Cómo empezar a usar las automatizaciones de Airtable
  • 03 Jan 2024
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Cómo empezar a usar las automatizaciones de Airtable

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Descubre cómo la función de automatizaciones de Airtable te permite configurar flujos de trabajo personalizados de acción y desencadenante directamente dentro de una base de Airtable. Las automatizaciones te ayudan a ti y a tu equipo a ahorrar tiempo automatizando tareas repetitivas, aumentando la eficacia de la comunicación y reduciendo el margen de error en general. Este artículo abarca los puntos de alto nivel para empezar a crear automatizaciones.

Introducción

Disponibilidad en planTodos los tipos de planes con diversas limitaciones
Permisos
  • Propietarios/Creadores : crear, eliminar, duplicar, configurar o cambiar el nombre de una automatización, y editar su descripción.
  • Editores: ver la configuración de una automatización o copiar la URL.
PlataformasWeb/navegador, app de Mac y app de Windows
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Terminología de Airtable
  • Automatización: las automatizaciones siempre incluyen un desencadenante y una o más acciones. Los desencadenantes y las acciones pueden ser nativos de Airtable o integrados con otras aplicaciones de software conocidas. Las automatizaciones son una función útil para reducir las tareas repetitivas o tediosas asociadas a tu trabajo.
  • Desencadenante: los desencadenantes son eventos predefinidos y especificados que inician la automatización para realizar una ejecución. Estos desencadenantes se puede producir en una base de Airtable o en otras aplicaciones que se han integrado con Airtable.
  • Acción: las acciones de automatización realizan una determinada operación dependiendo del tipo de acción elegida. Las acciones pueden causar actualizaciones dentro de una base Airtable o en aplicaciones integradas con Airtable.
  • Ejecución de automatización: nuestro sistema cuenta una "ejecución" de automatización cada vez que se invoca un desencadenante, independientemente de si las acciones de la automatización se ejecutan correctamente.
Pruébalo en Airtable
Crear una automatización

Descripción general

La función de automatizaciones de Airtable te permite a ti y a tu organización ahorrar tiempo y energía en tareas redundantes, comunicaciones y conexiones con otras herramientas. Al solo tener que configurar y mantener las automatizaciones de vez en cuando, con el tiempo se puede lograr lo que solía llevar horas de programación, pruebas e implementación en cuestión de minutos, con o sin la ayuda de la programación personalizada. Estos son algunos puntos generales para comenzar a trabajar con las automatizaciones de Airtable:


Límites actuales

  • Si lo quieres, puedes añadir hasta 50 automatizaciones a una base. Es importante tener en cuenta que las automatizaciones desactivadas (inactivas) siguen contando para este límite de 50 automatizaciones.
  • Además, puedes crear hasta 25 acciones en una automatización. Añadir hasta 25 acciones en una automatización puede ayudarte si te encuentras cerca del límite total de 50 automatizaciones. Cuando sea aplicable, una acción puede usar salidas de acciones anteriores en la misma automatización.
Limites de ejecución

Los límites de ejecución de automatización se restablecen el primer día de cada mes.

Plan del espacio de trabajoEjecuciones de automatización (por mes, por espacio de trabajo)Historial de ejecución de automatización
Notas
Enterprise Scale500 000 13 años
Business100 000 11 año


Team25 000 16 meses


Gratis100 12 semanas
  • La acción Ejecutar un script no está disponible
  • La acción Enviar correo electrónico solo puede enviar correos electrónicos a los colaboradores de la base, no a direcciones de correo electrónico arbitrarias

Nuestro sistema cuenta una "ejecución" de automatización cada vez que se invoca un desencadenante. Esto significa que tanto los intentos de automatización fallidos como los exitosos se descontarán de la asignación mensual de ejecuciones de un espacio de trabajo.

Desencadenantes

NOTA

Los registros existentes en la base no desencadenarán la ejecución de una automatización recién creada. Cualquier registro nuevo o ajustado que cumpla la condición de desencadenante configurada hará que se ejecute la automatización solo después de activar la automatización. Para realizar grandes actualizaciones en varios registros existentes en la base, te recomendamos que consultes la extensión Actualización por lotes.

Los desencadenantes disponibles son:

Acciones

Las acciones disponibles son:

Recorrido por la configuración básica de la automatización

Paso 1: buscar la función de automatizaciones desde una base abierta

Para empezar a crear una automatización, desde la base abierta que prefieras, haz clic en Automatizaciones en la esquina superior izquierda de la pantalla para abrir la ventana de configuración de automatizaciones. Entonces puedes empezar con nuestra lista seleccionada de automatizaciones prediseñadas y sugeridas o crear una automatización personalizada desde cero.

Paso 2: empezar con una plantilla de automatización o crear una automatización personalizada

Plantillas de automatización

Hemos creado plantillas de automatización a fin de crear un proceso simplificado y guiado para instalar y desplegar automatizaciones habituales. Elige entre cualquiera de nuestras plantillas disponibles para empezar (también puedes personalizar cada desencadenante y acción de la plantilla).

Crear una automatización personalizada

Si prefieres crear una automatización desde cero, selecciona Crear una automatización personalizada para iniciar el proceso de configuración. Puedes cambiar el nombre de la automatización para que sea más fácil entender qué hace.

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Paso 3: elegir un desencadenante

Todas las automatizaciones comienzan con un desencadenante que provocará acciones posteriores. Lo siguiente es hacer clic en + Añadir desencadenante. Una vez que hagas clic, se mostrarán los desencadenantes disponibles para que elijas.

Nota

Haz clic aquí para obtener más información sobre todos los desencadenantes de automatización disponibles.

La mayoría de los tipos de desencadenantes corresponden a ciertas acciones de base, por lo que seleccionarás una tabla preferida para el desencadenante de esta automatización. No obstante, hay algunas excepciones:

Si elegiste el desencadenante incorrecto por error o quieres probar otro tipo para tu automatización, puedes cambiar el tipo de desencadenante eligiendo otra opción en el menú desplegable Tipo de desencadenante.

Paso 4: probar el desencadenante

Selecciona Probar este paso para obtener un registro de prueba y sus valores. Puedes optar por permitir que nuestro sistema busque automáticamente un registro para probar que tenga las condiciones que coinciden haciendo clic en Usar registro sugerido o puedes elegir manualmente un registro haciendo clic en Elegir registro.

La prueba es obligatoria. No te saltes este paso.

Una vez finalizada la prueba, se mostrarán los resultados, incluidos los valores del registro de prueba que desencadenó la automatización. Si tienes algún problema durante el proceso de prueba, nuestro artículo sobre resolución de problemas de automatización puede ayudarte.

Nota

Una automatización no se desencadenará para los registros que ya coincidían con las condiciones en el momento en que se creó la automatización. Para que estos registros desencadenen una automatización, deberán cambiar de estado a fin de que no coincidan momentáneamente con las condiciones de activación y luego volver a coincidir con ellas.

Por ejemplo, si se desencadena una automatización al marcar un campo de casilla de verificación, se deberá desmarcar ese registro y volver a marcarlo cuando la automatización esté activada para que se ejecute la automatización.

Puedes considerar una prueba como una captura instantánea del aspecto que tenía la información de la base cuando se produjo el paso de la prueba. Si haces cambios en la base o en el registro de prueba utilizado, deberás volver a realizar la prueba para que coincida con el estado actual de la base. Para ver los valores del registro, puedes consultar todos los detalles en la sección Resultados.

Paso 5: añadir una acción

Cuando hayas probado correctamente el desencadenante, haz clic en + Añadir acción.

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Una vez que hagas clic, se mostrarán las acciones disponibles para que elijas.

Nota

Haz clic aquí para obtener más información sobre todos las acciones de automatización disponibles.

Si eliges una acción, aparecerán diferentes opciones de configuración en función del tipo de acción que elijas. Tomemos como ejemplo la acción de automatización Enviar un correo electrónico. Tras elegir esta acción, podrás añadir inicialmente destinatarios, una línea de asunto y el cuerpo del mensaje.

El texto del cuerpo del mensaje puede ser una mezcla de texto estático y valores del registro desencadenante. Puedes hacer clic en el signo + azul y blanco para añadir dinámicamente valores del registro desencadenante.

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Si haces clic en el menú desplegable Mostrar más opciones, podrás personalizar cuatro partes adicionales del correo electrónico automático que envíes, que incluyen CC, CCO, Nombre del remitente y Responder a.

Este es solo un breve ejemplo del poder de las automatizaciones de Airtable. También es posible añadir lógica condicional a las automatizaciones, lo que permitirá ejecutar diferentes conjuntos de acciones en función de las condiciones especificadas. Encontrarás más información sobre esta función aquí.

Paso 6: probar la acción

Prueba el paso para asegurarte de que funciona. Una vez más, probar cada paso del proceso de automatización garantiza que la automatización funcionará como se espera. Buscar más información sobre la prueba de una acción concreta es un proceso parecido al de probar el desencadenante mencionado anteriormente. Haz clic en el menú desplegable que aparece junto al resultado de la prueba para ver los valores que se extraen de los registros adjuntos a la automatización.

Puede que durante las pruebas te des cuenta de que debes hacer algún cambio en la tabla añadiendo o modificando campos. Si lo haces, asegúrate de volver a probar todos los pasos para que tus cambios se reflejen correctamente en la configuración de la automatización.

Después de probar con éxito la acción, puedes pasar a activar la automatización.

NOTA

No es posible elegir registros de prueba para ningún paso de acción en las automatizaciones. Sin embargo, si se vuelve a probar y se elige un nuevo registro de prueba en el paso del desencadenante, normalmente aparecerá un registro de prueba diferente en los pasos de acción posteriores.

Paso 7: activar la automatización

Cuando hayas terminado de probar los pasos del desencadenante y la acción de la automatización, habrá llegado el momento de activarla. En este punto, es conveniente informar de la automatización a otros creadores de la base y usuarios finales/compañeros, especialmente a aquellos que tal vez necesiten saber sobre los cambios en los procesos o sobre cómo la automatización podría afectarles personalmente. Para activar una automatización, cambia la opción junto al nombre de la automatización de desactivado a activado. Una vez que el conmutador muestre el estado verde activado, todas las condiciones futuras que coincidan con el desencadenante establecido en los pasos anteriores activarán ahora una ejecución de automatización. Para desactivar una automatización, solo tienes que cambiar el mismo botón a ese estado.

Paso opcional: editar la descripción de la automatización

Puedes editar la descripción de una automatización desde la ventana de configuración de esa automatización en concreto. La descripción de la automatización resaltará de forma predeterminada el desencadenante y los pasos de acción que hayas decidido usar. Para personalizar esta descripción:

  1. Haz clic en la opción Automatizaciones en la parte superior izquierda de la pantalla desde una base abierta para abrir la ventana de configuración.
  2. Elige la automatización a la que quieras añadir una nueva descripción.
  3. Haz clic en el menú desplegable y elige la opción Editar descripción. También puedes hacer doble clic en la descripción para editarla.

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URL de automatizaciones

La ID de la base (appXXXXXXXXXXXXXX) aparecerá al inicio de la ruta de la URL. Esto coincide con la incorporación de las ID de la base en las URL de Airtable en el resto del producto. Este formato de la URL de registro se producirá en los siguientes puntos:

  • La propiedad de URL de la salida de un registro por un desencadenante o una acción.
  • La propiedad de URL de un modelo de tabla o vista que extrae la acción de ejecutar un script.


Consejos para una correcta configuración

Crear una vista específica de automatización

Antes de crear una automatización, se sugiere crear una vista únicamente para esa automatización o ese conjunto de automatizaciones. Aprovecha aquí el poder de las condiciones de filtro.

Bloquear una vista para evitar ejecuciones inesperadas

Considera la posibilidad de bloquear la vista y añadir una nota que indique que la edición de las condiciones de filtro de la vista podría provocar la ejecución de automatizaciones no deseadas.

Piensa en el desencadenante antes de crear tu automatización

Piensa cuándo quieres que se desencadene el registro y que se produzca la acción posterior. ¿Cuando se crea un registro, cuando se cambia su estado o cuando se han rellenado todos los campos de un registro y se considera completo? Algunas ideas son:

  • Un campo de estado que se cambie a Listo para enviar correo electrónico u otra frase apropiada para la acción concreta.
  • Un campo Creado el que utilice el tipo de campo de hora de creación. Configura las condiciones de filtro de la vista para que solo incluya registros anteriores a hoy. Esto retrasará el envío de los registros.
  • Usa un formulario. Con solo un formulario para crear nuevos registros, todos los campos se añaden simultáneamente al enviar el formulario. Es ideal para automatizaciones que se desencadenan cuando se crea un registro.
  • Para marcar fácilmente un registro como completo, añade un campo de casilla de verificación.
Aprende sobre los registros de prueba y cómo determinar qué registro se está usando para la prueba

Para activar una automatización, todos los pasos del desencadenante y la acción se deben pasar la prueba correctamente. En los pasos del desencadenante, se elige un registro de prueba durante el proceso de configuración. Para que nuestro sistema pueda encontrar un registro de prueba que puedas elegir, al menos uno debe coincidir con todos los parámetros configurados en la automatización.

Actualmente, los siguientes desencadenantes no permiten elegir los datos de prueba. A continuación, verás la forma esperada en que Airtable recupera los datos de prueba de estas fuentes del desencadenante:

Definir manualmente un registro de prueba

Definir un registro de prueba puede ser muy útil para solucionar problemas de automatización. Cuando un desencadenante se ha probado correctamente, aparecerá un menú desplegable para ver más detalles sobre el registro de prueba usado.

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Puedes hacer clic en el hipervínculo azul junto a la ID de registro de Airtable para abrir el registro dentro de la ventana de automatizaciones como un registro ampliado. Así podrás ajustar el registro de tal forma que ayude a corregir errores en la automatización.

Considerar la posibilidad de usar la función RECORD_ID()

La funcionalidad anterior debería funcionar la mayoría de las veces, pero vale la pena señalar que también puedes buscar el registro de prueba mediante su ID de registro. Deberás crear un nuevo campo de fórmula que mostrará cada uno RECORD_ID()en la tabla que tu automatización consulta. Encontrarás más información sobre esta configuración en el artículo sobre las ID de registro cuyo enlace aparece más arriba. Una vez creado el campo de ID de registro, puedes extraer la ID del registro de prueba de la ventana de configuración de la automatización y luego usar la función de búsqueda para devolver el registro que coincida. En la siguiente sección encontrarás más información sobre las ID de registro.

Más información sobre las ID de registro

Conocer bien las ID de registro en Airtable puede ser muy útil para las automatizaciones, especialmente cuando se usa la acción de actualizar registro.

Permisos y automatizaciones

Si la base tiene permisos de edición de campos o tablas que restringen la edición a usuarios específicos solamente, puedes añadir permisos para que las automatizaciones realicen cambios con este conmutador:360092286654Image2020-09-28at115554am.png

Ayuda para resolución de problemas

Consulta nuestro artículo sobre resolución de problemas de automatización si te quedas atascado, si encuentras un error en tu automatización o si recibes notificaciones de errores de ejecución.

NOTA
El usuario individual que activa la automatización es quien recibirá las notificaciones de errores en la ejecución de la automatización.


Preguntas frecuentes

General

¿Se ejecutarán las automatizaciones aunque nadie tenga la base abierta?

Sí. Como las automatizaciones son del lado del servidor, se ejecutarán incluso cuando nadie tenga la base abierta.

¿Quién puede crear o editar automatizaciones?

Solo los usuarios con permisos de creador (o propietario) pueden crear o editar automatizaciones.

¿Dejará de funcionar una automatización si se elimina de la base al creador de la automatización?
Deberían seguir funcionando. Las automatizaciones no dependen de las credenciales de Airtable de ningún usuario específico para ejecutarse. Por eso, debería seguir funcionando aunque se elimine de la base al propietario de una cuenta conectada.
¿Las automatizaciones son retroactivas?

No, las automatizaciones solo funcionan desde que se activan hacia adelante. Por ejemplo, si hay un desencadenante condicional configurado para "cuando un campo no está vacío", y luego se activa esa automatización, esta no se ejecutará en registros anteriores con un valor en el campo especificado. Sin embargo, si un registro no cumple las condiciones y vuelve a cumplirlas, se desencadenará la automatización. También puedes usar la extensión Actualización por lotes para realizar los cambios necesarios en los registros más antiguos de tu tabla.

¿Es posible ver un registro/historial de revisiones de los usuarios que han editado una automatización?

Por el momento, esta función no está disponible.

¿Se puede aumentar el límite mensual de automatizaciones?

Cada plan de facturación tiene asociado un límite mensual de ejecución de automatizaciones. La única forma habitual de aumentar el límite es pasar a un plan de facturación superior.

¿Hay alguna forma de buscar o saber qué automatizaciones se han creado en una base o espacio de trabajo concretos?

Por el momento, esta función no está disponible.

¿Hay alguna forma de ver qué automatización ha realizado una acción en un registro individual?

Sí. Con el historial de revisiones de un registro, se puede determinar la automatización concreta que lo actualizó.

¿Se pueden usar automatizaciones en bases que utilizan la función de sincronización bidireccional?

Sí, en algunos casos se pueden usar automatizaciones junto con la función de sincronización bidireccional. Puedes encontrar más información aquí.

Desencadenantes

¿Funcionan los desencadenantes de automatización en los campos de fórmula?

Sí, sí funcionan. Se desencadenan aproximadamente cada 5 minutos mientras una base está cargada debido a la interactividad del usuario; en caso contrario, una vez cada hora.

¿Por qué se activan los desencadenantes Cuando se crea un registro y Cuando se actualiza un registro antes de que termine de editar los campos?

Estos desencadenantes se activan en cuanto el usuario escribe los primeros caracteres. Reconocemos que esto no es lo ideal y estamos pendientes de solucionarlo.

¿Puedo hacer que el desencadenante Cuando se actualiza un registro se active al añadir un comentario?

Los comentarios en los registros se consideran metadatos y no pueden desencadenar automatizaciones.

¿Cómo se elige el registro de prueba cuando se prueba un paso?
  • Buscar registros: todos los registros que coincidan
  • Cuando un registro coincide con la condición: primer registro que coincida
  • Cuando se crea un registro: primer registro de la tabla/vista
  • Cuando se actualiza un registro: primer registro de la tabla/vista
  • Cuando un registro entra a una vista: primer registro de la tabla/vista
  • Fila de la Hoja de Google creada: última fila de la hoja
  • Desencadenante Nueva respuesta de Formulario de Google: última respuesta/fila de la hoja a la que se envía la respuesta.

Acciones

¿Los destinatarios de Enviar un correo electrónico tienen que ser colaboradores?
  • Gratis: sí, todos los destinatarios deben ser colaboradores verificados en la base donde se encuentra la automatización.
  • Team: pueden enviar a 100 direcciones de correo electrónico únicas que no sean colaboradores al día.
  • Planes BusinessEnterprise: no hay límites en la cantidad de direcciones que no sean colaboradores a las que se pueden enviar por correo electrónico al día.

Puedes ver el límite de tu espacio de trabajo si creas una acción Enviar correo electrónico en una automatización.

En resumen, ¿es posible mostrar una fecha en una zona horaria localizada en lugar de UTC?

No directamente en las automatizaciones, pero es posible hacerlo usando un campo de fórmula de la manera descrita en este artículo de asistencia.

¿Puedo aplicar un formato personalizado a una cuadrícula o lista de registros en un correo electrónico?

Lamentablemente no. Puedes usar la opción Buscar registros por vista para aplicar la misma ordenación que se aplica en la vista, y también puedes elegir si quieres truncar o no los valores de los campos largos, pero, por el momento, no ofrecemos más opciones de personalización.


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