Conjunto de datos y verificación de datos en Airtable
  • 22 Dec 2023
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Conjunto de datos y verificación de datos en Airtable

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Aprovechando nuestra función de sincronización de Airtable, los creadores o admins de una organización pueden configurar conjuntos de datos que se pueden compartir y que aparecerán en una biblioteca junto a otros conjuntos de datos. Los admins pueden verificar conjuntos de datos individuales en los que la organización puede confiar como única fuente de verdad. Los usuarios con permisos de creador pueden sincronizar esos datos verificados en bases a través del ecosistema de Airtable de la organización. Hay diferentes ajustes de permisos y opciones de configuración que vale la pena conocer a fondo y que se abordan en el siguiente artículo.

Introducción

Disponibilidad en planAcceso solo en Business y Enterprise Scale
Permisos
  • Admins con permisos de propietario/creador : pueden verificar o anular la verificación de los conjuntos de datos desde el panel de administración. Pueden publicar, editar, eliminar y reactivar conjuntos de datos.
  • Propietarios/Creadores: pueden usar la biblioteca de datos para configurar sincronizaciones de conjuntos de datos verificados. Pueden publicar, editar, eliminar y reactivar conjuntos de datos si estos permisos no están desactivados.
PlataformasWeb/navegador, app de Mac y app de Windows
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Terminología de Airtable

Conjuntos de datos : datos específicos que se han compartido en la biblioteca de una organización, donde otras personas de la organización pueden buscarlos y acceder a ellos. Además, un admin puede marcar un conjunto de datos como verificado, aunque esto no es un requisito para que un conjunto de datos se incluya en la biblioteca.

Conjuntos de datos verificados: datos específicos que han sido aprobados por los admins de una organización y compartidos para que otras personas de esa organización puedan usarlos. Los datos verificados se comparten en una biblioteca de datos, donde otros miembros de la organización pueden buscarlos y acceder a ellos.

Biblioteca de datos: la biblioteca de datos, disponible para toda una organización, representa la colección de conjuntos de datos que se han publicado para esa organización. Las personas de una organización que deseen usar un conjunto de datos deben navegar hasta la biblioteca de datos cuando añaden una nueva tabla a una base.

Propietario del conjunto de datos: el propietario de un conjunto de datos se designa manualmente como punto de contacto para un conjunto de datos que se ha publicado en la biblioteca de datos de una organización. Aunque los propietarios de conjuntos de datos no tienen ningún acceso o permiso adicional en el producto, es necesario designar un propietario de conjunto de datos antes de que se pueda publicar un conjunto de datos.


¿Por qué usar conjuntos de datos en Airtable?

A menudo, especialmente en organizaciones con muchos departamentos y equipos, se produce un problema de proliferación de contenido. En pocas palabras, la proliferación de contenido es lo que ocurre cuando se emplean varias versiones de datos similares en toda una organización. Esto significa que se vuelve difícil confiar en los datos, encontrarlos y resulta tedioso o ineficaz mantenerlos actualizados. Estos son algunos ejemplos de cómo la proliferación de contenido puede ocurrir en la organización:

  • Hojas de ruta de productos
  • Campañas de marketing
  • KPI y OKR en toda la empresa
  • Organigrama/Directorio de Recursos Humanos

Con los conjuntos de datos en Airtable, la organización puede reducir la proliferación de contenido, lo que permite a los admins verificar los conjuntos de datos que cumplen las normas de la organización. Al hacerlo, cada conjunto de datos verificado se convierte eficazmente en una única fuente de verdad para toda la organización. Eso significa que los datos de la organización solo se pueden actualizar desde una sola ubicación de la base, pero se pueden sincronizar y visualizar desde varias ubicaciones de la base en todo el ecosistema de Airtable de la organización.


Publicar un conjunto de datos

Los admins con permisos de creador o los usuarios con permisos de creador, dependiendo de la configuración del panel de administración, pueden realizar los siguientes pasos en la vista de base donde se almacenan los datos. La publicación de los conjuntos de datos permite que otros miembros de la organización los vean y que los admins los verifiquen, si así lo desean.

Paso 1: determinar el conjunto de datos que quieres publicar

Primero, ve a la base, luego a la tabla y, por último, a la vista que quieres añadir a la biblioteca de datos de tu organización.

Paso 2: buscar la opción para publicar

Haz clic en la opción Compartir y sincronizar y luego en Publicar en la biblioteca de datos.

Nota
Para obtener más información sobre el menú para compartir vista, consulta este artículo.
Paso 3: asignar un nombre al conjunto de datos y describirlo
  • Primero, asigna un nombre al conjunto de datos verificado.
  • Después, descríbelo. Te recomendamos mucho describir los datos con tanto detalle como sea necesario para ayudar a los creadores de toda la organización a entender con exactitud qué contiene la fuente de datos verificados.
Paso 4: elegir un "propietario" para el conjunto de datos

De forma predeterminada, el usuario que publica en ese momento el conjunto de datos (tú) será asignado como "propietario" del conjunto de datos. Sin embargo, también puedes asignar la titularidad a otro usuario con permisos de creador en la base de la que procede el conjunto de datos. 

Nota
Si ves que el nombre de un usuario que te gustaría que fuera el propietario aparece en gris, probablemente significa que no tiene los permisos adecuados en la base. Consulta este artículo para obtener información sobre cómo añadir un nuevo colaborador de base o cambiar sus permisos.
Paso 5: elegir a quienes pueden ver este conjunto de datos

De forma predeterminada, cualquier usuario con permisos de creador de la base podrá ver y añadir el conjunto de datos de la biblioteca de datos de la organización. Sin embargo, si activas esta opción, podrás elegir grupos de usuarios específicos con los que compartir el conjunto de datos. Esto es especialmente útil cuando hay datos confidenciales o que solo son relevantes para determinados grupos y que quieres ocultar a toda la organización.

Paso 6: bloquear o desbloquear la vista de la fuente del conjunto de datos

Aquí puedes elegir si quieres bloquear la vista. La opción está activada de forma predeterminada. Recuerda que los registros pueden seguir siendo modificados en otras vistas de la tabla en la que se almacenan los datos. La razón principal de esta función es evitar cambios accidentales en la configuración de la vista que se está usando como fuente del conjunto de datos.

Paso 7: publicar el conjunto de datos

En la parte derecha de la pantalla de configuración, verás una vista previa general de cómo aparecerá el conjunto de datos en la biblioteca de datos para otros usuarios. Una vez que determines que la configuración del conjunto de datos está completa, haz clic en Publicar. Después de publicar, el conjunto de datos aparecerá en la biblioteca de datos de los miembros de la organización y un admin podrá verificarlo.


Usar un conjunto de datos

Cualquier usuario de la organización que tenga permisos de creador en la base en la que quieres sincronizar ese conjunto de datos puede realizar los siguientes pasos. Es importante tener en cuenta que es posible que algunos conjuntos de datos no sean visibles para todos los usuarios según la configuración descrita en el paso 5 de la sección anterior. 

Paso 1: determinar dónde quieres añadir el conjunto de datos

Navega hasta la base en la que quieres añadir el conjunto de datos. Recuerda que esto creará básicamente una tabla sincronizada en la base que no se podrá editar. Sin embargo, los datos se pueden ver y enriquecer con campos adicionales en la tabla que se crea.

Paso 2: ir a la biblioteca de datos

Primero, haz clic en la opción + Añadir o importar para crear una nueva tabla. Encontrarás esta opción junto a la tabla del extremo derecho de la base que esté abierta. Si haces clic, se abrirá un menú desplegable en el que verás una sección titulada Añadir desde la biblioteca de datos. En esta sección, verás 3 conjuntos de datos sugeridos que son populares en tu organización, así como la opción de ver x conjuntos de datos más >. Si haces clic en esa opción, se abrirá la biblioteca de datos.

Paso 3: obtener vista previa y elegir un conjunto de datos para usar

Si hiciste clic para ver más conjuntos de datos, aparecerá una ventana emergente con más opciones de la biblioteca de datos de la organización. 

Los conjuntos de datos verificados que hayan sido marcados específicamente como fiables por los admins de la organización mostrarán un distintivo de Verificado junto al nombre del conjunto de datos. 

Si haces clic en cualquier conjunto de datos, se abrirá una vista previa del conjunto de datos que contiene lo siguiente:

  • Una vista previa interactiva incrustada del conjunto de datos
  • Una descripción del conjunto de datos
  • El número de registros y campos del conjunto de datos
  • El número de bases que se están sincronizando con este conjunto de datos en ese momento 
  • El propietario del conjunto de datos
  • La fecha de la última actualización del conjunto de datos

Paso 4: añadir los datos a la base

Cuando confirmes que es el conjunto de datos correcto, haz clic en Añadir estos datos. La sincronización de los datos de la fuente puede tardar unos minutos, dependiendo del tamaño de la fuente. Cuando termine de procesarse, aparecerá una nueva tabla sincronizada en la base.


Conjuntos de datos en el panel de administración

En el panel de administración, los admins pueden acceder a la página de conjuntos de datos de la instancia de la organización desde el menú de la izquierda. En esta página, los admins pueden ver una lista de los conjuntos de datos de la organización. Encontrarán información esencial sobre cada conjunto de datos y podrán realizar diversas acciones, como editar, verificar y obtener una vista previa de los conjuntos de datos, entre otras. Además, existe una opción que permite únicamente a los administradores añadir conjuntos de datos a la biblioteca de datos de la organización. 

Para obtener más información sobre cada parte de esta página del panel de administración, haz clic aquí:

Encontrarás la página de conjuntos de datos en la parte izquierda del panel de administración.

  1. Número total de conjuntos de datos publicados: este número representa el número total de conjuntos de datos publicados en una organización.
  2. Activar para restringir la publicación de conjuntos de datos: de forma predeterminada, esta opción está desactivada, lo que significa que los usuarios con permisos de creador/propietario en una base pueden publicar conjuntos de datos. Si está activada, solo los administradores podrán publicar conjuntos de datos en las bases en las que tengan permisos de creador/propietario.
  3. Activo/Inactivo: aquí, los admins pueden hacer clic entre una lista de conjuntos de datos activos o inactivos. Los conjuntos de datos inactivos representan conjuntos de datos que actualmente no están añadidos a ninguna otra base de la organización que use la función de conjuntos de datos. Más abajo encontrarás más información sobre cómo reactivar un conjunto de datos.
  4. Buscar un conjunto de datos: busca un conjunto de datos por su nombre en la biblioteca de datos.
  5. Filtro de conjuntos de datos: filtra la lista de conjuntos de datos para mostrar todos los conjuntos de datos, solo publicados (conjuntos de datos que no están verificados en el momento) o conjuntos de datos publicados y verificados.
  6. CSV: descarga un archivo CSV que contiene la información indicada anteriormente.
  7. Nombre: el nombre del conjunto de datos.
  8. Verificado: una marca de verificación indica que los datos se han verificado. El proceso de verificación de datos se explica más adelante.
  9. Propietario del conjunto de datos: el usuario asignado actualmente como "propietario" del conjunto de datos. 
  10. Bases que usan estos datos: el número total de bases que han incluido este conjunto de datos como tabla.
  11. Publicado para: el público que tiene acceso para ver este conjunto de datos en la biblioteca de datos. Todos los miembros de la organización o una lista de grupos de usuarios específicos elegidos en el paso 5 del flujo de publicación descrito anteriormente.
  12. Publicado por: el usuario que publicó originalmente el conjunto de datos. Este usuario puede ser diferente del "propietario" del conjunto de datos.
  13. ... (Opciones adicionales): aquí, los admins encontrarán más opciones que les permitirán:
    • Obtener vista previa: se obtiene una vista previa del conjunto de datos como si se viera en la biblioteca de datos. Resulta útil para obtener información contextual sobre el contenido del conjunto de datos.
    • Verificar conjunto de datos: marca los datos como verificados para que los usuarios de toda la organización sepan que pueden confiar en el conjunto de datos. En conjuntos de datos verificados anteriormente, esta opción aparecerá como Ya no verificar el conjunto de datos, lo que básicamente permite a los administradores "anular la verificación" del conjunto de datos. Ten en cuenta que "anular la verificación" de un conjunto de datos no hará que los conjuntos de datos añadidos anteriormente se eliminen de las bases conectadas.
    • Editar: edita el nombre, la descripción, el propietario del conjunto de datos o el acceso al grupo de usuarios del conjunto de datos.
    • Ir a la fuente de datos: esta opción vincula a la vista de base original de los datos publicados en la biblioteca de datos.
    • Eliminar de la biblioteca: elimina este conjunto de datos de la biblioteca de datos de la organización.

Verificar o quitar verificación de un conjunto de datos

Deberás tener permisos de admin para poder realizar los siguientes pasos.

Paso 1: navegar al panel de administración

Después de iniciar sesión en Airtable en tu navegador preferido, visita este enlace para abrir el panel de administración de la organización.

Paso 2: buscar la página de conjuntos de datos

Después de abrir el panel de administración, haz clic en la opción Conjuntos de datos de la barra lateral izquierda.

Paso 3: buscar el conjunto de datos que quieres verificar

Desde aquí puedes buscar un conjunto de datos específico por su nombre o desplazarte por la lista de conjuntos de datos para encontrarlo. Para filtrar la lista y mostrar solo los conjuntos de datos que no están verificados en el momento, establece el filtro que aparece junto a la barra de búsqueda en Solo publicados.

Paso 4: verificar el conjunto de datos

A la derecha del conjunto de datos que estás visualizando, haz clic en el ícono de tres puntos ... para abrir un menú de opciones adicionales. Después, haz clic en la opción Verificar conjunto de datos. La pantalla se actualizará en un momento y debería aparecer una marca en la columna Verificado junto al conjunto de datos que acabas de verificar. 

Nota
Si elegiste filtrar la página de conjuntos de datos para mostrar solo los publicados, el conjunto de datos ya no aparecerá en la vista porque se ha filtrado, ya que ahora está verificado.
Paso 5: quitar verificación de un conjunto de datos

Para quitar el distintivo de verificación de un conjunto de datos, se siguen pasos similares a los indicados en los pasos anteriores. La principal diferencia es que la opción Verificar conjunto de datos aparecerá ahora como Ya no verificar el conjunto de datos. Además, puedes filtrar la página de conjuntos de datos para que solo muestre los conjuntos de datos verificados en el momento seleccionando la opción Publicado y verificado en el menú desplegable de filtros.


Activar conjuntos de datos inactivos

Algunas acciones desactivarán un conjunto de datos. Entre ellas se incluyen:

  • Desactivar la sincronización del uso compartido
  • Desactivar el enlace para compartir
  • Establecer una contraseña para el uso compartido
  • Activar la sincronización bidireccional para el uso compartido
  • Activar las restricciones de dominio de correo electrónico para el uso compartido 

Se han incluido mensajes en el producto para evitar que se realicen este tipo de cambios, pero pueden surgir problemas con el tiempo.

Deberás tener permisos de admin para poder realizar los siguientes pasos.

Nota
Suponiendo que la organización no haya inhabilitado a los creadores para publicar conjuntos de datos, si eres un usuario con permisos de creador en la base donde la configuración está causando un problema, entonces puedes pasar a la segunda parte del paso 4 para resolver los problemas y reactivar el conjunto de datos.
Paso 1: navegar al panel de administración

Después de iniciar sesión en Airtable en tu navegador preferido, visita este enlace para abrir el panel de administración de la organización.

Paso 2: buscar la página de conjuntos de datos

Después de abrir el panel de administración, haz clic en la opción Conjuntos de datos de la barra lateral izquierda.

Paso 3: hacer clic en la opción de inactivos

Debajo de la opción Permitir que solo los administradores publiquen conjuntos de datos, verás la opción para mostrar los conjuntos de datos inactivos. Haz clic en ella y pasa al siguiente paso.

Paso 4: buscar el conjunto de datos que quieres reactivar

Desde aquí puedes buscar un conjunto de datos específico por su nombre o desplazarte por la lista de conjuntos de datos para encontrarlo. Verás la opción Activar que, cuando hagas clic en ella, irás a la base donde se está produciendo el problema. Como recordatorio, enumeramos los posibles problemas en la parte superior de esta sección. 

Nota
A veces, cuando la ventana del navegador tiene un tamaño inferior a uno determinado, el botón Activar puede aparecer truncado, como se muestra en la imagen anterior.

Una vez dentro de la base, verás uno o varios mensajes de advertencia que explican lo que habrá que resolver para reactivar el conjunto de datos.

Paso 5: arreglar el problema que provocó la inactividad

Antes de reactivar el conjunto de datos, habrá que resolver todos los problemas. Siguiendo con el ejemplo del último paso, supongamos que se ha activado por error una contraseña para el conjunto de datos. Para resolverlo, deberás hacer lo siguiente:

  1. Haz clic en la flecha azul hacia atrás que aparece resaltada. 
  2. Volverás al menú principal Compartir y sincronizar.
  3. Desde aquí, haz clic en Configuración del enlace.
  4. Luego, desactiva la opción El acceso está protegido por contraseña.
  5. Se abrirá una ventana emergente de confirmación. Haz clic en Quitar contraseña
Paso 6: reactivar el conjunto de datos

Ahora que has resuelto los problemas que provocaron que el conjunto de datos quedara inactivo, puedes volver a la configuración del enlace o hacer clic en el botón Compartir y sincronizar para abrir de nuevo el menú de configuración de la vista compartida. Desde aquí:

  1. Haz clic en la opción Publicar en la biblioteca de datos.  
  2. Se abrirá la siguiente ventana. Confirma que se han resuelto todos los problemas.
  3. Por último, haz clic en Activar para reactivar el conjunto de datos.

Nota
En el panel de administración, deberás actualizar la página Conjuntos de datos para que el conjunto de datos reactivado vuelva a aparecer en la lista de conjuntos de datos activos.


Dependencias de conjuntos de datos

Los usuarios deben ser plenamente miembros de organización para ver la biblioteca de conjuntos de datos de la organización
  • Ser miembro de organización significa que el usuario ha sido solicitado por la cuenta de una sola empresa. Puedes encontrar más información sobre las organizaciones en este artículo de asistencia.
  • Los usuarios que no sean miembros de la organización no verán Conjunto de datos como opción en la biblioteca de datos al añadir una nueva tabla sincronizada, aunque esa base sea propiedad de la empresa.
    Ejemplo: Las cuentas personales no verán conjuntos de datos en la biblioteca de datos. Sin embargo, verán las tablas sincronizadas existentes.
Reordenar conjuntos de datos en la biblioteca de datos

Los conjuntos de datos se ordenan en la biblioteca de datos como:

  • Primero los conjuntos de datos verificados y después los no verificados. 
  • Dentro de estos dos grandes órdenes de agrupación, los conjuntos de datos aparecerán en el orden de publicación más reciente a menos reciente.

Como alternativa para colocar un conjunto de datos al principio del orden de visualización, un admin puede hacer lo siguiente:

  1. Eliminar el conjunto de datos de la biblioteca de datos.
  2. Luego, volver a publicar ese conjunto de datos.
  3. Por último, volver a verificar el conjunto de datos.
Puede que la agrupación de registros no funcione como se espera
  • En las vistas previas de los conjuntos de datos, la configuración del grupo de la vista aparecerán igual que en la fuente del conjunto de datos original.
  • Sin embargo, cuando un conjunto de datos se añade a otra base, puede que no se cumplan esas configuraciones de grupo. 
  • En estos casos, puede que tengas que "volver a crear" la configuración de grupo que se usó en el conjunto de datos original. Si no eres el propietario del conjunto de datos, te recomendamos ponerte en contacto con esa persona para que te ayude a consultar cómo puedes volver a crear esa configuración.


Preguntas frecuentes

¿Cuántos conjuntos de datos se deben publicar y verificar por organización?

Por el momento, no se ha fijado ningún límite. 

¿Quién puede publicar y verificar los conjuntos de datos?
¿Quién puede ver los conjuntos de datos publicados y verificados?

Los usuarios deben ser miembros de organización (es decir, declarados por una única organización, lee más aquí) para tener acceso a la biblioteca de datos de una organización. Si un usuario no es miembro de organización o admin, no verá la biblioteca al añadir una nueva tabla sincronizada en una base, aunque esa base sea propiedad de la organización.

De forma predeterminada, un conjunto de datos se publica para toda la organización, pero los editores pueden restringir la visibilidad de un conjunto de datos a grupos de usuarios específicos en el flujo de publicación y al editar un conjunto de datos publicado en la biblioteca.

Los admins pueden ver la lista de conjuntos de datos en la pestaña Conjuntos de datos del panel de administración y realizar varias acciones para gestionarlos (por ejemplo, buscar, filtrar, verificar, dejar de verificar, cambiar metadatos).

Nota
En cuanto a los admins de varias organizaciones, quienes no son miembros solamente pueden ver los conjuntos de datos publicados en el panel de administración y no pueden acceder a la biblioteca de datos desde una base.

¿Cómo se deben gestionar los datos verificados? ¿Quién es el responsable?

Los admins de Airtable pueden realizar la verificación de datos. 

La gestión y elección de los conjuntos de datos que se deben marcar como verificados depende en gran medida de las necesidades individuales de la organización. 

  • Es importante que al menos un admin dirija este programa: debe ser responsable de verificar los conjuntos de datos existentes y asegurarse de que se mantienen actualizados. 
  • También es importante que los admins se sientan satisfechos con la calidad de estos datos sin sentirse como si fueran responsables de realizar un mantenimiento exagerado. Por eso existe la posibilidad de designar a un propietario del conjunto de datos.
¿Qué configuración es necesaria para publicar un conjunto de datos?

Los usuarios deben habilitar un enlace y asegurarse de que lo siguiente está deshabilitado:

  • Sincronización bidireccional
  • Protección por contraseña
  • Acceso al dominio de correo electrónico en el nivel de vista (las restricciones de uso compartido por dominio en toda la organización son adecuadas)

Si un usuario ha publicado un conjunto de datos y luego activa una de estas configuraciones, el conjunto de datos publicado pasará a un estado inactivo y un usuario o admin deberá volver a establecer la configuración de sincronización para reactivarlo. 

¿Dónde se almacenan los conjuntos de datos? ¿Es algo "nuevo" que hay que mantener?

Los conjuntos de datos se almacenan en las bases originales desde las que se publican. Se pueden ver todos los conjuntos de datos publicados en el panel de administración, incluidas las bases con las que se han sincronizado. 

¿Puede un usuario publicar una vista sincronizada que ya se usa en otras bases?

Sí. Esto es lo que se recomienda para los conjuntos de datos que ya se usan ampliamente. La publicación en la biblioteca de datos funcionará retroactivamente: 

  • La publicación en la biblioteca de datos de una vista sincronizada que ya está en uso no cambia nada para las bases que ya la usan.
  •  Ofrece a los admins una mayor visibilidad de su ecosistema de datos al instante, ya que estas bases aparecerán en el panel de administración como usuarios del conjunto de datos publicado. 
Si edito los grupos de usuarios para los que se publica un conjunto de datos, ¿se verán afectadas las bases que ya usan este conjunto de datos?

No, las sincronizaciones existentes no se verán afectadas. La función para publicar un conjunto de datos en grupos específicos solo consiste en configurar la visibilidad del conjunto de datos en la biblioteca. Así que si un usuario ya usa esa sincronización, no cambia nada para él.

¿Existe alguna recomendación de buenas prácticas para la gestión de conjuntos de datos que potencien los conjuntos de datos publicados/datos verificados?

Airtable recomienda definir de forma clara el propietario de un conjunto de datos dentro de la organización. 

¿Cómo maneja un conjunto de datos publicado o un conjunto de datos verificado una "sincronización encadenada"?

Solo se hará un seguimiento de una fuente y de todas las bases que se sincronicen con esa fuente. Esto significa que las sincronizaciones de sincronizaciones (también conocidas como sincronizaciones encadenadas) no aparecerán en el panel de administración. 

Cuando realizo cambios en los datos de un conjunto de datos publicado o edito la configuración de la vista, ¿los cambios se sincronizan automáticamente con las bases que lo usan?

Sí. Los conjuntos de datos publicados se actualizan automáticamente, igual que las sincronizaciones normales.

¿Cuál es el orden de los conjuntos de datos que aparecen en la biblioteca de datos?

Los conjuntos de datos verificados aparecen primero y después los conjuntos de datos publicados. En cada uno de esos grupos, se muestran los conjuntos de datos publicados en orden descendente.

¿Los registros añadidos a una base desde la biblioteca de datos cuentan para el límite de registros de la base?

Sí, porque así es como funciona la sincronización de Airtable. 


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