Workspaces – Admin Panel für Airtable Enterprise

Auf der Seite „Workspaces“ im Admin Panel können Airtable Admins Informationen über die Nutzung von Airtable auf der Ebene der Workspaces verwalten und sich diese Informationen anzeigen lassen. Wenn Sie sich mit den unten beschriebenen Funktionen vertraut machen, erhalten Sie ein besseres Verständnis für die Einrichtung, die Struktur und die Nutzung von Airtable in Ihrer Organisation auf höchster Ebene – mit der Möglichkeit, sich bei Bedarf eingehender mit den Details zu beschäftigen.

Übersicht

Auf der Seite „Workspaces“ haben Admins die Möglichkeit, folgende Informationen einzusehen:

• die aktuelle Gesamtanzahl der Workspaces im Rahmen des Enterprise-Abos ihrer Organisation;
• eine Liste aller Workspaces, die den Benutzer*innen in ihrer Organisation gehören;
• die Inhaber*innen für jeden Workspace;
• eine Liste aller Mitwirkenden oder Gruppen, ihre Berechtigungsebenen, wer sie eingeladen hat und wann sie eingeladen wurden;
• eine Liste aller Bases innerhalb eines Workspace, die Mitwirkenden mit Zugriff auf die jeweilige Base, ihre Berechtigungsebenen und mehr (weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über den Abschnitt „Bases“ im Admin Panel);
• wann die einzelnen Workspaces erstellt wurden;
• Workspaces ohne eine*n aktiven Inhaber*in.

Auf der Seite „Workspaces“ können Admins die folgenden Aktionen durchführen:

• filtern, um sich Workspaces ohne aktive Inhaber*innen anzeigen zu lassen;
• eine CSV-Datei mit der Liste der angezeigten Workspaces herunterladen;
• Workspaces nach ihrem Namen suchen.

Suchen, filtern und sortieren

Auf der Seite „Workspaces“ finden Sie einige nützliche Tipps, um Listen von Benutzer*innen, Benutzergruppen, Workspaces oder Bases zu durchsuchen, zu filtern und zu sortieren. Mehr dazu erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Suchen

Oben auf der Seite „Workspaces“ befindet sich eine Suchleiste „Nach einem Workspace suchen“. Sie können sich beispielsweise alle Stellen mit dem Namen „Mein erster Workspace“ (Standardname) anzeigen lassen. Geben Sie hierzu einfach diesen Namen in die Suchleiste ein. Richtet Ihre Organisation eine Namensstruktur für bestimmte Workspaces ein, so können Admins verwandte Workspaces anhand eines Schlagworts finden.

Filtern

Wenn Sie die Option „Workspaces ohne aktive Inhaber*innen“ anklicken, werden die Ergebnisse automatisch so eingegrenzt, dass nur Workspaces angezeigt werden, deren Inhaber*innen derzeit keine aktiven Benutzer*innen sind.

Sortieren

Wenn Sie schließlich auf einen der Spaltennamen im Header der Seite „Workspaces“ klicken, werden die Ergebnisse der Abfrage „Workspaces“ sortiert.

• Name (des Workspace) – Alphabetisch (Pfeil nach unten) oder umgekehrt alphabetisch (Pfeil nach oben).
• Inhaber*innen – Workspaces mit den wenigsten Inhaber*innen (Pfeil nach unten) oder mit den meisten (Pfeil nach oben).
• Mitwirkende – Workspaces mit den wenigsten Mitwirkenden (Pfeil nach unten) oder mit den meisten (Pfeil nach oben).
• Bases – Workspaces mit den wenigsten Bases (Pfeil nach unten) oder mit den meisten (Pfeil nach oben).
• Erstellt am – Älteste erstellte Workspaces (Pfeil nach unten) oder neueste (Pfeil nach oben).

Inhaber*innen

Unterhalb der Spalte „Inhaber*innen“ sehen Sie die Anzahl der Benutzer*innen mit der Berechtigungsebene „Inhaber*in“ für den entsprechenden Workspace. Durch Anklicken einer Zahl öffnet sich ein Pop-over-Fenster, in dem weitere Informationen über die einzelnen Inhaber*innen angezeigt werden. In diesem Fenster können Sie:

• den Namen und die E-Mail-Adresse des*der Eigentümer*in sehen*;
• den Status des*der Inhaber*in sehen: intern, extern oder Admin;
• die Berechtigungsebene für den Workspace einer Person anzeigen oder ändern, dazu gehört auch die Möglichkeit, mehreren Mitwirkenden Inhaberrechte zu erteilen;
• sehen, von wem die Person eingeladen wurde**;
• nach dem Datum suchen, an dem der*die Inhaber*in eingeladen wurde***;
• eine CSV-Datei mit der Liste der Inhaber*innen herunterladen.

* Es kann eine*n oder mehrere Inhaber*innen geben.
** Bewegen Sie den Cursor über das Bild des*der Mitwirkenden, um weitere Informationen zu erhalten.
*** Wurde der*die Benutzer*in als Mitwirkende*r entfernt und später wieder hinzugefügt, wird das Datum „Eingeladen am“ als das Datum angezeigt, an dem der*die Mitwirkende wieder hinzugefügt wurde.

Mitwirkende

Unterhalb der Spalte „Mitwirkende“ sehen Sie die Anzahl der Benutzer*innen, die in diesem bestimmten Workspace zusammenarbeiten. Hierzu gehören alle Inhaber*innen, Ersteller*innen, Bearbeiter*innen, Kommentator*innen und Benutzer*innen mit nur Lesezugriff. Durch Anklicken der Anzahl der Mitwirkenden öffnet sich ein Pop-Over-Fenster mit einer Liste zusätzlicher Informationen über jede*n mit dem Workspace verknüpfte*n Benutzer*in oder Gruppe. In diesem Fenster können Sie:

• sich den Namen eines*einer Mitwirkenden oder einer Benutzergruppe anzeigen lassen;
• sich die Berechtigungsebene für den*die Benutzer*in oder die Gruppe anzeigen lassen oder diese ändern;
• sehen, wer den*die Benutzer*in oder die Gruppe eingeladen hat*;
• nach dem Datum suchen, an dem der*die Mitwirkende eingeladen wurde**;
• eine CSV-Datei mit der Liste der Mitwirkenden herunterladen,

* Bewegen Sie den Cursor über das Bild des*der Mitwirkenden, um weitere Informationen zu erhalten.
** Wurde der*die Benutzer*in als Mitwirkende*r entfernt und später wieder hinzugefügt, wird das Datum „Eingeladen am“ als das Datum angezeigt, an dem der*die Mitwirkende wieder hinzugefügt wurde.

Bases

Unterhalb der Spalte „Bases“ sehen Sie die Anzahl der Bases, die sich derzeit in der jeweiligen Workspace-Zeile befinden, die Sie sich gerade ansehen. Durch Anklicken dieser Option wird die Seite „Bases“ in der seitlichen Navigationsleiste geöffnet. Mehr über die Seite „Bases“ erfahren Sie in unserem Support-Artikel, den Sie hier finden.

Option CSV-Download

Auf der Seite „Workspaces“ und in den Pop-over-Fenstern finden Admins am rechten Rand der Seite oder des Fensters eine Schaltfläche für den CSV-Download. Auf der Hauptseite „Workspaces“ enthält die CSV-Datei folgende Datenspalten:

• Workspace-ID, Name des Workspace, Anzahl der Inhaber*innen, Inhaber-IDs, E-Mail-Adressen der Inhaber*innen, Anzahl der Mitwirkenden, IDs der Mitwirkenden, E-Mail-Adressen der Mitwirkenden, Anzahl der Bases, Base-IDs und Erstellungsdatum im UTC-Format.

Durch Anklicken der Anzahl der Inhaber*innen oder Mitwirkenden auf der Hauptseite „Workspaces“ öffnet sich ein Pop-over-Fenster, das auch eine Option „CSV-Download“ enthält. Beide CSV-Formate bieten die gleiche grundlegende Datenstruktur:

• Name des*der Mitwirkenden, Typ des*der Mitwirkenden, ID des*der Mitwirkenden, E-Mail des*der Mitwirkenden, Berechtigung, Eingeladen durch ID (die ID des*der Benutzer*in, der*die diese*n Mitwirkende*n eingeladen hat), Eingeladen per E-Mail (die E-Mail-Adresse des*der Benutzer*in, der*die diese*n Mitwirkende*n eingeladen hat) und das Einladungsdatum im UTC-Format.

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