Ajouter un collaborateur sur la base

S’il possède le niveau d’autorisation requis, un collaborateur sur la base peut accéder à toutes les données d’une base spécifique sans nécessairement avoir accès à d’autres bases d’un espace de travail. Cela peut s’avérer utile dans le cadre d’une collaboration avec des personnes n’ayant pas besoin de voir toutes les bases d’un espace de travail. Si vous ajoutez une même personne en tant que collaborateur sur la base à plusieurs bases d’un seul espace de travail, vous pouvez peut-être l’ajouter en tant que collaborateur de l’espace de travail.

N’oubliez pas : vous serez facturé(e) pour chaque ajout de collaborateur facturable à votre base ou à votre espace de travail. Les collaborateurs facturables sont ceux de niveau commentateur, éditeur, créateur ou propriétaire. Pour en savoir plus sur la facturation des collaborateurs, veuillez lire cet article d’assistance. Si vous souhaitez en savoir plus sur les collaborateurs et les niveaux d’autorisation, reportez-vous au guide relatif à la collaboration. Pour savoir comment mettre à jour les autorisations d’un collaborateur existant ou comment les retirer totalement, reportez-vous à cet article.

Ajouter des collaborateurs sur la base par e-mail

Pour ajouter des collaborateurs à une base spécifique sans les ajouter à tout l’espace de travail, accédez à la boîte de dialogue de partage de la base en question. Vous pouvez accéder à cette boîte de dialogue depuis l’accueil : cliquez sur la flèche déroulante qui apparaît lorsque vous survolez l’icône d’une base, puis sur le bouton Partager dans le menu de configuration qui s’affiche à l’écran.

Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue de partage d’une base à partir de la base elle-même, en cliquant sur le bouton Partager en haut à droite de la page.

Quelle que soit la méthode utilisée, la même boîte de dialogue de partage s’affichera.

Dans le champ Inviter par e-mail de la boîte de dialogue de partage, vous pouvez saisir les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer une invitation à collaborer sur la base.

Après avoir saisi une adresse e-mail, appuyez sur Entrée pour en saisir une autre. Chaque adresse e-mail apparaît sous la forme d’un jeton gris.

Vous pouvez également définir le niveau d’autorisation des collaborateurs à l’aide de la liste déroulante située à droite du champ.

Vous pouvez choisir d’inviter ces personnes comme collaborateurs de l’espace de travail en cochant la case ci-dessous :

Vous pouvez également saisir un message qui sera envoyé aux personnes auxquelles vous envoyez l’invitation de collaboration. Les destinataires verront ce message dans l’e-mail d’invitation qu’ils recevront. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Inviter ».

Créer un lien d’invitation pour un collaborateur sur la base

Si vous avez besoin d’inviter plusieurs personnes sur une base, au lieu de les inviter une par une, vous pouvez créer un lien qui permet d’octroyer l’accès avec les autorisations indiquées à toutes celles qui ouvrent le lien.

(Notez que vous devez avoir des autorisations de niveau créateur ou supérieures pour créer un lien d’invitation. Si vous êtes un collaborateur sur la base avec les autorisations éditeur, commentateur ou lecture seule, vous ne pouvez pas créer de lien d’invitation.)

Pour créer le lien d’invitation, ouvrez la boîte de dialogue de partage. Vous pouvez effectuer cette action à partir de l’accueil ou de la base que vous voulez partager. L’accès à la boîte de dialogue de partage est illustré dans les images de la section ci-dessus.

À partir de la boîte de dialogue de partage, vous pouvez voir les options « Inviter par e-mail » et « Créer un lien ». Cette boîte de dialogue s’ouvre par défaut sur l’option d’invitation par e-mail. Il vous faut donc cliquer sur l’option « Créer un lien ».

Commencez par définir le niveau d’autorisation du lien d’invitation. Par défaut, ce paramètre est défini de façon à octroyer l’accès créateur à toutes les personnes qui ouvrent le lien. Si vous cliquez sur la liste déroulante des autorisations, vous pouvez choisir de leur octroyer plutôt un accès éditeur, commentateur ou en lecture seule. (N’hésitez pas à consulter l’article relatif aux autorisations si nécessaire.)

Vous pouvez également décider de faire fonctionner ce lien pour toutes les personnes disposant d’un compte Airtable et qui ouvrent le lien, ou uniquement pour celles dont l’adresse e-mail correspond à un domaine de messagerie en particulier. Cette dernière option est utile si vous travaillez pour une organisation et que vous souhaitez limiter l’accès à la base aux membres de votre organisation uniquement.

Lorsque vous avez défini le niveau d’autorisation et les restrictions liées au domaine de messagerie à votre convenance, cliquez sur le bouton bleu Créer un lien afin de créer le lien d’invitation. La création du lien entraîne la création de la section « Liens d’invitation » dans la boîte de dialogue de partage. Cette section affiche tous les liens d’invitation qui ont été créés pour la base. Une même base peut avoir plusieurs liens d’invitation, ainsi que différents niveaux d’autorisations et différentes restrictions liées au domaine de messagerie.

Cliquez simplement sur un lien pour le copier dans votre presse-papiers. Une notification vous confirmant que le lien a été copié devrait apparaître.

Pour supprimer un lien d’invitation, cliquez sur la croix à droite du lien d’invitation. La suppression d’un lien d’invitation entraîne sa désactivation. Si un utilisateur essaye d’utiliser un lien désactivé, il ne pourra pas accéder à la base.

Comment retirer des collaborateurs sur la base

Pour retirer un collaborateur sur la base, ouvrez les paramètres de partage de la base. Cliquez ensuite sur le bouton « Gérer » à côté de la liste des collaborateurs en cours.

Une nouvelle fenêtre apparaît, dans laquelle vous pouvez sélectionner des collaborateurs individuellement ou cocher la case en haut de la liste pour en sélectionner plusieurs. (Notez qu’il doit toujours rester au moins un propriétaire et que vous ne pouvez pas retirer votre propre accès.)

Gérer les collaborateurs de l’espace de travail et de la base

Pour gérer tous vos collaborateurs en un seul endroit, commencez par ouvrir les paramètres de votre espace de travail.

Dans cette vue, vous pouvez voir la liste des bases de l’espace de travail concerné, ainsi que la liste des collaborateurs et les bases auxquelles ils ont été ajoutés. Vous pouvez également gérer les collaborateurs de l’espace de travail à partir de cet écran.