Gestionar el acceso de usuario a espacios de trabajo y bases

El panel de administración es una herramienta centralizada que ayuda a los admins de Airtable a gestionar su organización. Para obtener más información sobre cómo eliminar o añadir colaboradores, lee el contenido sobre colaborar en Airtable. 

Introducción

Descripción general

En ocasiones, es necesario añadir otro usuario a un espacio de trabajo o base existente o modificar el acceso de un usuario existente. Entre las circunstancias se encuentran:

• El propietario original del espacio de trabajo se ha desactivado.
• Tú como administrador quieres investigar qué datos están almacenados en un espacio de trabajo o base.

Ten en cuenta que hay una diferencia entre desactivar a un usuario y eliminarlo de una base o espacio de trabajo. Si se desactiva a un usuario, no se podrá conectar a Airtable en el futuro. Eliminar un usuario solo elimina su espacio de trabajo existente o privilegios de base, pero el usuario podría volver a iniciar sesión en Airtable y crear nuevos espacios de trabajo y bases.

A menudo, estas acciones se realizan conjuntamente. Por ejemplo, cuando un usuario sale de la organización, es conveniente desactivar su cuenta para que no pueda acceder a Airtable. También puede ser conveniente cambiar todos los espacios de trabajo a un nuevo propietario para administrar adecuadamente la información que el usuario almacena en Airtable, lo que se puede hacer con la opción Eliminar colaborador de la empresa.

Gestionar usuarios en un espacio de trabajo

Primero, ve a la página Espacios de trabajo en el panel de administración.

Luego, haz clic en el número de colaboradores bajo la columna Colaboradores. Esto hará que aparezca una ventana emergente de colaboradores. También puedes hacer clic en el número que aparece bajo la columna Propietarios si lo que quieres es gestionar estrictamente los propietarios del espacio de trabajo.

En el siguiente GIF, verás que desde la ventana emergente de colaboradores los administradores pueden ajustar el nivel de permisos de un usuario o grupo a través del menú desplegable. Además, los usuarios o grupos se pueden eliminar haciendo clic en la casilla que está junto a su nombre y en el botón Eliminar x colaboradores que aparece.

Para añadir usuarios o grupos como colaboradores a un espacio de trabajo, haz clic en el botón + Añadir colaboradores en la esquina superior derecha de la ventana. Se abrirá una nueva página en la que podrás buscar o desplazarte por los usuarios que quieras añadir al espacio de trabajo. Haz clic en la casilla al lado de su nombre y luego elige el nivel de permisos que quieres que tenga ese usuario o grupo.

Transferir titularidad del espacio de trabajo

Airtable requiere que todos los espacios de trabajo tengan al menos un usuario que sea propietario del espacio de trabajo. No podrás realizar ninguna acción para eliminar o cambiar el nivel de permisos de ese propietario del espacio de trabajo.

En la parte superior de la página, aparece la opción Añadir colaboradores al espacio de trabajo. También puedes ajustar el nivel de permisos de los colaboradores existentes en el espacio de trabajo. Una vez que otro colaborador haya recibido permisos de propietario, puedes eliminar al propietario original. Muchos admins lo llaman "transferir la titularidad" del espacio de trabajo de un usuario a otro.

Gestionar usuarios en una base

Del mismo modo que se eliminan usuarios de un espacio de trabajo, también se pueden eliminar de una base determinada a través de la página de bases del panel de administración.

Para empezar, haz clic en Bases en la barra lateral de la izquierda.

Si haces clic en el número de colaboradores de la columna Colaborador, aparecerá una ventana emergente con una lista de todos los colaboradores y sus niveles de permisos en esa base. Después, haz clic en el menú desplegable de permisos para cambiar el nivel de permisos del usuario o grupo.

En esta ventana también se pueden añadir o eliminar usuarios. Para añadir un usuario a la base, haz clic en el botón + Añadir colaboradores en la esquina superior derecha de la ventana. Si quieres eliminar a un usuario o grupo de una base, haz clic en la casilla que aparece junto a su nombre. Así aparecerá un botón en el lugar donde estaba la opción + Añadir colaboradores.

Ten en cuenta que no puedes eliminar colaboradores del espacio de trabajo desde la sección Gestión de bases. No se podrá hacer clic en la casilla de verificación ni en el nivel de permisos del usuario. Para eliminar a esos colaboradores, deberás seguir los pasos indicados en la sección anterior.

Eliminar un usuario de todos los espacios de trabajos y bases

A veces, queremos eliminar a un usuario de todos los espacios de trabajo y bases en los que colabora. Esto suele hacerse después de que el usuario sale de la organización. Los pasos para eliminar (y añadir) colaboradores en el panel de administración se describen en este artículo de ayuda.

Eliminar usuarios mediante programación

Todas las acciones descritas en la sección anterior también se pueden realizar a través de nuestra API de administración. Si necesitas eliminar a un usuario de muchos espacios de trabajo y bases o quieres automatizar este proceso de forma más general, entonces deberías considerar el uso de la API de administración.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre desactivar y eliminar un usuario?

Si se desactiva a un usuario, no se podrá conectar a Airtable en el futuro. Eliminar un usuario solo elimina su espacio de trabajo existente o privilegios de base, pero el usuario podría volver a iniciar sesión en Airtable y crear nuevos espacios de trabajo y bases.