Conjunto de datos y verificación de datos en Airtable

Primero, ve a la base, luego a la tabla y, por último, a la vista que quieres añadir a la biblioteca de datos de tu organización.

Haz clic en la opción Compartir y sincronizar y luego en Publicar en la biblioteca de datos.

• Primero, asigna un nombre al conjunto de datos verificado.
• Después, descríbelo. Te recomendamos mucho describir los datos con tanto detalle como sea necesario para ayudar a los creadores de toda la organización a entender con exactitud qué contiene la fuente de datos verificados.

De forma predeterminada, el usuario que publica en ese momento el conjunto de datos (tú) será asignado como "propietario" del conjunto de datos. Sin embargo, también puedes asignar la titularidad a otro usuario con permisos de creador en la base de la que procede el conjunto de datos. 

De forma predeterminada, cualquier usuario con permisos de creador de la base podrá ver y añadir el conjunto de datos de la biblioteca de datos de la organización. Sin embargo, si activas esta opción, podrás elegir grupos de usuarios específicos con los que compartir el conjunto de datos. Esto es especialmente útil cuando hay datos confidenciales o que solo son relevantes para determinados grupos y que quieres ocultar a toda la organización.

Aquí puedes elegir si quieres bloquear la vista. La opción está activada de forma predeterminada. Recuerda que los registros pueden seguir siendo modificados en otras vistas de la tabla en la que se almacenan los datos. La razón principal de esta función es evitar cambios accidentales en la configuración de la vista que se está usando como fuente del conjunto de datos.

En la parte derecha de la pantalla de configuración, verás una vista previa general de cómo aparecerá el conjunto de datos en la biblioteca de datos para otros usuarios. Una vez que determines que la configuración del conjunto de datos está completa, haz clic en Publicar. Después de publicar, el conjunto de datos aparecerá en la biblioteca de datos de los miembros de la organización y un admin podrá verificarlo.

Navega hasta la base en la que quieres añadir el conjunto de datos. Recuerda que esto creará básicamente una tabla sincronizada en la base que no se podrá editar. Sin embargo, los datos se pueden ver y enriquecer con campos adicionales en la tabla que se crea.

Primero, haz clic en la opción + Añadir o importar para crear una nueva tabla. Encontrarás esta opción junto a la tabla del extremo derecho de la base que esté abierta. Si haces clic, se abrirá un menú desplegable en el que verás una sección titulada Añadir desde la biblioteca de datos. En esta sección, verás 3 conjuntos de datos sugeridos que son populares en tu organización, así como la opción de ver x conjuntos de datos más >. Si haces clic en esa opción, se abrirá la biblioteca de datos.

Si hiciste clic para ver más conjuntos de datos, aparecerá una ventana emergente con más opciones de la biblioteca de datos de la organización. 

Los conjuntos de datos verificados que hayan sido marcados específicamente como fiables por los admins de la organización mostrarán un distintivo de Verificado junto al nombre del conjunto de datos. 

Si haces clic en cualquier conjunto de datos, se abrirá una vista previa del conjunto de datos que contiene lo siguiente:

• Una vista previa interactiva incrustada del conjunto de datos
• Una descripción del conjunto de datos
• El número de registros y campos del conjunto de datos
• El número de bases que se están sincronizando con este conjunto de datos en ese momento 
• El propietario del conjunto de datos
• La fecha de la última actualización del conjunto de datos

Cuando confirmes que es el conjunto de datos correcto, haz clic en Añadir estos datos. La sincronización de los datos de la fuente puede tardar unos minutos, dependiendo del tamaño de la fuente. Cuando termine de procesarse, aparecerá una nueva tabla sincronizada en la base.

Encontrarás la página de conjuntos de datos en la parte izquierda del panel de administración.

1. Número total de conjuntos de datos publicados: este número representa el número total de conjuntos de datos publicados en una organización.
2. Activar para restringir la publicación de conjuntos de datos: de forma predeterminada, esta opción está desactivada, lo que significa que los usuarios con permisos de creador/propietario en una base pueden publicar conjuntos de datos. Si está activada, solo los administradores podrán publicar conjuntos de datos en las bases en las que tengan permisos de creador/propietario.
3. Activo/Inactivo: aquí, los admins pueden hacer clic entre una lista de conjuntos de datos activos o inactivos. Los conjuntos de datos inactivos representan conjuntos de datos que actualmente no están añadidos a ninguna otra base de la organización que use la función de conjuntos de datos. Más abajo encontrarás más información sobre cómo reactivar un conjunto de datos.
4. Buscar un conjunto de datos: busca un conjunto de datos por su nombre en la biblioteca de datos.
5. Filtro de conjuntos de datos: filtra la lista de conjuntos de datos para mostrar todos los conjuntos de datos, solo publicados (conjuntos de datos que no están verificados en el momento) o conjuntos de datos publicados y verificados.
6. CSV: descarga un archivo CSV que contiene la información indicada anteriormente.
7. Nombre: el nombre del conjunto de datos.
8. Verificado: una marca de verificación indica que los datos se han verificado. El proceso de verificación de datos se explica más adelante.
9. Propietario del conjunto de datos: el usuario asignado actualmente como "propietario" del conjunto de datos. 
10. Bases que usan estos datos: el número total de bases que han incluido este conjunto de datos como tabla.
11. Publicado para: el público que tiene acceso para ver este conjunto de datos en la biblioteca de datos. Todos los miembros de la organización o una lista de grupos de usuarios específicos elegidos en el paso 5 del flujo de publicación descrito anteriormente.
12. Publicado por: el usuario que publicó originalmente el conjunto de datos. Este usuario puede ser diferente del "propietario" del conjunto de datos.
13. ... (Opciones adicionales): aquí, los admins encontrarán más opciones que les permitirán:
    • Obtener vista previa: se obtiene una vista previa del conjunto de datos como si se viera en la biblioteca de datos. Resulta útil para obtener información contextual sobre el contenido del conjunto de datos.
    • Verificar conjunto de datos: marca los datos como verificados para que los usuarios de toda la organización sepan que pueden confiar en el conjunto de datos. En conjuntos de datos verificados anteriormente, esta opción aparecerá como Ya no verificar el conjunto de datos, lo que básicamente permite a los administradores "anular la verificación" del conjunto de datos. Ten en cuenta que "anular la verificación" de un conjunto de datos no hará que los conjuntos de datos añadidos anteriormente se eliminen de las bases conectadas.
    • Editar: edita el nombre, la descripción, el propietario del conjunto de datos o el acceso al grupo de usuarios del conjunto de datos.
    • Ir a la fuente de datos: esta opción vincula a la vista de base original de los datos publicados en la biblioteca de datos.
    • Eliminar de la biblioteca: elimina este conjunto de datos de la biblioteca de datos de la organización.
      

Después de iniciar sesión en Airtable en tu navegador preferido, visita este enlace para abrir el panel de administración de la organización.

Después de abrir el panel de administración, haz clic en la opción Conjuntos de datos de la barra lateral izquierda.

Desde aquí puedes buscar un conjunto de datos específico por su nombre o desplazarte por la lista de conjuntos de datos para encontrarlo. Para filtrar la lista y mostrar solo los conjuntos de datos que no están verificados en el momento, establece el filtro que aparece junto a la barra de búsqueda en Solo publicados.

A la derecha del conjunto de datos que estás visualizando, haz clic en el ícono de tres puntos ... para abrir un menú de opciones adicionales. Después, haz clic en la opción Verificar conjunto de datos. La pantalla se actualizará en un momento y debería aparecer una marca en la columna Verificado junto al conjunto de datos que acabas de verificar. 

Para quitar el distintivo de verificación de un conjunto de datos, se siguen pasos similares a los indicados en los pasos anteriores. La principal diferencia es que la opción Verificar conjunto de datos aparecerá ahora como Ya no verificar el conjunto de datos. Además, puedes filtrar la página de conjuntos de datos para que solo muestre los conjuntos de datos verificados en el momento seleccionando la opción Publicado y verificado en el menú desplegable de filtros.

Después de iniciar sesión en Airtable en tu navegador preferido, visita este enlace para abrir el panel de administración de la organización.

Después de abrir el panel de administración, haz clic en la opción Conjuntos de datos de la barra lateral izquierda.

Debajo de la opción Permitir que solo los administradores publiquen conjuntos de datos, verás la opción para mostrar los conjuntos de datos inactivos. Haz clic en ella y pasa al siguiente paso.

Desde aquí puedes buscar un conjunto de datos específico por su nombre o desplazarte por la lista de conjuntos de datos para encontrarlo. Verás la opción Activar que, cuando hagas clic en ella, irás a la base donde se está produciendo el problema. Como recordatorio, enumeramos los posibles problemas en la parte superior de esta sección. 

Una vez dentro de la base, verás uno o varios mensajes de advertencia que explican lo que habrá que resolver para reactivar el conjunto de datos.

Antes de reactivar el conjunto de datos, habrá que resolver todos los problemas. Siguiendo con el ejemplo del último paso, supongamos que se ha activado por error una contraseña para el conjunto de datos. Para resolverlo, deberás hacer lo siguiente:

1. Haz clic en la flecha azul hacia atrás que aparece resaltada. 
2. Volverás al menú principal Compartir y sincronizar.
3. Desde aquí, haz clic en Configuración del enlace.
4. Luego, desactiva la opción El acceso está protegido por contraseña.
5. Se abrirá una ventana emergente de confirmación. Haz clic en Quitar contraseña. 

Ahora que has resuelto los problemas que provocaron que el conjunto de datos quedara inactivo, puedes volver a la configuración del enlace o hacer clic en el botón Compartir y sincronizar para abrir de nuevo el menú de configuración de la vista compartida. Desde aquí:

1. Haz clic en la opción Publicar en la biblioteca de datos.  
2. Se abrirá la siguiente ventana. Confirma que se han resuelto todos los problemas.
3. Por último, haz clic en Activar para reactivar el conjunto de datos.

• Ser miembro de organización significa que el usuario ha sido solicitado por la cuenta de una sola empresa. Puedes encontrar más información sobre las organizaciones en este artículo de asistencia.
• Los usuarios que no sean miembros de la organización no verán Conjunto de datos como opción en la biblioteca de datos al añadir una nueva tabla sincronizada, aunque esa base sea propiedad de la empresa.
  Ejemplo: Las cuentas personales no verán conjuntos de datos en la biblioteca de datos. Sin embargo, verán las tablas sincronizadas existentes.

Los conjuntos de datos se ordenan en la biblioteca de datos como:

• Primero los conjuntos de datos verificados y después los no verificados. 
• Dentro de estos dos grandes órdenes de agrupación, los conjuntos de datos aparecerán en el orden de publicación más reciente a menos reciente.

Como alternativa para colocar un conjunto de datos al principio del orden de visualización, un admin puede hacer lo siguiente:

1. Eliminar el conjunto de datos de la biblioteca de datos.
   
2. Luego, volver a publicar ese conjunto de datos.
3. Por último, volver a verificar el conjunto de datos.

• En las vistas previas de los conjuntos de datos, la configuración del grupo de la vista aparecerán igual que en la fuente del conjunto de datos original.
• Sin embargo, cuando un conjunto de datos se añade a otra base, puede que no se cumplan esas configuraciones de grupo. 
• En estos casos, puede que tengas que "volver a crear" la configuración de grupo que se usó en el conjunto de datos original. Si no eres el propietario del conjunto de datos, te recomendamos ponerte en contacto con esa persona para que te ayude a consultar cómo puedes volver a crear esa configuración.

Por el momento, no se ha fijado ningún límite. 

• De forma predeterminada, cualquier miembro de organización con permisos de creador o de nivel superior puede publicar conjuntos de datos. Los admins pueden elegir permitir que solo los admins publiquen conjuntos de datos en el panel de administración. 
• Solo los admins de la organización pueden verificar un conjunto de datos.

Los usuarios deben ser miembros de organización (es decir, declarados por una única organización, lee más aquí) para tener acceso a la biblioteca de datos de una organización. Si un usuario no es miembro de organización o admin, no verá la biblioteca al añadir una nueva tabla sincronizada en una base, aunque esa base sea propiedad de la organización.

De forma predeterminada, un conjunto de datos se publica para toda la organización, pero los editores pueden restringir la visibilidad de un conjunto de datos a grupos de usuarios específicos en el flujo de publicación y al editar un conjunto de datos publicado en la biblioteca.

Los admins pueden ver la lista de conjuntos de datos en la pestaña "Conjuntos de datos" del panel de administración y realizar varias acciones para gestionarlos (por ejemplo, buscar, filtrar, verificar, dejar de verificar, cambiar metadatos).

Los admins de Airtable pueden realizar la verificación de datos. 

La gestión y elección de los conjuntos de datos que se deben marcar como verificados depende en gran medida de las necesidades individuales de la organización. 

• Es importante que al menos un admin dirija este programa: debe ser responsable de verificar los conjuntos de datos existentes y asegurarse de que se mantienen actualizados. 
• También es importante que los admins se sientan satisfechos con la calidad de estos datos sin sentirse como si fueran responsables de realizar un mantenimiento exagerado. Por eso existe la posibilidad de designar a un propietario del conjunto de datos.

Los usuarios deben habilitar un enlace y asegurarse de que lo siguiente está deshabilitado:

• Sincronización bidireccional
• Protección por contraseña
• Acceso al dominio de correo electrónico en el nivel de vista (las restricciones de uso compartido por dominio en toda la organización son adecuadas)

Si un usuario ha publicado un conjunto de datos y luego activa una de estas configuraciones, el conjunto de datos publicado pasará a un estado inactivo y un usuario o admin deberá volver a establecer la configuración de sincronización para reactivarlo. 

Los conjuntos de datos se almacenan en las bases originales desde las que se publican. Se pueden ver todos los conjuntos de datos publicados en el panel de administración, incluidas las bases con las que se han sincronizado. 

Sí. Esto es lo que se recomienda para los conjuntos de datos que ya se usan ampliamente. La publicación en la biblioteca de datos funcionará retroactivamente: 

• La publicación en la biblioteca de datos de una vista sincronizada que ya está en uso no cambia nada para las bases que ya la usan.
•  Ofrece a los admins una mayor visibilidad de su ecosistema de datos al instante, ya que estas bases aparecerán en el panel de administración como usuarios del conjunto de datos publicado. 

No, las sincronizaciones existentes no se verán afectadas. La función para publicar un conjunto de datos en grupos específicos solo consiste en configurar la visibilidad del conjunto de datos en la biblioteca. Así que si un usuario ya usa esa sincronización, no cambia nada para él.

Airtable recomienda definir de forma clara el propietario de un conjunto de datos dentro de la organización. 

Solo se hará un seguimiento de una fuente y de todas las bases que se sincronicen con esa fuente. Esto significa que las sincronizaciones de sincronizaciones (también conocidas como sincronizaciones encadenadas) no aparecerán en el panel de administración. 

Sí. Los conjuntos de datos publicados se actualizan automáticamente, igual que las sincronizaciones normales.

Los conjuntos de datos verificados aparecen primero y después los conjuntos de datos publicados. En cada uno de esos grupos, se muestran los conjuntos de datos publicados en orden descendente.

Sí, porque así es como funciona la sincronización de Airtable.