Tipo de campo de usuario

El campo de usuario te permite seleccionar uno o más nombres de una lista desplegable generada automáticamente de los usuarios (tanto colaboradores de espacio de trabajo como colaboradores de base). A continuación se describen otras opciones que permiten hacer referencia a quienes no son colaboradores, así como invitar a nuevos colaboradores en este campo.

Descripción general

El campo de usuario ofrece algunas funciones que se describen detalladamente más adelante, pero algunas de las más destacadas son las siguientes:

• Notificar a los usuarios cuando se añaden a un registro
• Asignar uno o varios usuarios a un registro en Airtable
• Añadir nuevos usuarios a la base o espacio de trabajo en el que se esté trabajando desde el campo de usuario
• Hacer referencia a quienes no son colaboradores de base (solo Enterprise)

Varios usuarios

Un campo de usuario se puede configurar para permitir un solo usuario o para permitir varios usuarios por registro. Puedes cambiar esta configuración entrando en el menú de configuración del campo y marcando o desmarcando la casilla Permitir añadir varios usuarios.

**Cuando el campo está configurado para permitir varios usuarios, mantén pulsada la tecla Cmd en Mac y Cntrl en Windows para añadir rápidamente varios usuarios a un registro a la vez.

El ícono del campo de usuario cambiará dependiendo de si el campo de usuario admite uno o varios usuarios.

Notificar a los colaboradores

Se puede configurar un campo de usuario para notificar a un usuario cuando su nombre se añade a una celda. Esto es especialmente útil para los casos de uso de gestión de proyectos o cualquier otra situación en la que se necesite asignar registros a personas.

De forma predeterminada, el campo de usuario está configurado para notificar a los usuarios cuando su nombre se añade a una celda. Añadir un usuario a una celda tiene tres efectos:

• Cualquier usuario cuyo nombre se añada recibirá una notificación de Airtable. (No recibirás una notificación de Airtable si te añades a ti mismo).
  
• Cualquier usuario cuyo nombre se ha añadido recibirá un correo electrónico en la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta de Airtable. (No recibirás un correo electrónico si te añades a ti mismo. Los antiguos colaboradores y los usuarios invitados sin confirmar no recibirán correos electrónicos. Las personas que tengan desactivadas las notificaciones por correo electrónico no recibirán mensajes).
  
• Cualquier usuario cuyo nombre se ha añadido a un registro (incluido cuando te añades a ti mismo) empezará automáticamente a supervisar el registro en cuestión. Esto significa que, en el futuro, se le notificará sobre los comentarios del registro. Los usuarios también pueden cambiar manualmente la opción a No supervisar.
  
• Puedes desactivar la función de notificaciones accediendo al menú de configuración de campos y desactivando la opción Notificar a los usuarios cuando se añaden.
  

Ten en cuenta que no se notificará a los usuarios si duplicas un campo de usuario o conviertes otro tipo de campo en un campo de usuario. Si se asignan varios registros a un usuario con una operación masiva (como pegar o el controlador de llenado), solo se enviará un correo electrónico de notificación.

No colaboradores

Dependiendo del plan de espacio de trabajo al que esté asociada la base, habrá diferentes experiencias con esta función. Si tu equipo colabora en un espacio de trabajo de los planes gratis, Plus o Pro, lee más a continuación. Si tu equipo colabora en un espacio de trabajo en un plan Enterprise, pasa a la sección que aparece más adelante.

Experiencia de autoservicio

En el caso de los clientes de los planes gratis, Plus y Pro, ahora se puede añadir cualquier usuario de Airtable desde un campo de usuario por correo electrónico. Después de hacer clic en una celda de un campo de usuario, busca la opción Invitar a un nuevo usuario... en la parte inferior. Si ya estás escribiendo una dirección de correo electrónico, puedes seguir escribiéndola y pulsar Intro. Aparecerá una ventana emergente en la que podrás elegir si el usuario tendrá acceso como colaborador de base o de espacio de trabajo y también el nivel de permisos que debe tener.

Experiencia en Enterprise

En el caso de los clientes del plan Enterprise, también pueden hacer referencia a quienes no son colaboradores en un campo de usuario. El funcionamiento del campo de usuario que crees dependerá en gran medida de si la opción Notificar a los usuarios cuando se añadan está activada o desactivada. Esas diferencias se destacan a continuación. Además, podrás pasar el cursor por encima del nombre de un usuario para saber si tiene o no acceso a la base, así como el enlace Invitar a la base.

Con las notificaciones desactivadas

Cuando las notificaciones están desactivadas, se puede añadir cualquier usuario, tanto dentro como fuera de la organización, a un campo de usuario. Y aunque la superficie de autocompletar muestra los usuarios de Airtable en la organización, los correos electrónicos de los usuarios también se pueden buscar.

Con las notificaciones activadas

Si las notificaciones están activadas, se te pedirá que invites al usuario como colaborador de base o de espacio de trabajo antes de añadirlo al campo de usuario.

Campos de usuario y formularios

Ten en cuenta que si añades un campo de usuario a un formulario, cualquiera que lo vea podrá ver la lista completa de todos los usuarios de la base, incluidas sus fotos de perfil y sus nombres completos (pero no sus direcciones de correo electrónico). Los usuarios que se añadan a la base después de crear el formulario también aparecerán en él.

Convertir a un campo de usuario

Si conviertes un campo existente en un campo de usuario, cada celda se asociará con un usuario existente o se borrará. Si el campo coincide con el nombre, el nombre completo o el correo electrónico de un usuario determinado, se convertirá a ese usuario. Si el contenido de una celda no coincide con ningún usuario, o es ambiguo (por ejemplo, tiene dos colaboradores con el mismo nombre), la celda se borrará. Si conviertes un campo en campo de usuario, no podrás invitar a nadie nuevo a la base.

Usuarios antiguos

Si un usuario ya no tiene acceso a la base (ya sea porque él mismo ha dejado de compartir, porque no se comparte con él o porque ha eliminado su cuenta), su nombre no aparecerá en el menú desplegable de selección de usuarios. Sin embargo, su nombre seguirá apareciendo en las celdas en las que se añadió anteriormente. La foto de perfil del usuario antiguo aparecerá como un ícono de barra gris. Así aparecerá cualquier otro que no sea colaborador actualmente.

Para verificar si un usuario individual tiene acceso actualmente a una base, consulta este artículo de ayuda. El usuario también puede tener acceso al espacio de trabajo, tal como se detalla aquí.

Preguntas frecuentes

¿Puedo contar el número de usuarios que tengo en un campo?

Puedes hacerlo añadiendo un campo de fórmula con la siguiente fórmula. No olvides sustituir el término "nombre de campo" por el nombre de tu campo de usuario:

IF({field_name},LEN({field_name})-LEN(SUBSTITUTE({field_name},",",""))+1)