Gestion de l’accès des utilisateurs aux espaces de travail et aux bases

Le panneau d’administration Enterprise d’Airtable vous permet de gérer les utilisateurs et leurs accès. Pour plus d’informations sur le retrait ou l’ajout de collaborateurs à l’interface utilisateur d’Airtable, consultez cette section abordant les tenants et les aboutissants de la collaboration. Cependant, nous recommandons aux admins d’utiliser le panneau d’administration, car ils peuvent uniquement retirer ou ajouter des collaborateurs à l’interface utilisateur Airtable dans les bases ou les espaces de travail dans lesquels ils ont le rôle de collaborateur.

Présentation

Il est parfois nécessaire d’ajouter un utilisateur à une base ou un espace de travail existant, ou bien de modifier l’accès d’un utilisateur existant. Cela peut survenir dans les situations suivantes :

• Le propriétaire d’origine de l’espace de travail a été désactivé
• En tant qu’admin, vous souhaitez examiner les données stockées dans un espace de travail ou une base

Veuillez noter que désactiver un utilisateur et retirer un utilisateur d’une base ou d’un espace de travail sont deux opérations différentes. Désactiver un utilisateur l’empêche de se connecter à Airtable par la suite. Retirer un utilisateur lui ôte seulement ses privilèges liés à la base et/ou l’espace de travail existant, mais il peut toujours se connecter à Airtable et créer des espaces de travail et des bases.

Ces actions sont souvent réalisées ensemble. Par exemple, lorsqu’un utilisateur quitte votre organisation, vous devez désactiver son compte pour lui ôter son accès à Airtable. Vous pouvez aussi transférer tous ses espaces de travail à un nouveau propriétaire pour vous assurer que les informations que l’utilisateur a enregistrées dans Airtable sont correctement gérées, ce qu’il est possible de faire avec l’option « Retirer le collaborateur de l’entreprise ».

Gestion des utilisateurs dans un espace de travail

Pour commencer, rendez-vous sur la page Espaces de travail du panneau d’administration.

Cliquez ensuite sur le nombre de collaborateurs dans la colonne Collaborateurs pour ouvrir la fenêtre contextuelle Collaborateurs. Vous pouvez aussi cliquer sur le nombre figurant dans la colonne Propriétaires si vous cherchez uniquement à gérer les propriétaires de l’espace de travail.

Dans le GIF ci-dessous, vous pouvez voir qu’il est possible de modifier le niveau d’autorisation d’un utilisateur ou d’un groupe dans le menu déroulant de la fenêtre contextuelle Collaborateurs. En outre, les utilisateurs ou les groupes peuvent être retirés en cochant la case située à côté de leur nom, puis en cliquant sur le bouton « Retirer x collaborateurs » qui apparaît.

Pour ajouter des utilisateurs ou des groupes à un espace de travail, cliquez sur le bouton « + Ajouter des collaborateurs » en haut à droite de la fenêtre. Cela ouvre une nouvelle page où vous pouvez parcourir une liste d’utilisateurs ou directement rechercher les utilisateurs à ajouter à l’espace de travail. Cochez la case à côté du ou des noms en question, puis sélectionnez le niveau d’autorisation que vous souhaitez attribuer à l’utilisateur ou au groupe.

Transfert de la propriété d’un espace de travail

Airtable exige que tous les espaces de travail disposent au moins d’un utilisateur ayant le rôle de propriétaire. Vous ne pourrez entreprendre aucune action dans le but de retirer ou de modifier le niveau d’autorisation du propriétaire de l’espace de travail.

Une option « Ajouter des collaborateurs » à l’espace de travail figure en haut de la page. Vous pouvez aussi modifier le niveau d’autorisation des collaborateurs existants de l’espace de travail. Lorsqu’un autre collaborateur aura reçu l’autorisation de propriétaire, vous pourrez retirer le propriétaire d’origine. Beaucoup d’admins appellent cela le « transfert de propriété » de l’espace de travail d’un utilisateur à un autre.

Gestion des utilisateurs dans une base

De la même manière que vous pouvez retirer des utilisateurs dans un espace de travail, vous pouvez en retirer dans une base spécifique depuis la page Bases du panneau d’administration.

Pour commencer, cliquez sur « Bases » dans la barre latérale de gauche.

En cliquant sur le nombre de collaborateurs dans la colonne Collaborateurs, vous ferez apparaître une fenêtre contextuelle comportant la liste des collaborateurs indiquant leur niveau d’autorisation dans la base. Vous pouvez ensuite cliquer sur le menu déroulant des autorisations pour modifier le niveau d’autorisation d’un utilisateur ou d’un groupe.

Cette fenêtre permet également d’ajouter et de retirer des utilisateurs. Pour ajouter un utilisateur à la base, cliquez sur le bouton « + Ajouter des collaborateurs » en haut à droite de la fenêtre. Pour retirer un utilisateur ou un groupe de la base, cochez la case à côté de son nom afin de faire apparaître un nouveau bouton à l’endroit où l’option « + Ajouter des collaborateurs » se trouvait.

Notez qu’il n’est pas possible de retirer des collaborateurs de l’espace de travail depuis la section « Gestion de la base ». La case à cocher et le niveau d’autorisation de l’utilisateur ne sont pas sélectionnables. Pour retirer ces collaborateurs, vous devez suivre les étapes décrites dans la section ci-dessus.

Retrait d’un utilisateur de tous les espaces de travail et de toutes les bases

Il s’avère parfois nécessaire de retirer un utilisateur de tous les espaces de travail et de toutes les bases où il est collaborateur. Cette solution est souvent appliquée lorsqu’un utilisateur quitte l’organisation. Les étapes à suivre pour retirer (et ajouter) des collaborateurs depuis le panneau d’administration sont décrites dans cet article d’assistance.

Retrait d’utilisateurs de manière programmée

Toutes les actions évoquées dans la section ci-dessus sont également prises en charge par notre API Admin. Si vous avez besoin de retirer un utilisateur de nombreux espaces de travail et de nombreuses bases ou si vous souhaitez plus généralement automatiser ce processus, nous vous recommandons d’envisager d’utiliser l’API Admin.

FAQ

Quelle est la différence entre la désactivation et le retrait d’un utilisateur ?

Désactiver un utilisateur l’empêche de se connecter à Airtable par la suite. Le retrait d’un utilisateur lui ôte seulement ses privilèges liés à la base et/ou à l’espace de travail existant, et il peut toujours se connecter à Airtable et créer des espaces de travail et des bases.