Cómo empezar a usar las automatizaciones de Airtable

• Si lo quieres, puedes añadir hasta 50 automatizaciones a una base. Es importante tener en cuenta que las automatizaciones desactivadas (inactivas) siguen contando para este límite de 50 automatizaciones.

• Además, puedes crear hasta 25 acciones en una automatización. Añadir hasta 25 acciones en una automatización puede ayudarte si te encuentras cerca del límite total de 50 automatizaciones. Cuando sea aplicable, una acción puede usar salidas de acciones anteriores en la misma automatización.

Los límites de ejecución de automatización se restablecen el primer día de cada mes.

¹ Nuestro sistema cuenta una "ejecución" de automatización cada vez que se invoca un desencadenante. Esto significa que tanto los intentos de automatización fallidos como los exitosos se descontarán de la asignación mensual de ejecuciones de un espacio de trabajo.

• Cuando un registro entra en una vista (Nota: Los registros que salen y vuelven a entrar en una vista se desencadenarán de nuevo).

• Cuando se crea un registro

• Cuando se actualiza un registro

• Cuando un registro coincide con una condición

• Cuando se presenta un formulario

• Desencadenante de automatización a una hora programada

• Desencadenante cuando se recibe un webhook

• Cuando se hace clic en un botón

• Desencadenantes de Google Workspace

• Desencadenantes de automatizaciones de Outlook

• Crear registro

• Actualizar registro

• Ejecutar un script (* No disponible en espacios de trabajo del plan gratis)

• Enviar un correo electrónico

• Buscar registros

• Acciones de mensajes de la cuenta de Slack

• Acciones de Google Workspace

• Acciones del automatizador de documentos

• Enviar un mensaje de Microsoft Teams

• Acciones de Outlook

• Acciones de automatización de Jira Cloud

• Acciones de automatización de Jira Server/Data Center

• Acciones de automatización de Salesforce

• Crear una acción de publicación para páginas de Facebook

• Acciones de automatización de GitHub

• Twilio: Enviar SMS

• Hootsuite: Programar publicación

Para empezar a crear una automatización, desde la base abierta que prefieras, haz clic en Automatizaciones en la esquina superior izquierda de la pantalla para abrir la ventana de configuración de automatizaciones. Entonces puedes empezar con nuestra lista seleccionada de automatizaciones prediseñadas y sugeridas o crear una automatización personalizada desde cero.

Plantillas de automatización

Hemos creado plantillas de automatización a fin de crear un proceso simplificado y guiado para instalar y desplegar automatizaciones habituales. Elige entre cualquiera de nuestras plantillas disponibles para empezar (también puedes personalizar cada desencadenante y acción de la plantilla).

Crear una automatización personalizada

Si prefieres crear una automatización desde cero, selecciona Crear una automatización personalizada para iniciar el proceso de configuración. Puedes cambiar el nombre de la automatización para que sea más fácil entender qué hace.

Todas las automatizaciones comienzan con un desencadenante que provocará acciones posteriores. Lo siguiente es hacer clic en + Añadir desencadenante. Una vez que hagas clic, se mostrarán los desencadenantes disponibles para que elijas.

La mayoría de los tipos de desencadenantes corresponden a ciertas acciones de base, por lo que seleccionarás una tabla preferida para el desencadenante de esta automatización. No obstante, hay algunas excepciones:

• Si eliges el desencadenante Cuando un registro entra en una vista , también tendrás que elegir una vista específica. Lo ideal es que esta vista sea una creada específicamente para esta automatización.

• Si eliges el desencadenante A una hora programada , entonces configurarás algún tipo de lógica de intervalo de fecha y hora que determinará cuándo se desencadena la automatización.

• Si eliges el desencadenante Cuando se reciba el webhook, entonces tendrás diferentes pasos de configuración del desencadenante que se describe en este artículo.

• El desencadenante Cuando se hace clic en un botón está relacionado con un botón de nuestra interfaz que se describe aquí.

• Por último, los desencadenantes de automatización integrados, como los de Google Workspace, tienen pasos de configuración completamente diferentes determinados por la herramienta con la que quieres integrar.

Si elegiste el desencadenante incorrecto por error o quieres probar otro tipo para tu automatización, puedes cambiar el tipo de desencadenante eligiendo otra opción en el menú desplegable Tipo de desencadenante.

Tendrás que permitir que nuestro sistema obtenga un registro de prueba y sus valores. La prueba es obligatoria.

Con la mayoría de automatizaciones podrás permitir que nuestro sistema busque un registro automáticamente para comprobar que cuenta con las condiciones necesarias. Solo tienes que hacer clic en Usar registro sugerido, o seleccionar un registro manualmente haciendo clic en Seleccionar registro.

Una vez finalizada la prueba, se mostrarán los resultados, incluidos los valores del registro de prueba que desencadenó la automatización. Si tienes algún problema durante el proceso de prueba, nuestro artículo sobre resolución de problemas de automatización puede ayudarte.

Nota

Una automatización no se desencadenará para los registros que ya coincidían con las condiciones en el momento en que se creó la automatización. Para que estos registros desencadenen una automatización, deberán cambiar de estado a fin de que no coincidan momentáneamente con las condiciones de activación y luego volver a coincidir con ellas.

Por ejemplo, si una automatización se desencadena al marcar una casilla de verificación, entonces deberás eliminar y volver a añadir la marca del registro cuando la automatización este activada para poder desencadenarla.

Puedes considerar una prueba como una captura instantánea del aspecto que tenía la información de la base cuando se produjo el paso de la prueba. Si haces cambios en la base o en el registro de prueba utilizado, deberás volver a realizar la prueba para que coincida con el estado actual de la base. Para ver los valores del registro, puedes consultar todos los detalles en la sección Resultados.

Una vez hayas probado el desencadenante, haz clic en + Añadir lógica avanzada o acción. Una vez que hagas clic, se mostrarán las acciones disponibles para que elijas.

Si eliges una acción, aparecerán diferentes opciones de configuración en función del tipo de acción que elijas. Tomemos como ejemplo la acción de automatización Enviar un correo electrónico. Tras elegir esta acción, podrás añadir inicialmente destinatarios, una línea de asunto y el cuerpo del mensaje.

El texto del cuerpo del mensaje puede ser una mezcla de texto estático y valores del registro desencadenante. Puedes hacer clic en el signo + azul y blanco para añadir dinámicamente valores del registro desencadenante.

Si haces clic en el menú desplegable Mostrar más opciones, podrás personalizar cuatro partes adicionales del correo electrónico automático que envíes, que incluyen CC, CCO, Nombre del remitente y Responder a.

Este es solo un breve ejemplo del poder de las automatizaciones de Airtable. También es posible añadir lógica condicional a las automatizaciones, lo que permitirá ejecutar diferentes conjuntos de acciones en función de las condiciones especificadas. Encontrarás más información sobre esta función aquí.

Prueba el paso de acción y asegúrate de que funciona correctamente. Una vez más, probar cada paso del proceso de automatización garantiza que la automatización funcionará como se espera. Buscar más información sobre la prueba de una acción concreta es un proceso parecido al de probar el desencadenante mencionado anteriormente. Haz clic en el menú desplegable que aparece junto al resultado de la prueba para ver los valores que se extraen de los registros adjuntos a la automatización.

Puede que durante las pruebas te des cuenta de que debes hacer algún cambio en la tabla añadiendo o modificando campos. Si lo haces, asegúrate de volver a probar todos los pasos para que tus cambios se reflejen correctamente en la configuración de la automatización.

Una vez hayas comprobado que el paso de acción funciona, puedes activar la automatización.

Nota

La elección de registros de prueba no está disponible en ningún paso de acción de una automatización. Sin embargo, si se vuelve a probar y se elige un nuevo registro de prueba en el paso del desencadenante, normalmente aparecerá un registro de prueba diferente en los pasos de acción posteriores.

Cuando hayas terminado de probar los pasos del desencadenante y la acción de la automatización, habrá llegado el momento de activarla. En este punto, es conveniente informar de la automatización a otros creadores de la base y usuarios finales/compañeros, especialmente a aquellos que tal vez necesiten saber sobre los cambios en los procesos o sobre cómo la automatización podría afectarles personalmente.

Cómo activar o desactivar una automatización:

• Haz clic en el botón situado al lado del nombre la automatización para pasar de DESACTIVADO a ACTIVADO.

• Una vez que el conmutador muestre el estado verde activado, todas las condiciones futuras que coincidan con el desencadenante establecido en los pasos anteriores activarán ahora una ejecución de automatización.

• Para desactivar una automatización, solo tienes que cambiar el mismo botón a ese estado.

Puedes editar la descripción de una automatización desde la ventana de configuración de esa automatización en concreto. La descripción de la automatización resaltará de forma predeterminada el desencadenante y los pasos de acción que hayas decidido usar. Para personalizar esta descripción:

1. Haz clic en la opción Automatizaciones en la parte superior izquierda de la pantalla desde una base abierta para abrir la ventana de configuración.

2. Elige la automatización a la que quieras añadir una nueva descripción.

3. Haz clic en el menú desplegable y elige la opción Editar descripción. También puedes hacer doble clic en la descripción para editarla.

Antes de crear una automatización, se sugiere crear una vista únicamente para esa automatización o ese conjunto de automatizaciones. Aprovecha aquí el poder de las condiciones de filtro.

Considera la posibilidad de bloquear la vista y añadir una nota que indique que la edición de las condiciones de filtro de la vista podría provocar la ejecución de automatizaciones no deseadas.

Piensa cuándo quieres que se desencadene el registro y que se produzca la acción posterior. ¿Cuando se crea un registro, cuando se cambia su estado o cuando se han rellenado todos los campos de un registro y se considera completo? Algunas ideas son:

• Un campo de estado que se cambie a Listo para enviar correo electrónico u otra frase apropiada para la acción concreta.

• Un campo Creado el que utilice el tipo de campo de hora de creación. Configura las condiciones de filtro de la vista para que solo incluya registros anteriores a hoy. Esto retrasará el envío de los registros.

• Usa un formulario. Con solo un formulario para crear nuevos registros, todos los campos se añaden simultáneamente al enviar el formulario. Es ideal para automatizaciones que se desencadenan cuando se crea un registro.

• Para marcar fácilmente un registro como completo, añade un campo de casilla de verificación.

Para activar una automatización, todos los pasos del desencadenante y la acción se deben pasar la prueba correctamente. En los pasos del desencadenante, se elige un registro de prueba durante el proceso de configuración. Para que nuestro sistema pueda encontrar un registro de prueba que puedas elegir, al menos uno debe coincidir con todos los parámetros configurados en la automatización.

Actualmente, los siguientes desencadenantes no permiten elegir los datos de prueba. A continuación, verás la forma esperada en que Airtable recupera los datos de prueba de estas fuentes del desencadenante:

• Una excepción a esta regla es la acción Buscar registros. Como la salida de esa acción depende de los valores establecidos en el proceso de configuración, los resultados variarán.

• Desencadenante Nueva respuesta a Formulario de Google : última respuesta/fila de la hoja a la que se envía la respuesta.

• Desencadenante Calendario de Outlook: cuando se crea un evento : el evento más reciente que se ha creado en el calendario que has elegido.

• Desencadenante Calendario de Outlook: cuando se cambia un evento : el evento más reciente que se ha creado en el calendario que has elegido.

• Desencadenante Correo electrónico de Outlook: cuando se recibe un correo electrónico : el último correo electrónico recibido en la carpeta de la bandeja de entrada que hayas seleccionado.

Definir un registro de prueba puede ser muy útil para solucionar problemas de automatización. Cuando un desencadenante se ha probado correctamente, aparecerá un menú desplegable para ver más detalles sobre el registro de prueba usado.

Puedes hacer clic en el hipervínculo azul junto a la ID de registro de Airtable para abrir el registro dentro de la ventana de automatizaciones como un registro ampliado. Así podrás ajustar el registro de tal forma que ayude a corregir errores en la automatización.

La funcionalidad anterior debería funcionar la mayoría de las veces, pero vale la pena señalar que también puedes buscar el registro de prueba mediante su ID de registro. Deberás crear un nuevo campo de fórmula que mostrará cada uno RECORD_ID()en la tabla que tu automatización consulta. Encontrarás más información sobre esta configuración en el artículo sobre las ID de registro cuyo enlace aparece más arriba. Una vez creado el campo de ID de registro, puedes extraer la ID del registro de prueba de la ventana de configuración de la automatización y luego usar la función de búsqueda para devolver el registro que coincida. En la siguiente sección encontrarás más información sobre las ID de registro.

Conocer bien las ID de registro en Airtable puede ser muy útil para las automatizaciones, especialmente cuando se usa la acción de actualizar registro.

Si la base tiene permisos de edición de campos o tablas que restringen la edición a usuarios específicos solamente, puedes añadir permisos para que las automatizaciones realicen cambios con este conmutador:

Consulta nuestro artículo sobre resolución de problemas de automatización si te quedas atascado, si encuentras un error en tu automatización o si recibes notificaciones de errores de ejecución.

Nota

El usuario individual que activa la automatización (o bien, el último usuario que la activo o desactivó), es quien recibirá las notificaciones de errores en la ejecución de la automatización.

Puedes usar la acción de "Crear registro"  o la de"Actualizar registro" para vincular registros nuevos o existentes. Dependerá del tipo de flujo de trabajo que quieras establecer. Puedes vincular registros a través de:

1. El valor del campo principal del registro de la tabla que quieras vincular.

2. El ID del registro de la tabla que quieras vincular.

Si quieres vincular un solo registro, puedes usar el ID del registro o el valor del campo principal del registro que quieras vincular:

También puedes vincular varios registros a un solo registro haciendo clic en "Crear nueva lista de..." y seleccionar "ID de registro de Airtable" o "Valores de campo":

Si estás intentando vincular en tu tabla un registro existente, puede que tengas que usar la acción de "Buscar registro" para conseguir la referencia del registro que quieras vincular. Te recomendamos leer esta guía para ver un ejemplo de cómo encontrar y vincular registros. Si tienes algún problema, consulta nutra Guía de resolución de problemas de automatización.

Los registros vinculados usan el formato de fechas de Estados Unidos y el estándar de tiempo UTC. Es importante que lo tengas en cuenta cuando uses atributos temporales de un registro vinculado como, por ejemplo, la hora de creación o de la última modificación.

Sí. Como las automatizaciones son del lado del servidor, se ejecutarán incluso cuando nadie tenga la base abierta.

Solo los usuarios con permisos de creador (o propietario) pueden crear o editar automatizaciones.

Deberían seguir funcionando. Las automatizaciones no dependen de las credenciales de Airtable de ningún usuario específico para ejecutarse. Por eso, debería seguir funcionando aunque se elimine de la base al propietario de una cuenta conectada.

No, las automatizaciones solo funcionan desde que se activan hacia adelante. Por ejemplo, si hay un desencadenante condicional configurado para "cuando un campo no está vacío", y luego se activa esa automatización, esta no se ejecutará en registros anteriores con un valor en el campo especificado. Sin embargo, si un registro no cumple las condiciones y vuelve a cumplirlas, se desencadenará la automatización. También puedes usar la extensión Actualización por lotes para realizar los cambios necesarios en los registros más antiguos de tu tabla.

Habrá momentos en los que puedas volver a ejecutar automatizaciones que fallaron. No obstante, si necesitas volver a ejecutar muchas automatizaciones, te recomendamos que uses el método que mencionábamos con anterioridad.

Por el momento, esta función no está disponible.

Cada plan de facturación tiene asociado un límite mensual de ejecución de automatizaciones. La única forma habitual de aumentar el límite es pasar a un plan de facturación superior.

No, te recomendamos que crees una nueva tabla aparte para llevar un control de las automatizaciones que "posee" cada usuario o bien, las que se han creado. Puedes abrir la automatización, copiar el enlace del navegador y añadir un campo de URL en la tabla de seguimiento de las automatizaciones. Así podrás encontrarlas fácilmente en el futuro.

Sí. Con el historial de revisiones de un registro, se puede determinar la automatización concreta que lo actualizó.

Sí, en algunos casos se pueden usar automatizaciones junto con la función de sincronización bidireccional. Puedes encontrar más información aquí.

Sí, sí funcionan. Se desencadenan aproximadamente cada 5 minutos mientras una base está cargada debido a la interactividad del usuario; en caso contrario, una vez cada hora.

Estos desencadenantes se activan en cuanto el usuario escribe los primeros caracteres. Ten en cuenta este artículo sobre posponer la ejecución de automatizaciones para evitar una ejecución no deseada.

Los comentarios en los registros se consideran metadatos y no pueden desencadenar automatizaciones.

• Buscar registros: todos los registros que coincidan

• Cuando un registro coincide con la condición: primer registro que coincida

• Cuando se crea un registro: primer registro de la tabla/vista

• Cuando se actualiza un registro: primer registro de la tabla/vista

• Cuando un registro entra a una vista: primer registro de la tabla/vista

• Fila de la Hoja de Google creada: última fila de la hoja

• Desencadenante Nueva respuesta de Formulario de Google: última respuesta/fila de la hoja a la que se envía la respuesta.

• Gratis: sí, todos los destinatarios deben ser colaboradores verificados en la base donde se encuentra la automatización.

• Equipo: pueden enviar a 100 direcciones de correo electrónico únicas que no sean colaboradores al día.

• Business -1,000 unique non-collaborator email addresses per day.

• Enterprise Scale: no hay límites en la cantidad de direcciones que no sean colaboradores a las que se pueden enviar por correo electrónico al día.

Puedes ver el límite de tu espacio de trabajo si creas una acción Enviar correo electrónico en una automatización.

No directamente en las automatizaciones, pero es posible hacerlo usando un campo de fórmula de la manera descrita en este artículo de asistencia.

No. Puedes usar la opción Buscar registros por vista para aplicar el mismo orden que se aplica en la vista, y también puedes elegir si quieres truncar o no los valores de los campos largos, pero, por el momento, no ofrecemos más opciones de personalización.