Cómo crear un formulario en Airtable

Ya sea la opinión sobre un producto, una solicitud de empleo o las solicitudes de un nuevo proyecto, hay información importante que debes recopilar de los demás y que es esencial para tu trabajo. Con los formularios de Airtable, puedes recopilar información de cualquier persona con un formulario personalizado que se conecta directamente a tu flujo de trabajo. En esta guía, aprenderás paso a paso cómo crear, personalizar y compartir un formulario de Airtable. Al final de esta guía, podrás recopilar información de cualquier persona y usarla, todo dentro de Airtable. 

Introducción

Paso 1: crear el formulario

Conceptos tratados: tabla, editor de formularios, campo

La recopilación de información de compañeros de equipo o partes interesadas externas puede convertirse rápidamente en un caos. Tanto si estás revisando solicitudes de empleo como recibiendo solicitudes de proyectos, hay muchos detalles que gestionar y no quieres que se te escape nada importante. 

Agiliza tu trabajo en cuestión de minutos con un formulario estructurado que captura todos los detalles, cada vez que se envía. Imagina que estás recopilando solicitudes de contenido de todo el equipo. Con Airtable, puedes crear un formulario personalizado que unifique lo que se envía en cada nueva solicitud, asegurándote de que tienes todo el contexto que necesitas para empezar a trabajar de inmediato. 

Agiliza la recopilación de información

Una tabla contiene una lista de elementos del mismo tipo, como personas, ideas o proyectos, y lo que organices en ella dependerá de tu flujo de trabajo. Ahora mismo, la base Calendario de contenidos tiene varias tablas que hacen un seguimiento de las diferentes dimensiones de este flujo de trabajo: canales de contenidos, campañas, equipo y activos.

Las tablas en las que quieras capturar o recopilar nueva información son una gran oportunidad para crear un formulario de Airtable. Con un formulario, puedes recopilar información de cualquier persona y guardarla automáticamente en cualquier tabla de tu base. Por ejemplo, la tabla Canal de contenido realiza un seguimiento de la lista de todos los contenidos: una vez que se crea un formulario en esta tabla, cualquier nuevo envío se rellenará junto con el contenido existente en esa tabla. 

→ Decide en qué tabla quieres recopilar la nueva información. Puedes seguir esta guía que usa esta plantilla de Calendario de contenido o crear una propia. Se aplican los mismos pasos para crear un formulario, sea cual sea tu flujo de trabajo.

Crear un nuevo formulario

Crea en un instante un formulario adaptado a tu forma de trabajar añadiendo una vista de formulario a la tabla en la que quieras capturar la nueva información. Los detalles que está siguiendo en el flujo de trabajo son únicos: en lugar de empezar a crear el formulario desde cero, los formularios en Airtable se generan automáticamente en función de los campos que ya has añadido a la tabla. 

Puedes obtener información relevante y estructurada asociando los tipos de campos enriquecidos a la información clave que quieras capturar en el formulario. Captura fechas importantes con el campo de fecha, recopila archivos como imágenes o PDF con el campo de archivo adjunto, o deja que los remitentes elijan de una lista desplegable con el campo de selección única. Si necesitas capturar información adicional, puedes añadir otros campos seleccionando + Añadir un campo a esta tabla en el creador de formularios. 

→ Anímate y crea tu propio formulario. Ve a la tabla en la que quieras recopilar información, expande la barra lateral de vista y selecciona Formulario + en Crear una vista. Una vez que hayas creado el formulario, dale un nombre: el nombre del formulario debe coincidir con el propósito para el que sirve, como "formulario de solicitud de empleo" o "formulario de solicitud de nuevos contenidos".

Paso 2: personalizar el formulario

Conceptos tratados: personalizar los campos, campos de formulario condicionales

No permitas que formularios largos o confusos te impidan hacer un buen trabajo. Sea cual sea la información que pretendas recopilar, asegúrate de que el formulario sea sencillo y claro para que los destinatarios puedan llenarlo fácilmente. 

Ahora que has creado tu nuevo formulario, estás listo para empezar a personalizar lo que ven los remitentes y la manera en que pueden interactuar con él. Puedes adaptar un formulario de Airtable a tus necesidades específicas en el creador de formularios, una versión del formulario editable y personalizable mediante arrastrar y soltar que ofrece una vista previa de lo que verán los remitentes una vez que se comparta. 

Ofrece claridad a los remitentes con campos personalizados y relevantes

Un formulario tiene diferentes campos. Con los formularios de Airtable, puedes personalizar qué campos son visibles en el formulario, cómo se ven esos campos y en qué orden se muestran. 

Cuando se crea un nuevo formulario, cada campo de la tabla se mostrará en el creador de formularios. Define qué pueden ver los visitantes y en qué orden arrastrando y soltando cada campo en el creador de formularios. Oculta los campos irrelevantes para que solo aparezcan los relevantes para los remitentes. Luego, mueve los campos de alta prioridad a la parte superior del formulario para que sean los primeros campos que los remitentes vean cuando lo abran. 

 → Oculta campos y cambia su orden en el formulario. Para ocultar un campo, haz clic en el nombre del campo y arrástralo para moverlo a la izquierda de la pantalla. Para cambiar el orden en que los remitentes ven cada campo, selecciona el controlador de arrastre que está junto al nombre del campo y arrástralo por encima o por debajo de otros campos para establecer el orden. 

Ahora que has determinado qué campos se mostrarán en el formulario, asegúrate de que los remitentes tengan el contexto que necesitan para responder añadiendo un texto personalizado. Puedes añadir un nombre personalizado y un texto de ayuda a cualquier campo de tu formulario. Por ejemplo, puedes hacer que el nombre del campo sea una pregunta a la que los remitentes puedan responder en el formulario. Cambiar los nombres para mostrar del formulario no afectará a los nombres de campos de la base. 

→ Adelante, comienza a personalizar los campos de tu formulario. Añade nombres de campo personalizados seleccionando en el campo y actualizando el encabezado del campo. 

Centra la atención de los remitentes con campos obligatorios y lógica condicional

Cuando existen varios campos en el formulario, es importante que los remitentes sepan en qué centrarse o cómo determinar qué campos son esenciales y deben completarse. Además de personalizar el aspecto del formulario, puedes aclarar añadiendo campos obligatorios y campos de formulario condicionales. 

Ayuda a los remitentes a saber cuáles son los campos más importantes que deben rellenar habilitando campos obligatorios: cuando se habilita un campo obligatorio, este se debe llenar para poder enviar el formulario correctamente.

→ Configura los campos importantes del formulario como obligatorios. Para hacer que un campo sea obligatorio, selecciónalo y activa el conmutador junto a Obligatorio en la esquina superior derecha. Aparecerá un asterisco rojo en el campo del formulario, indicando a los remitentes que el campo es obligatorio. 

Enfoca y ahorra tiempo a quienes llenan el formulario añadiendo campos condicionales. Los campos de formulario condicionales permiten mostrar campos en un formulario según los valores que elija el remitente en los campos anteriores. Por ejemplo, es posible que quieras recopilar contexto adicional cuando se selecciona sitio web como canal. Con los campos condicionales configurados, cuando el remitente elija Sitio web en el menú desplegable del formulario, aparecerá el campo de contexto. Si no se cumplen estas condiciones, los remitentes no verán campos innecesarios y podrán llenar el formulario más rápido.

→ Prueba a añadir un campo condicional al formulario. Para empezar, activa Mostrar campo solo cuando se cumplan las condiciones en el campo condicional que quieras que aparezca en función de una serie de condiciones que configures. Asegúrate de probar que las condiciones funcionan como se espera: para probar el formulario en vivo, navega hasta Abrir formulario en la esquina superior izquierda de la vista y comprueba. 

Mejora el formulario con tu logotipo o una imagen de portada

Añade un toque divertido a tu formulario añadiendo una imagen de portada o el logotipo de tu empresa, disponible en un plan prémium. 

 → Para añadir una imagen de portada, haz clic en cualquier lugar del encabezado junto a Añadir una imagen de portada, carga la imagen deseada y recorta o gira la imagen en el selector de archivos al tamaño que quieras. Para añadir un logotipo, selecciona el botón Añadir un logotipo y carga la imagen directamente en el cuadro de diálogo. 

Paso 3: compartir el formulario y recopilar los envíos

Conceptos tratados: enlace de vista compartida, vista

Una vez creado el formulario, ¡ya está listo para la acción! Puedes empezar a recopilar información compartiendo el formulario. Puedes compartirlo dentro o fuera de tu organización, desde otros equipos hasta socios externos o a cualquier persona en cualquier lugar del mundo. Una vez que comiences a recibir envíos, puedes revisar, actualizar y realizar acciones en función de esos detalles, todo dentro de Airtable.  

Comparte el formulario con quien quieras

Con el acceso al enlace para compartir el formulario, cualquier persona que quieras puede enviar solicitudes directamente a tu base, sin que tengan que iniciar sesión en Airtable. 

Para compartir el formulario, selecciona Compartir formulario en la barra de vista. Se generará una URL única para el formulario, que puedes copiar y enviar a quien quieras. Si haces clic en la opción Vista previa, podrás obtener una vista previa y probar el aspecto que tendrá el formulario para los remitentes. 

Si el formulario contiene información confidencial, los usuarios de los planes Pro o Enterprise pueden añadir protección adicional con una contraseña o establecer el acceso a un dominio de correo electrónico específico.

Una vez que compartas tu formulario, empezarás a recibir envíos. Mantente al tanto de cada nuevo envío personalizando la configuración de tu formulario posterior al envío: cuando se envía un formulario, puedes configurarlo para que envíe un correo electrónico a tu bandeja de entrada, muestre un mensaje personalizado o haga que el remitente vaya a una URL personalizada.

→ Para personalizar lo que ocurre después de enviar un formulario, ve a la parte inferior del creador de formularios. Aquí puedes activar la opción que se ajuste a tus necesidades específicas. 

Personaliza cómo organizas y revisas los nuevos envíos

A través de un formulario, puedes recopilar solicitudes de empleo, solicitudes de nuevos contenidos o comentarios directamente en tu base, todo en un mismo lugar. Cuando alguien envíe información a tu formulario, aparecerá automáticamente como un nuevo registro en tu tabla. Crea una vista filtrada que te muestre una lista solo de los nuevos envíos o visualiza los envíos junto con el trabajo existente. 

→ Acciona los envíos en el flujo de trabajo revisándolos en tu tabla. Cuando se envíe el formulario, observa cómo aparece un nuevo registro en tiempo real en la tabla en la que creaste el formulario. Realiza acciones inmediatas en los nuevos envíos actualizando los valores de los campos, como cambiar el estado. 

Resumen

¡Bien hecho! Has seguido tres pasos clave para crear un formulario en Airtable: 

✓ Primero, creaste un formulario que captura los detalles esenciales que debes conocer.

✓ Luego, personalizaste tu formulario, haciendo que sea sencillo y claro.

✓ Por último, compartiste tu formulario con las partes interesadas y revisaste los envíos, todo en un solo lugar. 

Con tu formulario personalizado, ya estás listo para recopilar información importante de cualquier persona, en cualquier lugar, directamente en tu flujo de trabajo. Desde crear hasta personalizar y compartir, ahora puede capturar los detalles que más importan con un formulario en Airtable.