Premiers pas avec Interface Designer d’Airtable

1. Créateur : créer, modifier, publier et partager les interfaces.
2. Utilisateur final : interagir avec les interfaces publiées. Il peut s’agir de visualiser, de modifier ou de commenter des entrées dans une interface.

• La répétabilité et la cohérence des données
  • Exemple : les parties prenantes ayant besoin d’examiner et d’approuver les ressources pour débloquer leurs équipes.
  • Exemple : une interface pour travailler en sprints.
• Les autorisations précises, notamment l’accès à certaines données et leur sécurité
  • Exemple : les utilisateurs finaux ayant besoin d’apporter des mises à jour individuelles à certaines informations, par exemple des statuts.
  • Exemple : donner accès à un ensemble de données correspondant à un sous-ensemble d’utilisateurs d’Airtable, par exemple l’équipe marketing.
• La simplification de la collaboration et du partage d’informations pour les utilisateurs au sein de l’organisation
  • Exemple : les responsables et les partenaires travaillant dans différents domaines devant vérifier les mises à jour de progression et les résultats.
  • Exemple : les processus impliquant des éléments d’action ou des tâches attribuées.

1. Cliquez sur Interfaces en haut à gauche de l’écran dans une base ouverte. Cliquez ensuite sur Débuter la création. S’il ne s’agit pas de la première interface de la base, vous serez redirigé(e) vers un nouvel écran lorsque vous cliquerez sur le bouton + Créer.
   
2. Donnez un nom à la nouvelle interface et personnalisez sa couleur et son icône comme vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Suivant.
   
3. Choisissez la composition de tableau que vous souhaitez créer. Vous pouvez choisir parmi cinq options : liste, galerie, kanban, calendrier et chronologie. Vous pourrez modifier cette option plus tard si nécessaire. Cliquez ensuite sur Suivant.
   
4.  Vous allez maintenant associer la composition que vous avez choisie à un tableau spécifique de la base. Cliquez ensuite sur Terminer.
   

Après avoir cliqué sur Terminer dans le flux de configuration initial, vous serez redirigé(e) vers la version préliminaire de l’interface que vous êtes en train de créer. Cet éditeur fournit des fonctionnalités supplémentaires, parmi lesquelles :

1. Visibilité des entrées : cette option permet aux constructeurs de l’interface de définir des règles de visibilité spécifiques relatives aux entrées que les utilisateurs finaux pourront voir et avec lesquelles ils pourront interagir au sein de l’interface.
2. Sélecteur de visualisation : cette option permet aux constructeurs de définir l’affichage par défaut des données.
3. Activateur de visualisation : activer cette option permet aux utilisateurs finaux de modifier la manière dont les données sont affichées. Les constructeurs pourront choisir les visualisations spécifiques à configurer et avec lesquelles autoriser les utilisateurs finaux à interagir.
4. Options de composition : c’est ici que les constructeurs pourront modifier les options spécifiques liées aux visualisations qu’ils ont choisies. Cela comprend les tris, les filtres, les groupes, la visibilité des champs, l’apparence par défaut et d’autres paramètres. 
5. Actions de l’interface par défaut : ces quatre paramètres généraux (filtrage, détails d’entrée, modification des entrées dans le texte et création d’entrée) pourront être activés ou désactivés pour les utilisateurs finaux à tout moment.
6. + Ajouter un bouton d’action : les constructeurs peuvent ajouter des boutons d’action personnalisés supplémentaires permettant aux utilisateurs finaux de réaliser une action en un clic.

Une fois la phase de construction achevée, cliquez sur Publier en haut à droite de l’écran. Vous pouvez aussi cliquer sur Terminé pour continuer la conception de l’interface plus tard. 

Une fois publiée, l’interface pourra être partagée avec d’autres utilisateurs. Lorsqu’une interface est publiée pour la première fois, une boîte de dialogue de partage permettant d’inviter d’autres utilisateurs s’ouvre. Vous pourrez cliquer sur Partager dans le coin inférieur gauche d’une interface ouverte pour ajouter de nouveaux utilisateurs ultérieurement.

Dans la section consacrée à la visibilité des entrées, vous pouvez modifier la source des entrées que vous souhaitez afficher. La visibilité des entrées peut être définie sur les trois options suivantes :

1. Toutes les entrées : les utilisateurs finaux verront toutes les entrées actuelles et toutes celles ajoutées ultérieurement.
2. Entrées du visualiseur uniquement : l’interface va filtrer les entrées de manière dynamique afin d’afficher uniquement celles qui correspondent à l’utilisateur connecté qui consulte l’interface. 
   1. Pour utiliser cette option, le tableau doit comporter un champ d’utilisateur ou d’adresse e-mail. Airtable utilisera les informations du champ d’utilisateur ou d’adresse e-mail pour les croiser avec les entrées pouvant être affichées. 
   2. Si votre tableau possède deux de ces types de champs ou plus, vous pouvez cliquer sur le nom du champ utilisé comme référence pour peaufiner vos réglages. L’image ci-dessous montre le champ d’utilisateur « DRI » :
      
3. Entrées spécifiques : cette option permet aux constructeurs de définir des conditions ou un groupe de conditions qui appliqueront un filtre aux entrées qui ne correspondent pas à ces conditions précises.

Le sélecteur et l’activateur de visualisation proposent deux options principales :

1. Sélectionner une visualisation unique et statique que les utilisateurs finaux pourront voir et avec laquelle ils pourront interagir. Vous pouvez choisir parmi six visualisations différentes. Chaque visualisation respective partage des similarités avec une vue de base Airtable correspondante. 
2. Choisir deux visualisations ou plus et permettre aux utilisateurs finaux de sélectionner celle qu’ils souhaitent utiliser pour leur interface. Lorsque l’option Autoriser les utilisateurs à changer de visualisation est activée, un menu déroulant apparaîtra dans le coin supérieur droit de la composition, où les utilisateurs pourront choisir la manière dont leurs données seront affichées. Les visualisations s’afficheront dans la section ci-dessous, et chacune d’entre elles sera accompagnée d’options de configuration supplémentaires dont nous parlerons dans la prochaine section.

Les constructeurs pourront vouloir définir des options supplémentaires pour chaque visualisation intégrée à une composition d’interface. Chaque type de visualisation dispose d’options légèrement différentes, qui correspondent à son objectif. En général, chaque ensemble d’options de visualisation intègre la possibilité de configurer des paramètres liés aux données affichées, à leur apparence et à la visibilité des champs contenus dans ce data set. Par exemple :

• Données : cette section peut inclure des options liées aux paramètres de tri, de groupe, d’images et de date.
• Apparence : cette section peut inclure des options liées à la couleur, à l’adaptation des images, à la hauteur des lignes et aux piles.
• Champs : cette section permet aux constructeurs de choisir quels champs sont affichés ou masqués dans la visualisation.

1. Onglets : cette option permet aux constructeurs d’interfaces de configurer et de nommer les onglets jouant le rôle de filtres prédéfinis sur la page de l’interface. 
   1. Pour les utilisateurs finaux, les onglets servent de filtres rapides permettant de basculer sur un autre « angle de vue » en restant sur la même visualisation d’interface. Par exemple, dans une interface de suivi de projet, un constructeur peut définir un onglet qui filtre les entrées en fonction des étapes individuelles de suivi de projet correspondant à un champ de statut spécifique (par exemple, « À faire », « En cours », « Terminé »).
2. Menus déroulants : cette option donne aux utilisateurs finaux plus de flexibilité dans le choix des informations qu’ils souhaitent afficher. 
   1. Configurer deux menus déroulants ou plus donne aux utilisateurs la possibilité d’explorer les données plus en détail. 
   2. Les types de champs pris en compte pour les menus déroulants (champs de sélection unique, de sélection multiple, d’entrée liée, d’utilisateur, Créé par, et champs de recherche et de cumul) mettent en forme les résultats pour les afficher conformément au type choisi.

• Ces pages de détails d’entrées peuvent être réutilisées au sein de la même interface. Ainsi, si vous avez besoin d’utiliser la même page de détails d’entrée dans plusieurs emplacements de l’interface que vous créez, vous pouvez simplement en sélectionner une précédemment configurée et l’utiliser à nouveau.
• Dans la plupart des cas, nous recommandons d’utiliser les fiches d’informations plutôt que les détails d’entrée en pleine page, car elles sont plus détaillées et sont directement intégrées au workflow principal.

• Nous vous recommandons de consulter l’article relatif aux autorisations de l’interface pour comprendre de quelle manière fonctionnent les autorisations dans les interfaces. 
• Gardez à l’esprit que les autorisations de modification de champs et de tableaux définies dans la base d’origine l’emportent sur les paramètres de l’interface que vous créez. 

• Ces formulaires de création d’entrées peuvent être réutilisés au sein de la même interface. Ainsi, si vous avez besoin d’utiliser le formulaire dans plusieurs emplacements de l’interface que vous créez, vous pouvez simplement sélectionner un formulaire précédemment configuré et l’utiliser à nouveau.
• De la même manière que la fonctionnalité de modification des entrées dans le texte précédemment évoquée, les autorisations d’interface peuvent affecter la capacité des utilisateurs à ajouter des entrées, et les autorisations relatives aux champs et aux tableaux l’emporteront sur les paramètres définis dans l’interface. 
• Il est cependant important de noter que pour ce qui est des autorisations de champ, l’activation de l’option Autoriser ce champ à être défini dans des entrées créées par le biais de formulaires permettra aux utilisateurs d’ajouter des informations aux champs pour lesquels la création et la modification sont autrement verrouillées.

+ Ajouter un bouton d’action : vous pouvez utiliser cette option pour ajouter des boutons supplémentaires à la page de l’interface, par exemple ajouter un lien vers une autre page d’interface, un lien vers une URL externe, ou encore des formulaires de création d’entrées supplémentaires. Les boutons possèdent tous des paramètres légèrement différents, et peuvent être associés à un libellé pour donner plus de contexte aux utilisateurs finaux.

• Si vous avez une autorisation d’éditeur ou supérieure dans la base connectée à l’interface, rendez-vous sur celle-ci et cliquez sur l’option Interfaces. Vous accéderez alors à une page où vous pourrez choisir une interface. Si vous préférez, vous pouvez également utiliser la méthode décrite ci-dessous.
• Si vous avez une autorisation d’éditeur d’interface uniquement ou une autorisation supérieure, vous pouvez rechercher l’interface que vous souhaitez modifier depuis l’accueil Airtable.

En haut à gauche de l’écran, vous trouverez un menu déroulant à côté du nom de la couche de données de la base sous-jacente.

Cliquez sur l’option Toutes les pages affichée dans le menu des paramètres à droite. En cliquant sur ce bouton, vous pourrez afficher toutes les interfaces et pages d’interface précédemment configurées. Sélectionnez celle que vous voulez modifier, puis utilisez les instructions fournies dans cet article pour ajuster les paramètres et obtenir le résultat souhaité.

1. Cliquez sur le bouton Toutes les pages. 
2. Cliquez sur l’icône de points de suspension … à côté du nom de l’interface ou de la page d’interface individuelle que vous souhaitez masquer ou supprimer, ou dont vous souhaitez annuler la publication.
3. Choisissez l’option correspondant à votre cas d’utilisation.

Depuis ce menu, vous pouvez : 

1. Accéder à la base sous-jacente, à partir du moment où vous avez accès à la base.
2. Modifier l’interface, si vous avez une autorisation de créateur dans la base ou l’interface. La modification des interfaces précédemment configurées est abordée plus en détail dans la section ci-dessous.
3. Revenir à l’accueil.

Toutes les interfaces et pages d’interface liées à un groupe sous-jacent peuvent être affichées ici. Les utilisateurs finaux peuvent passer d’une page à une autre pour réaliser leurs tâches. Certaines interfaces et pages d’interface peuvent ne pas apparaître si :

• Elles n’ont pas encore été publiées.
• Elles étaient masquées dans la fenêtre de navigation. 
• Si une seule interface a été publiée, alors seules les pages de cette interface apparaîtront dans la fenêtre de navigation. Si une autre interface est publiée, elles apparaîtront toutes les deux dans la fenêtre de navigation.

Des informations plus détaillées sont disponibles ici.

Pour en savoir plus sur les notifications, consultez cet article d’assistance.

Consultez cet article pour des informations plus détaillées.

Commencez par ouvrir une interface que vous pouvez modifier. Cliquez ensuite sur le menu déroulant à côté du nom de la base et sélectionnez l’option Modifier. Après cela, cliquez sur le bouton Toutes les pages.

Il est désormais possible d’afficher une liste de toutes les interfaces et pages d’interface associées à la base. Depuis cette liste, vous pouvez cliquer sur des interfaces ou des pages d’interface individuelles, puis les faire glisser pour les réorganiser. Les changements que vous apportez à l’ordre s’affichent au fur et à mesure dans l’éditeur. Il sera cependant nécessaire de publier les changements pour que les utilisateurs finaux puissent voir apparaître ce nouvel ordre. 

• Les forfaits Pro et Enterprise ne donnent pas nécessairement aux utilisateurs finaux accès à la base sous-jacente. Si vous n’avez pas encore consulté l’article consacré aux autorisations d’Interface Designer, n’hésitez pas à le faire.
• Avec les forfaits gratuit et Plus, seuls les collaborateurs sur la base peuvent voir les interfaces dans la base connectée. Cliquez ici pour plus d’informations sur les autorisations d’Interface Designer.

• Les utilisateurs ne pourront pas voir votre nouvelle interface en dehors du mode modification tant que vous ne l’aurez pas publiée.
• Le menu de partage permet de partager une interface par e-mail avec un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs Airtable.

Les collaborateurs ayant une autorisation de Propriétaire ou de Créateur dans une base peuvent créer des interfaces et des groupes d’interfaces.

Il est important de comprendre quel public va interagir avec l’interface que vous créez. Toutes les pages d’interface d’une interface étant partagées avec les utilisateurs ayant accès à cette dernière, vous pouvez utiliser différentes interfaces afin de gérer précisément les autorisations accordées vis-à-vis des informations sous-jacentes d’une base. Si vous préférez qu’une page d’interface soit utilisée par un groupe de personnes distinct, il est généralement préférable de créer une interface distincte. 

Oui. Pour assurer le bon fonctionnement du système, nous avons limité le nombre d’interfaces à 50 par base. En outre, le nombre de pages d’interface est limité à 50 par interface.

Quel que soit leur type de forfait, tous les clients peuvent accéder aux interfaces. En revanche, seuls les utilisateurs Pro et Enterprise peuvent partager des interfaces séparément de la base.

Pas forcément. Ce sera le cas si vous avez coché la case autorisant l’accès à la base lorsque vous avez envoyé l’invitation. De manière générale, seuls les collaborateurs sur la base peuvent voir la base sous-jacente.

Interface Designer enregistrera les modifications les plus récentes apportées à l’interface. Ainsi, si plusieurs collaborateurs modifient la même interface, Interface Designer reflétera les dernières modifications pour tous les collaborateurs.

Non, les collaborateurs sur la base avec une autorisation Commentateur ou Lecture seule ne peuvent pas apporter de changements aux entrées d’une base à partir d’une interface. Cela signifie également que les utilisateurs avec une autorisation Commentateur ou Lecture seule ne sont pas en mesure de remplir des éléments de formulaire depuis une interface.

Si vous avez apporté un changement à une interface ou à un élément de l’interface, vous devez d’abord publier ce changement afin que les autres collaborateurs sur la base puissent le voir.

Veuillez consulter l’article consacré aux autorisations d’Interface Designer. Dans certains cas, les utilisateurs ayant une autorisation Interface uniquement pourront y accéder (forfaits Pro et Enterprise). Cependant, dans les autres cas, l’utilisateur n’aura pas accès à l’interface en question.

La duplication d’interfaces dans une autre base n’est pas prise en charge. Les interfaces sont directement liées aux données contenues dans la base sous-jacente. Dupliquer une interface dans une autre base n’est donc pas possible dans la plupart des cas, car les bases sous-jacentes risquent d’être configurées différemment.

Les autorisations liées aux champs et aux tableaux définies dans la base s’appliquent aux interfaces et y sont suivies.

Tous les utilisateurs d’interfaces peuvent partager une interface avec les utilisateurs ayant le même niveau d’autorisation qu’eux ou moins. Avec les forfaits Enterprise et Pro, les bases soumises à des restrictions de partage dans les espaces de travail peuvent uniquement être partagées par les propriétaires de l’espace de travail. Consultez cet article consacré aux restrictions dans les espaces de travail pour plus d’informations.

Non, le partage d’interface s’applique à toutes les pages publiées contenues dans cette interface.

Les types de champs pris en charge dans les menus déroulants sont les suivants :

• Sélection unique
• Sélection multiple
• Entrée liée
• Utilisateur
• Créé par
• Les champs de recherche et de cumul dont la mise en forme des résultats correspond à l’un des types énumérés ci-dessus