*innen herunterladen;
    • die E-Mail-Adresse eines*einer Benutzer*in bearbeiten;
    • Benutzer*innen von allen Sitzungen abmelden, in denen sie gerade angemeldet sind;
    • den Admin-Zugriff eines*einer Benutzer*in sperren⁵;
    • Benutzer*innen deaktivieren ⁶.

¹ Dieser Header wird Organisationen, die ihren Airtable Vertrag bis November 2021 nicht verlängert haben, nicht angezeigt.
² Führt ein*e Benutzer*in eine qualifizierte Aktion in einem Workspace durch, der dem Unternehmen gehört, wird die letzte Aktivität aktualisiert.
³ Organisationen, die noch keinen neuen Abrechnungsvertrag mit uns abgeschlossen haben, können nur sehen, ob es sich um eine*n zahlungspflichtige*n Benutzer*in handelt oder nicht.
⁴ Diese Spalte wird Organisationen, die ihren Airtable Vertrag bis November 2021 nicht verlängert haben, nicht angezeigt.
⁵ Ein*e Admin kann seine*ihre eigenen Admin-Berechtigungen nicht entziehen.
⁶ Ein*e Admin kann sein*ihr eigenes Benutzerkonto nicht deaktivieren. 

Benutzer*innen einladen

Admins können neue und vorhandene Benutzer*innen schnell zu bestimmten Bases oder Workspaces einladen, indem sie auf die Schaltfläche „Benutzer*innen einladen“ klicken, die sich oben rechts auf der Seite „Benutzer*innen“ befindet.

Durch Anklicken dieser Schaltfläche öffnet sich ein Pop-up-Fenster zur Einladung Mitwirkender, in dem Admins eine einzelne E-Mail-Adresse eingeben oder mehrere E-Mail-Adressen kopieren/einfügen können. Bitte beachten Sie, dass nur bis zu 1000 E-Mail-Adressen gleichzeitig eingeladen werden können.

Klicken Sie, nachdem Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzugefügt haben, auf die Drop-down-Liste „Nach einem Workspace oder einer Base suchen“. Sie können entweder durch die Liste scrollen oder gezielt nach einem Workspace oder einer Base suchen, zu dem/der Sie eine*n oder mehrere neue*n Benutzer*innen einladen möchten.

Sobald eine Base oder ein Workspace ausgewählt wurde, erscheint ein Drop-down-Menü Berechtigungen.

Sie können Ihrer E-Mail-Einladung auch eine individuelle Nachricht hinzufügen. So können Admins den Eingeladenen weitere Informationen mitteilen.

So erscheint die Einladung im E-Mail-Posteingang des*der künftigen Benutzer*in:

Registerkarte „Ausstehende Einladungen“

In der Registerkarte „Ausstehende Einladungen“ wird eine Liste der Personen angezeigt, die eine Einladung zur Nutzung von Airtable erhalten haben, aber noch keine Airtable Konten besitzen.

Admins haben die Möglichkeit, Benutzer*innen anhand ihrer E-Mail-Adresse zu finden, zu sehen, wann der*die Benutzer*in zuletzt eingeladen wurde, und alle ausstehenden Einladungen erneut zu senden oder zu stornieren.

Suchen, Filtern und Sortieren

Auf der Seite „Benutzer*innen“ gibt es einige nützliche Möglichkeiten, um die Liste der Benutzer*innen, die Admins sehen können, zu durchsuchen, zu filtern und zu sortieren.

Suchen

Als erste Option können Sie nach Benutzer*innen anhand ihres Namens, ihrer E-Mail-Adresse oder ihrer Benutzer-ID suchen. Auf diese Weise können Admins gezielt nach einem*einer bestimmten Benutzer*in suchen oder mehrere Benutzer*innen gleichzeitig abfragen. So hat ein*e Admin beispielsweise die Möglichkeit, nach allen Benutzer*innen zu suchen, die an ihre E-Mail-Adresse einen bestimmten Domain-Namen angehängt haben. Die Anzahl der Suchergebnisse wird in der Suchleiste angezeigt, während Sie Ihren Text eingeben.

Filtern

Auf der rechten Seite der Suchleiste gibt es drei Optionen, um die Liste der Benutzer*innen zu filtern, die sich darunter befindet. Für den Filter „Kontotyp“ stehen 5 Optionen zur Auswahl:

• Alle – Diese Filteroption ist standardmäßig eingestellt. Es werden alle Benutzer*innen angezeigt, die jemals mit dem Airtable Enterprise-Abo Ihrer Organisation verknüpft waren.
• Mitglied – Hier werden „aktuelle“ Airtable Benutzer*innen angezeigt, deren Konten nicht deaktiviert wurden.
• Extern – Diese Gruppe von Benutzer*innen hat eine E-Mail-Domain, die nicht mit der/den Domain(s) Ihres Unternehmens übereinstimmt, die wir gespeichert haben.
• Admin – Diese Option zeigt nur Benutzer*innen mit Admin-Rechten an.
• Deaktiviert – Dieser Filter listet Benutzer*innen auf, die deaktiviert wurden.

Die Option „Zuletzt aktiv“ bietet Admins die Möglichkeit, Benutzer*innen nach verschiedenen Zeiträumen zu filtern. Standardmäßig werden die Benutzer angezeigt, die „zu jeder Zeit“ aktiv waren. Die anderen 3 Optionen zeigen Benutzer*innen an, die „vor mehr als 3 Monaten“, „vor mehr als 6 Monaten“ oder „vor mehr als 1 Jahr“ aktiv waren.

Mit der dritten Filteroption können Admins eine Liste von Benutzer*innen anzeigen, die nach dem Datum sortiert ist, an dem ein*e Benutzer*in Mitglied eines Airtable Enterprise-Kontos geworden ist. Standardmäßig ist die Option „zu jeder Zeit“ eingestellt. Hier werden alle Benutzer angezeigt, die mit Ihrem Enterprise-Konto verknüpft sind. Die anderen 4 Optionen sind zeitbasiert. Hier werden Benutzer*innen angezeigt, die „im letzten Monat“, „in den letzten 3 Monaten“, „in den letzten 6 Monaten“ oder im letzten Jahr Mitglied geworden sind.

Sortieren

Wenn Sie schließlich auf einen der Spaltennamen im Header der Seite „Benutzer*innen“ klicken, werden die Ergebnisse der Benutzerabfrage sortiert.

• Name (des*der Benutzer*in) – alphabetisch (Pfeil nach oben) oder umgekehrt alphabetisch (Pfeil nach unten).
• Zuletzt aktiv – Neueste (Pfeil nach oben) oder am längsten zurückliegende aktive Sitzung (Pfeil nach unten).¹
• Mitglied seit – Zuletzt beigetretenes Mitglied (Pfeil nach oben) oder zuerst beigetretenes Mitglied (Pfeil nach unten).²
• Lizenztyp – Builder zuerst anzeigen (Pfeil nach oben) oder deaktivierte Benutzer*innen zuerst anzeigen (Pfeil nach unten).³

¹ Sind für eine*n Benutzer*in keine Angaben in dieser Spalte vorhanden, so war er*sie entweder zuletzt aktiv, bevor Airtable damit begonnen hat, diese Informationen zu erfassen (November 2019), oder er*sie war noch nie in Airtable aktiv.
² Sind für eine*n Benutzer*in keine Angaben in dieser Spalte vorhanden, so wurde er*sie bereits Mitglied, bevor Airtable damit begonnen hat, diese Informationen zu erfassen (November 2019), oder aber er*sie ist ein*e externe*r Benutzer*in.
³ Enterprise-Kund*innen, die noch nicht unser neues Abrechnungsmodell nutzen, sehen dies in der Spalte „Zahlungspflichtig“. Zahlungspflichtige Benutzer*innen zuerst anzeigen (Pfeil nach oben) oder nicht zahlungspflichtige Benutzer*innen zuerst anzeigen (Pfeil nach unten).

Details zu einzelnen Benutzer*innen

Wenn Sie mehr über die Informationen erfahren möchten, die auf der Seite „Details zu einzelnen Benutzer*innen“ bereitgestellt werden, lesen Sie bitte diesen Support-Artikel.

Aktionen einzelner Benutzer*innen

Admins sehen rechts auf der Seite ein Auslassungspunkte-Symbol (drei Punkte ...). Durch Anklicken dieser Schaltfläche öffnet sich ein Fenster mit Aktionen, die durchgeführt werden können, um eine bestimmte Komponente im Zusammenhang mit dem Benutzerkonto zu ändern. Mit diesen Optionen können Admins:

• die E-Mail-Adresse des*der Benutzer*in bearbeiten;
• den*die Benutzer*in von allen Sitzungen abmelden, in denen er*sie angemeldet ist;
• Admin-Zugriffsrechte gewähren oder entziehen;
• die Zugehörigkeit des*der Benutzer*in zur Enterprise-Lizenz Ihrer Organisation deaktivieren (entfernen) oder bereitstellen (reaktivieren).

Beschränkungen zum Ändern von E-Mail-Adressen

• Admins können die E-Mail-Adressen externer Benutzer*innen nicht ändern, da diese Funktion nicht im Enterprise-Konto enthalten ist.
• Ein*e Admin kann seine*ihre eigene E-Mail-Adresse zwar nicht ändern, diese Aktion kann jedoch von einem*einer anderen Admin durchgeführt werden.
• Die neue E-Mail-Adresse muss zu einer Domain gehören, die dem Enterprise-Konto zugeordnet ist.
• Die E-Mail-Adresse darf noch nicht verwendet werden.
• Die E-Mail-Adresse kann nicht geändert werden, wenn der*die Benutzer*in die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert hat.

Massenaktionen für Benutzer*innen

Links auf der Seite „Benutzer*innen“ befindet sich eine Spalte mit Kontrollkästchen. Admins haben hier die Möglichkeit, Benutzer*innen auszuwählen und für die ausgewählte Benutzergruppe eine Aktion durchzuführen. In der rechten Ecke des Headers werden einige Optionen angezeigt, die Admins folgende Möglichkeiten bieten:

• die ausgewählten Benutzer*innen von allen Sitzungen abzumelden;
• allen ausgewählten Benutzer*innen Admin-Zugriff zu gewähren;
• alle ausgewählten Benutzer*innen zu deaktivieren.

Durch Anklicken des obersten Kontrollkästchens oder der Schaltfläche „Auswahl aufheben“ im Header können Sie bei Bedarf die Auswahl aller Benutzer*innen in der darunter angezeigten Liste aufheben.

Option CSV-Download

Auf der Seite „Benutzer*innen“ finden Admins am rechten Seitenrand eine Schaltfläche für den CSV-Download. Durch Anklicken dieser Schaltfläche können Sie eine Datei im CSV-Format mit der aktuell angezeigten Liste der Benutzer*innen herunterladen. Die Datei enthält folgende Datenspalten:

• Benutzer-ID, Vorname des*der Benutzer*in, Nachname des*der Benutzer*in, E-Mail-Adresse des*der Benutzer*in, Kontotyp (keine Angabe bedeutet, dass es sich bei dem*der Benutzer*in um eine*n „interne*n“ Benutzer*in handelt), Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert, E-Mail-Adresse verifiziert, per ID eingeladen, per E-Mail eingeladen, Datum und Uhrzeit der letzten Aktivität (in UTC), Datum und Uhrzeit des Beitritts (in UTC), und ob der*die Benutzer*in zahlungspflichtig* ist oder nicht.

*Bei neueren Enterprise-Abos wird in dieser Spalte angezeigt, welchen Lizenztyp der*die Benutzer*in hat.

Benutzer*innen Admin-Zugriff gewähren

Gehen Sie wie folgt um, um eine*n Mitwirkende*n von einem*einer Benutzer*in zu einem*einer Admin hochzustufen:

1. Rufen Sie Ihr Admin Panel auf und wählen Sie im Menü Ihres Kontos Admin aus. 
2. Suchen Sie unter Benutzer*innen nach dem Namen des*der Benutzer*in, den*die Sie zum Mitwirkenden hochstufen möchten. 
3. Klicken Sie auf die Punkte (...) rechts neben dem Namen des*der Benutzer*in und wählen Sie ADMIN-Zugriff gewähren aus.

FAQs

Kann ich mehrere E-Mail-Adressen programmatisch ändern?

Ja. In diesem Abschnitt unserer Dokumentation zur Enterprise Airtable API finden Sie weitere Informationen hierzu. Dies kann besonders dann hilfreich sein, wenn Ihr Unternehmen zu einer anderen Domain migriert.