Data sets et vérification des données dans Airtable

Tout d’abord, accédez à la base, puis au tableau, et enfin à la vue que vous souhaitez ajouter à la bibliothèque de données de votre organisation.

Cliquez sur l’option Partager et synchroniser, puis sur l’option Publier dans la bibliothèque de données.

• Tout d’abord, nommez le data set.
• Ensuite, ajoutez une description au data set. Nous vous conseillons de décrire les données avec autant de détails que possible pour aider les créateurs de votre organisation à comprendre exactement ce que contient la source de données vérifiée.

Par défaut, l’utilisateur qui publie le data set (vous) est désigné comme « propriétaire ». Cependant, vous pouvez désigner une autre personne disposant d’autorisations de créateur dans la base d’où provient le data set. 

Par défaut, tous les utilisateurs disposant d’autorisations de créateur de base pourront visualiser et ajouter le data set à partir de la bibliothèque de données de votre organisation. Toutefois, vous pouvez définir cette option de sorte à partager le data set avec seulement certains groupes d’utilisateurs. C’est particulièrement utile lorsque vous traitez des données sensibles ou des données concernant uniquement certains groupes que vous préférez cacher au reste de l’organisation.

Vous pouvez choisir de verrouiller ou non la vue. Par défaut, cette option est activée. Sachez que les entrées peuvent toujours être modifiées dans les autres vues du tableau où les données sont stockées. L’objectif premier de cette fonctionnalité est d’empêcher toute modification involontaire de la configuration de la vue utilisée comme source du data set.

Dans la partie droite de l’écran de configuration, vous voyez un aperçu général du data set tel qu’il apparaît dans la bibliothèque de données pour les autres utilisateurs. Lorsque vous estimez que la configuration du data set est terminée, cliquez sur Publier. Le data set s’affiche alors dans la bibliothèque de données des membres de votre organisation et peut être vérifié par un admin Enterprise.

Accédez à la base où vous souhaitez ajouter le data set. Cela a pour effet de créer un tableau synchronisé non modifiable dans la base. Cependant, il est possible de visualiser les données et de les enrichir en ajoutant des champs dans le tableau créé.

Tout d’abord, cliquez sur l’option + Ajouter ou importer pour créer un tableau. Vous la trouverez à côté du tableau le plus à droite dans la base ouverte. Lorsque vous cliquez dessus, un menu déroulant s’ouvre. Il contient une section intitulée Ajouter à partir de la bibliothèque de données. Dans cette section, vous verrez trois suggestions de data sets populaires dans votre organisation, ainsi qu’une option pour afficher x autres data sets. Cliquez sur cette option pour ouvrir la bibliothèque de données.

Si vous affichez d’autres data sets, une fenêtre instantanée vous propose plus de choix issus de la bibliothèque de données de votre organisation. 

Un badge Vérifié figure en regard du nom des data sets vérifiés qui ont été explicitement marqués comme fiables par les admins de votre organisation. 

Cliquez sur un data set pour en afficher un aperçu contenant les éléments suivants :

• Un aperçu intégré et interactif du data set
• Une description du data set
• Le nombre d’entrées et de champs du data set
• Le nombre d’autres bases actuellement en cours de synchronisation avec ce data set
• Le propriétaire du data set
• La date de dernière mise à jour du data set

Lorsque vous avez confirmé qu’il s’agit bien du data set à utiliser, cliquez sur Ajouter ces données. Selon la taille de la source, la synchronisation des données peut prendre un certain temps. Vous verrez un nouveau tableau synchronisé apparaître dans la base au terme du traitement.

Vous trouverez la page Data sets sur la gauche du panneau d’administration.

1. Nombre total de data sets publiés : il s’agit du nombre total de data sets publiés dans une organisation.
2. Bouton à bascule pour restreindre la publication de data sets : par défaut, cette option est désactivée, et les utilisateurs disposant d’autorisations de créateur ou de propriétaire dans une base peuvent publier des data sets. Lorsqu’elle est activée, seuls les admins Enterprise peuvent publier des data sets dans les bases où ils disposent d’autorisations de créateur ou de propriétaire.
3. Actif/Inactif : ici, les admins ont le choix entre une liste des data sets actifs ou inactifs. Les data sets inactifs sont ceux qui n’ont pas encore été ajoutés à d’autres bases de l’organisation utilisant la fonctionnalité des data sets. Vous trouverez plus d’informations sur la réactivation des data sets ci-dessous.
4. Rechercher un data set : recherchez un data set à l’aide de son nom dans la bibliothèque de données.
5. Filtre de data sets : filtrez la liste des data sets pour tous les afficher, afficher ceux publiés uniquement (data sets pas encore vérifiés) ou afficher ceux publiés et vérifiés.
6. CSV : téléchargez un fichier CSV contenant les informations ci-dessus.
7. Nom : nom du data set.
8. Vérifié : une coche indique que les données ont été vérifiées. Le processus de vérification des données est abordé plus loin.
9. Propriétaire du data set : utilisateur actuellement désigné comme propriétaire du data set. 
10. Bases qui utilisent ces données : nombre total de bases qui ont inclus ce data set en tant que tableau.
11. Publié pour : audiences qui ont accès à ce data set dans la bibliothèque de données. Il peut s’agir de tous les membres de l’organisation ou d’une liste de groupes d’utilisateurs spécifiques choisis à l’étape 5 du flux de publication décrit précédemment.
12. Publié par : utilisateur à l’origine de la publication du data set. Il ne s’agit pas forcément du propriétaire du data set.
13. ... (Options supplémentaires) : ici, les admins trouveront d’autres options :
    • Aperçu : obtenez un aperçu du data set tel qu’il apparaît dans la bibliothèque de données. Cela permet de mettre en contexte le contenu du data set.
    • Vérifier le data set : marquez les données comme vérifiées afin que les utilisateurs de l’organisation sachent que le data set est fiable. Sur les data sets déjà vérifiés, cette option sera Ne plus vérifier le data set, ce qui permet aux admins d’annuler la vérification du data set. Notez qu’une telle annulation de la vérification n’entraîne pas le retrait des data sets déjà ajoutés dans les bases connectées.
    • Modifier : modifiez le nom, la description, le propriétaire du data set et/ou l’accès des groupes d’utilisateurs au data set.
    • Accéder à la source de données : cette option renvoie vers la vue de base d’origine des données publiées dans la bibliothèque de données.
    • Retirer de la bibliothèque : retirez ce data set de la bibliothèque de données de votre organisation.
      

Connectez-vous à Airtable dans le navigateur de votre choix, puis suivez ce lien pour ouvrir le panneau d’administration de votre organisation.

Une fois le panneau d’administration ouvert, cliquez sur l’option Data sets dans la barre de gauche.

Vous pouvez rechercher un data set spécifique à l’aide de son nom ou faire défiler la liste des data sets. Pour filtrer la liste et afficher seulement les data sets non vérifiés, définissez le filtre en regard de la barre de recherche sur Publiés uniquement.

À droite du data set, cliquez sur l’icône ... pour ouvrir un menu contenant des options supplémentaires. Ensuite, cliquez sur l’option Vérifier le data set. Après un moment, l’écran s’actualise, et vous devriez voir une coche apparaître dans la colonne Vérifié à côté du data set concerné. 

Le retrait d’un badge de vérification sur un data set est semblable à la procédure décrite plus haut. La principale différence réside dans le fait que l’option Vérifier le data set apparaît désormais en tant que Ne plus vérifier le data set. Par ailleurs, vous pouvez filtrer la page Data sets pour afficher uniquement ceux vérifiés à l’aide de l’option Publiés et vérifiés dans le menu déroulant du filtre.

Connectez-vous à Airtable dans le navigateur de votre choix, puis suivez ce lien pour ouvrir le panneau d’administration de votre organisation.

Une fois le panneau d’administration ouvert, cliquez sur l’option Data sets dans la barre de gauche.

Sous le bouton à bascule qui permet d’autoriser seulement les admins à publier des data sets, vous trouverez l’option pour afficher les data sets inactifs. Cliquez dessus et passez à l’étape suivante.

Vous pouvez rechercher un data set spécifique à l’aide de son nom ou en faisant défiler la liste des data sets. Lorsque vous cliquez sur l’option Activer, vous êtes redirigé(e) vers la base où le problème est survenu. Rappel : la liste des problèmes potentiels est donnée au début de cette section. 

Une fois dans la base, vous verrez un ou plusieurs messages d’avertissement expliquant les problèmes à résoudre pour réactiver le data set.

Le data set ne pourra être réactivé qu’une fois tous les problèmes résolus. Reprenons l’exemple de l’étape précédente, et admettons qu’un mot de passe ait été involontairement activé pour le data set. Voici ce que vous devez faire :

1. Cliquez sur la flèche bleue de retour qui est mise en évidence. 
2. Cela vous permet de revenir au menu principal des paramètres Partager et synchroniser.
3. Cliquez alors sur Paramètres du lien.
4. Ensuite, désactivez l’option L’accès est protégé par un mot de passe.
5. Une fenêtre instantanée de confirmation s’affiche. Cliquez sur Retirer le mot de passe. 

Maintenant que vous avez résolu les problèmes à l’origine de l’inactivité du data set, vous pouvez revenir à Paramètres du lien ou cliquer sur le bouton Partager et synchroniser pour rouvrir le menu des paramètres de partage de vue. De là :

1. Cliquez sur l’option Publier dans la bibliothèque de données. 
2. La fenêtre suivante s’ouvre. Confirmez que tous les problèmes ont été résolus.
3. Enfin, cliquez sur Activer pour réactiver le data set.

• Le statut de membre de l’organisation signifie que cet utilisateur a été revendiqué par un seul compte d’entreprise. Vous trouverez plus d’informations sur les organisations dans cet article d’assistance.
• Les utilisateurs qui ne sont pas membres de l’organisation ne verront pas l’option Data set dans la bibliothèque de données lors de l’ajout d’un nouveau tableau synchronisé, même si la base appartient à l’entreprise.
  Exemple : les comptes personnels n’ont pas accès aux data sets dans la bibliothèque de données. Ils peuvent toutefois voir les tableaux synchronisés.

Dans la bibliothèque de données, les data sets sont organisés comme suit :

• D’abord les data sets vérifiés, puis les data sets non vérifiés. 
• Dans ces deux catégories générales, les data sets apparaissent dans l’ordre de leur date de publication, du plus récent au plus ancien.

Pour faire remonter un data set dans la vue, un admin peut procéder comme suit :

1. Retirer le data set de la bibliothèque de données.
   
2. Ensuite, le publier à nouveau.
3. Et enfin, le revérifier.

• Dans les aperçus de data sets, les paramètres de groupe de la vue sont identiques à ceux de la source du data set d’origine.
• Cependant, lors de l’ajout d’un data set à une autre base, ces paramètres de groupe ne sont pas toujours respectés. 
• Dans ce cas, vous devrez peut-être les redéfinir comme dans le data set d’origine. Si vous n’êtes pas propriétaire du data set, nous vous recommandons de contacter cette personne pour qu’elle vous aide à redéfinir ces paramètres.

Nous n’avons pas défini de limite pour le moment. 

• Par défaut, tout membre de l’organisation disposant d’autorisations de créateur ou supérieures peut publier des data sets. Les admins peuvent choisir d’autoriser seulement les admins à publier des data sets via le panneau d’administration. 
• Seuls les admins de l’organisation peuvent vérifier un data set.

Les utilisateurs doivent être membres de l’organisation (c’est-à-dire revendiqués par une seule organisation, en savoir plus ici) pour pouvoir accéder à la bibliothèque de données de l’organisation. Si un utilisateur n’est ni membre de l’organisation ni admin, il ne peut pas voir la bibliothèque lors de l’ajout d’un nouveau tableau synchronisé dans une base, même si cette base appartient à l’organisation.

Par défaut, un data set est publié pour l’ensemble de l’organisation, mais la personne qui le publie peut en restreindre l’accès à des groupes d’utilisateurs spécifiques dans le flux de publication et lors de la modification d’un data set déjà publié dans la bibliothèque.

Les admins peuvent consulter la liste des data sets dans l’onglet Data sets du panneau d’administration et les gérer de différentes manières (recherche, filtrage, vérification, retrait de la vérification, modification des métadonnées, etc.).

La vérification des données incombe aux admins Airtable. 

La gestion et le choix des data sets à marquer comme vérifiés dépend principalement des besoins propres à votre organisation. 

• Il est important qu’au moins un admin prenne les rênes de ce programme ; il doit être chargé de vérifier les data sets existants et de veiller à les tenir à jour. 
• Les admins doivent également être satisfaits de la qualité de ces données sans ressentir le poids d’une responsabilité excessive pour leur maintenance. C’est pour cette raison qu’il est possible de désigner un propriétaire du data set.

Les utilisateurs doivent activer un lien et veiller à ce que les paramètres suivants soient désactivés :

• Synchronisation à double sens
• Protection par un mot de passe
• Accès par domaine de messagerie au niveau de la vue (mais il est possible d’appliquer des restrictions de partage par domaine à l’échelle de l’organisation)

Si un utilisateur a publié un data set et qu’il active ensuite l’un de ces paramètres, le data set en question deviendra inactif, et un utilisateur ou un admin devra reconfigurer les paramètres de synchronisation pour le réactiver. 

Les data sets sont stockés dans les bases où ils ont été initialement publiés. Vous pouvez afficher tous les data sets publiés dans le panneau d’administration, y compris les bases avec lesquelles ils sont synchronisés. 

Oui. Il s’agit de l’approche recommandée pour les data sets déjà largement utilisés. La publication dans la bibliothèque de données sera rétroactive :

• La publication d’une vue synchronisée déjà utilisée dans la bibliothèque de données ne change rien pour les bases qui l’utilisent.
• Cela donne immédiatement aux admins plus de visibilité sur leur écosystème de données, dans la mesure où il est indiqué que ces bases utilisent le data set publié dans le panneau d’administration. 

Non, les synchronisations existantes ne sont pas affectées. La fonctionnalité permettant de publier un data set pour des groupes spécifiques consiste uniquement à définir la visibilité du data set dans la bibliothèque. Ainsi, si un utilisateur se sert déjà de cette synchronisation, cela ne change rien pour lui.

Airtable recommande d’identifier clairement le propriétaire du data set au sein de votre organisation. 

Nous suivons seulement une source et toutes les bases synchronisées avec cette source. Cela signifie que les synchronisations de synchronisations (à savoir, les synchronisations en chaîne) ne s’affichent pas dans le panneau d’administration. 

Oui. Les data sets publiés sont mis à jour automatiquement, comme les synchronisations standard.

Vous voyez d’abord les data sets vérifiés, puis les data sets publiés. Dans chacun de ces groupes, les data sets apparaissent de la date de publication la plus récente à la plus ancienne.

Oui, car la synchronisation Airtable fonctionne ainsi.