Descripción general de los grupos de usuarios en Airtable
  • 27 Nov 2023
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Descripción general de los grupos de usuarios en Airtable

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Resumen del artículo

En las organizaciones en crecimiento, la gestión de equipos y usuarios puede llevar tiempo y provocar problemas cuando se realiza manualmente. Conoce cómo los grupos de usuarios permiten a los admins de Enterprise y a los propietarios de espacios de trabajo crear y gestionar los grupos de usuarios con los cuales se puede compartir fácilmente bases, espacios de trabajo e interfaces.

Introducción

Disponibilidad en planSolo en planes Business y Enterprise Scale
Permisos
  • Admins: pueden crear nuevos grupos de usuarios en el panel de administración de Enterprise.
  • Propietarios/Creadores : pueden crear nuevos campos de usuarios.
  • Editores: pueden añadir un grupo de usuario en un campo de usuario previamente configurado.
PlataformasWeb/navegador, app de Mac y app de Windows
Materiales relacionados
Terminología de Airtable Grupo de usuario: una lista de miembros de la organización que permite gestionar los permisos según las necesidades. Por ejemplo, un admin puede añadir el grupo de usuarios "Diseño" a un espacio de trabajo en lugar de tener que añadir individualmente a cada diseñador. 

Crear y ver grupos de usuarios en Airtable

Crear un grupo de usuario
  1. Ve a tu página de inicio de Airtable.
  2. Haz clic en el ícono del menú de tu perfil que está en el esquina superior derecha y selecciona Gestionar grupos.
    1. Después de hacer clic en Gestionar grupos, se abre una ventana emergente, que te permite ver los grupos y sus miembros, buscar, filtrar y crear nuevos grupos.
  3. Haz clic en + Crear un grupo
Nota 
Como creador del grupo, serás añadido automáticamente al grupo con permisos de gerente de grupo.

Añadir y quitar miembros de grupos de usuarios en Airtable

NOTA

Los usuarios pueden convertirse en miembros de un grupo solo si se han aprovisionado y se ha verificado sus correos electrónicos con Airtable. Ten en cuenta que los colaboradores externos y los usuarios de enlaces para compartir de solo lectura no se pueden añadir a los grupos de usuarios en este momento.

Añadir miembros a grupos de usuarios
  1. Ve a tu página de inicio de Airtable.
  2. Haz clic en el ícono del menú de tu perfil que está en el esquina superior derecha y selecciona Gestionar grupos.
  3. Haz clic en Ver junto al nombre del grupo de tu preferencia.
  4.  Haz clic en + Añadir miembros
  5. Busca el miembro de tu preferencia y selecciona la casilla de verificación que está junto al nombre. 
  6. Haz clic en + Añadir miembros.

Quitar miembros de grupos de usuarios
  1. Ve a tu página de inicio de Airtable.
  2. Haz clic en el ícono del menú de tu perfil que está en la esquina superior derecha y selecciona Gestionar grupos.
  3. Haz clic en Ver junto al nombre del grupo de tu preferencia.
  4. Busca el miembro de tu preferencia y selecciona la casilla de verificación que está junto al nombre. 
  5. Haz clic en + Quitar miembros

Gestionar usuarios y configurar permisos para los miembros de grupos de usuarios en Airtable

Gestionar usuarios

Los usuarios con permisos de gerente de grupo dentro de un grupo de usuarios específico pueden cambiar el nombre de ese grupo de usuarios o eliminarlo. Después de eliminar un grupo de usuarios existente, ningún miembro podrá acceder a los espacios de trabajo y a las bases a los que el grupo de usuarios tenía acceso anteriormente.

Nota
Si un usuario individual de un grupo de usuarios tenía anteriormente acceso a un espacio de trabajo o a una base, conservará ese acceso aunque se elimine a nivel de grupo de usuarios. 

Los grupos de usuarios consisten en dos niveles de permisos distintos:

  • Gerentes de grupo 
  • Miembros de grupo 

Los gerentes de grupo pueden realizar las siguientes acciones para el grupo de usuarios en el que tienen esos permisos:

  • Añadir y quitar miembros de grupo
  • Eliminar el grupo
  • Cambiar el nombre del grupo
  • Asignar y quitar permisos de gerente de grupo de otros miembros del grupo
Establecer permisos
Nota 
Si se conceden permisos de administrador de grupo a otro usuario, este podrá añadir nuevos usuarios a los grupos, añadiendo nuevos colaboradores facturables a un grupo, lo que puede provocar cambios en la facturación.

Una marca de verificación verde en la columna Gerente de grupo indica los permisos de gerente de grupo para usuarios o grupos específicos.

Establecer los permisos de grupo de usuarios de los miembros
  1. Ve a tu página de inicio de Airtable.
  2. Haz clic en el ícono del menú de tu perfil que está en la esquina superior derecha y selecciona Gestionar grupos.
  3. Haz clic en Ver junto al nombre del grupo de tu preferencia. 
  4. Marca o desmarca la casilla de verificación que está junto al miembro de grupo de tu preferencia.

Filtrar grupos de usuarios en Airtable

Ver usuarios individuales o grupos de usuarios filtrados por campos de usuarios múltiples
  1. Haz clic en Filtro y luego en Nombre
  2. A partir de Nombre, selecciona el campo de usuarios múltiples de tu preferencia.
  3. Debajo de Añadir un usuario, elije el grupo de usuarios de tu preferencia.
  4. Haz clic en el ícono de engranaje y aparecerá un cuadro de diálogo que dice Mostrar también los registros que incluyan a personas del grupo seleccionado.
    1. Si activas Mostrar también los registros que incluyan a personas del grupo seleccionado, se mostrarán tanto los usuarios individuales como los grupos de usuarios cuando se haga referencia a ellos en registros individuales.

En el siguiente ejemplo, "Kenny" forma parte del grupo "Enterprise support article documentation", que se muestra arriba como parte del grupo pero también como usuario individual porque el botón Mostrar también los registros que incluyan a personas del grupo seleccionado está activado.  

Además, estos filtros permiten a los usuarios con acceso a la base filtrar las tareas asignadas solo a ellos o a cualquier persona de un grupo. 

Para ver grupos de usuarios y seleccionar usuarios individuales en campos de usuarios múltiples:

  1. Si anteriormente activaste Mostrar también los registros que incluyan a personas del grupo seleccionado, desactívalo.
  2. Debajo de Nombre, confirma el grupo de usuarios que elegiste y haz clic en la flecha hacia abajo.
  3. Selecciona los nombres de los usuarios individuales que deseas que aparezcan en los registros asociados.

Aplicar filtros a las interfaces
  1. Haz clic en Interfaces desde la base de tu preferencia.
  2. Selecciona Empezar a crear y añade una descripción a la interfaz.
  3. Elije un diseño de página y haz clic en Siguiente.
  4. Debajo de Tabla, confirma la tabla de interfaz de tu preferencia. 
  5. Haz clic en Filtro y luego en Añadir condición.

Compartir bases con grupos de usuarios en Airtable

Compartir una base con un grupo de usuarios
La experiencia de compartir una base con un grupo es muy parecida a la de compartir una base con un colaborador individual. Cuando compartas una base con un grupo de usuarios, deberás hacer dos cosas:
  1. Elegir el grupo de usuarios con el que deseas compartir la base.
  2. Establecer el nivel de permisos para todos los usuarios de ese grupo dentro de la base que estás compartiendo.

Comienza abriendo el diálogo para compartir base y busca el nombre del grupo de usuarios con el que deseas compartir la base.

share_base.png

Después de seleccionar el grupo de usuarios, usa el menú desplegable para establecer los niveles de permisos individuales de cada miembro para ese grupo de usuarios o base.

share_base_permissions.png

En el siguiente GIF se detalla el proceso completo para compartir una base:

share_base_with_user_group

Para cambiar el nivel de permisos de la base de un grupo de usuarios, puedes hacerlo desde el diálogo de compartir de esa base. También puedes quitar un grupo de usuarios de esa base haciendo clic en la X que aparece junto al nivel de permisos de ese grupo de usuarios.

user group.set_base_permissions_for_group.png

Compartir un espacio de trabajo con un grupo

La interfaz para compartir un espacio de trabajo con un grupo es muy parecida a la de compartir un espacio de trabajo con un colaborador individual. Ten en cuenta que actualmente no se permite que los grupos tengan permisos de propietario en los espacios de trabajo.

Cuando compartas un espacio de trabajo con un grupo de usuarios, deberás hacer lo siguiente:

  • Elegir el grupo de usuarios con el que deseas compartir el espacio de trabajo.
  • Establecer el nivel de permisos para todos los usuarios de ese grupo dentro del espacio de trabajo que estás compartiendo.

Para empezar, abre el diálogo para compartir espacio de trabajo y busca el nombre del grupo de usuarios con el que deseas compartir el espacio de trabajo.

share_workspace.png

Después de seleccionar el grupo de usuarios, usa el menú desplegable para establecer los niveles de permisos individuales de cada miembro para ese espacio de trabajo.

dropdown.share_workspace_witpermissions.png

En el siguiente GIF se detalla el proceso completo para añadir y asignar permisos a un grupo de usuarios:

share_workspace_with_group

Para cambiar el nivel de permisos del espacio de trabajo de un grupo de usuarios, puedes hacerlo desde el diálogo de compartir de esa base. También puedes quitar un grupo de usuarios de esa base haciendo clic en la X que aparece junto al nivel de permisos de ese grupo de usuarios.

set_permissions_for_group.png

Añadir grupos a los campos de usuario en Airtable

Añadir un grupo de usuario a un campo
  1. Ve a tu página de inicio de Airtable.
  2. Abre una base existente o haz clic en Crear una base
  3. Añade un campo de usuarios múltiples
  4. Etiqueta/menciona o crea un grupo de usuarios. 

Alternativas para añadir grupos de usuarios de forma masiva

Alternativas para añadir de forma masiva
  • Los admins de Enterprise pueden usar el botón Invitar usuarios del panel de administración para invitar a una lista de correos electrónicos directamente a un espacio de trabajo, base o interfaz.
  • Crea un enlace de invitación restringido a los dominios de correo electrónico apropiados y compártelo directamente con los usuarios.
  • Usa nuestras API de Enterprise para añadir usuarios a un grupo o directamente a espacios de trabajo, bases e interfaces de forma masiva.
  • Añade usuarios masivamente a un grupo a través de la API mediante estos terminales SCIM. El inicio de sesión único (SSO) es un requisito previo, ya que el grupo de parches es el terminal específico para actualizar los miembros del grupo. 
  • Si tu proveedor de SSO es Okta, se puede usar la integración nativa de Okta para la gestión de grupos.

Dependencias de grupos de usuarios

Los grupos de usuarios en los campos de usuario afectan a las siguientes áreas de Airtable
  • Celdas: los grupos de usuarios se pueden añadir a todas las celdas siempre y cuando esas celdas sean campos de colaboradores múltiples. No se admiten grupos en campos de un solo usuario. 
  • Filtros: los filtros de Airtable están diseñados para reflejar grupos y referencias individuales, lo que permite a los usuarios filtrar tanto por grupos de usuarios como por los usuarios individuales que componen esos grupos.

Preguntas frecuentes

¿Existe un límite para la cantidad de usuarios de un mismo grupo de usuarios?

Actualmente, existe un límite de 4500 usuarios por grupo de usuarios. Con el tiempo, intentaremos aumentar este límite según lo permitan las mejoras técnicas.

¿Quién puede crear y gestionar grupos de usuarios?

Animamos a los admins a permitir que todos los colaboradores puedan crear y gestionar grupos de usuarios para mejorar la facilidad y escalabilidad de la colaboración. Sin embargo, para las organizaciones con requisitos de seguridad que impiden que esto sea una opción, la gestión y creación de grupos de usuarios puede limitarse solo a los admins. Simplemente ve al panel de administración, selecciona la configuración y activa la opción Solo los admins pueden crear grupos.

¿Qué acciones pueden realizar los gerentes de grupo?

Los gerentes de grupo pueden añadir/eliminar miembros del grupo, eliminar grupos, cambiar el nombre de grupos y asignar/eliminar permisos de gerentes de grupo a otros miembros.

¿Qué usuarios pueden ser miembros de un grupo?

Los usuarios pueden convertirse en miembros de un grupo solo si se han aprovisionado y se ha verificado sus correos electrónicos con Airtable. Ten en cuenta que los colaboradores externos y los usuarios de enlaces para compartir de solo lectura no se pueden añadir a los grupos de usuarios en este momento.

¿Están los grupos de usuarios vinculados a SSO (Okta, OAuth, etc.)?

Actualmente, tenemos una integración creada para Okta sobre la que puedes obtener más información aquí

¿Se puede gestionar la funcionalidad de grupos de usuarios mediante la API?

Actualmente, solo se admite la creación y gestión de grupos de usuarios dentro de Airtable. Nos proponemos admitir la gestión de grupos a través de la API en el futuro.

¿Los admins tienen acceso a todos los grupos de usuarios?

Los admins pueden acceder y gestionar todos los grupos de su cuenta.

¿Existe un nivel de permisos de acceso predeterminado para los usuarios de un grupo de usuarios?

Los grupos son invitados a los espacios de trabajo y bases al igual que los colaboradores individuales. Los permisos de usuario se determinan cuando se invita al grupo al espacio de trabajo/base, y todos los miembros del grupo heredarán el mismo nivel de permisos. Los permisos de un grupo se pueden modificar en el diálogo de compartir, al igual que los de los colaboradores individuales.

¿Qué ocurre cuando un usuario está en varios grupos de usuarios y es invitado con distintos niveles de acceso a una base o un espacio de trabajo?

Si un usuario recibe diferentes niveles de acceso a una base debido a múltiples reglas de uso compartido, recibirá el nivel de acceso más permisivo que se le haya concedido. Por ejemplo, si un usuario es invitado como colaborador de base con acceso de editor y luego es invitado como parte de un grupo de usuarios con acceso de comentarista para la misma base, recibirá acceso de editor. Esto se mantendrá incluso si cambia el plan del grupo de usuarios. Siguiendo con el mismo ejemplo, si el nivel de acceso del grupo cambia de editor a creador, el usuario recibirá acceso de creador, ya que es el más permisivo. 

¿Puedo añadir un usuario individual o grupo de usuarios a un campo de colaboradores múltiples si el miembro o grupo de usuarios no es colaborador dentro de esa base?

Sí, pero recuerda que aparecerá un ícono gris claro a la izquierda del nombre del grupo de usuarios o usuario individual. Pero después de invitar a ese grupo de usuarios o usuario individual a la base, ese ícono gris claro se vuelve gris oscuro, lo que indica que ahora es un colaborador del grupo.

Si actualizo o añado a un grupo de usuarios, ¿se reflejan automáticamente esos cambios en un campo de colaboradores múltiples?

Sí, todas las bases y celdas relacionadas se actualizan automáticamente con esos cambios después de añadir o eliminar usuarios dentro de un grupo de usuarios.

¿Por qué debo añadir un grupo de usuarios y un usuario individual, incluido en ese grupo de usuarios, a ese mismo campo de colaboradores múltiples?

Si una lista de miembros cambia con el tiempo, puedes confirmar y hacer referencia a los usuarios individuales que forman parte de ese grupo de usuarios.


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