Descripción general de los grupos de usuarios en Airtable

1. Ve a tu página de inicio de Airtable.
2. Haz clic en el ícono del menú de tu perfil que está en el esquina superior derecha y selecciona Gestionar grupos.
   1. Después de hacer clic en Gestionar grupos, se abre una ventana emergente, que te permite ver los grupos y sus miembros, buscar, filtrar y crear nuevos grupos.
3. Haz clic en + Crear un grupo. 

1. Ve a tu página de inicio de Airtable.
2. Haz clic en el ícono del menú de tu perfil que está en el esquina superior derecha y selecciona Gestionar grupos.
3. Haz clic en Ver junto al nombre del grupo de tu preferencia.
4.  Haz clic en + Añadir miembros. 
5. Busca el miembro de tu preferencia y selecciona la casilla de verificación que está junto al nombre. 
6. Haz clic en + Añadir miembros.

1. Ve a tu página de inicio de Airtable.
2. Haz clic en el ícono del menú de tu perfil que está en la esquina superior derecha y selecciona Gestionar grupos.
3. Haz clic en Ver junto al nombre del grupo de tu preferencia.
4. Busca el miembro de tu preferencia y selecciona la casilla de verificación que está junto al nombre. 
5. Haz clic en + Quitar miembros. 

Los usuarios con permisos de gerente de grupo dentro de un grupo de usuarios específico pueden cambiar el nombre de ese grupo de usuarios o eliminarlo. Después de eliminar un grupo de usuarios existente, ningún miembro podrá acceder a los espacios de trabajo y a las bases a los que el grupo de usuarios tenía acceso anteriormente.

Los grupos de usuarios consisten en dos niveles de permisos distintos:

• Gerentes de grupo 
• Miembros de grupo 

Los gerentes de grupo pueden realizar las siguientes acciones para el grupo de usuarios en el que tienen esos permisos:

• Añadir y quitar miembros de grupo
• Eliminar el grupo
• Cambiar el nombre del grupo
• Asignar y quitar permisos de gerente de grupo de otros miembros del grupo

Una marca de verificación verde en la columna Gerente de grupo indica los permisos de gerente de grupo para usuarios o grupos específicos.

1. Ve a tu página de inicio de Airtable.
2. Haz clic en el ícono del menú de tu perfil que está en la esquina superior derecha y selecciona Gestionar grupos.
3. Haz clic en Ver junto al nombre del grupo de tu preferencia. 
4. Marca o desmarca la casilla de verificación que está junto al miembro de grupo de tu preferencia.

1. Haz clic en Filtro y luego en Nombre. 
2. A partir de Nombre, selecciona el campo de usuarios múltiples de tu preferencia.
3. Debajo de Añadir un usuario, elije el grupo de usuarios de tu preferencia.
4. Haz clic en el ícono de engranaje y aparecerá un cuadro de diálogo que dice Mostrar también los registros que incluyan a personas del grupo seleccionado.
   1. Si activas Mostrar también los registros que incluyan a personas del grupo seleccionado, se mostrarán tanto los usuarios individuales como los grupos de usuarios cuando se haga referencia a ellos en registros individuales.

En el siguiente ejemplo, "Kenny" forma parte del grupo "Enterprise support article documentation", que se muestra arriba como parte del grupo pero también como usuario individual porque el botón Mostrar también los registros que incluyan a personas del grupo seleccionado está activado.  

Además, estos filtros permiten a los usuarios con acceso a la base filtrar las tareas asignadas solo a ellos o a cualquier persona de un grupo. 

Para ver grupos de usuarios y seleccionar usuarios individuales en campos de usuarios múltiples:

1. Si anteriormente activaste Mostrar también los registros que incluyan a personas del grupo seleccionado, desactívalo.
   
2. Debajo de Nombre, confirma el grupo de usuarios que elegiste y haz clic en la flecha hacia abajo.
3. Selecciona los nombres de los usuarios individuales que deseas que aparezcan en los registros asociados.

1. Haz clic en Interfaces desde la base de tu preferencia.
2. Selecciona Empezar a crear y añade una descripción a la interfaz.
3. Elije un diseño de página y haz clic en Siguiente.
4. Debajo de Tabla, confirma la tabla de interfaz de tu preferencia. 
5. Haz clic en Filtro y luego en Añadir condición.

1. Elegir el grupo de usuarios con el que deseas compartir la base.
2. Establecer el nivel de permisos para todos los usuarios de ese grupo dentro de la base que estás compartiendo.

Comienza abriendo el diálogo para compartir base y busca el nombre del grupo de usuarios con el que deseas compartir la base.

Después de seleccionar el grupo de usuarios, usa el menú desplegable para establecer los niveles de permisos individuales de cada miembro para ese grupo de usuarios o base.

En el siguiente GIF se detalla el proceso completo para compartir una base:

Para cambiar el nivel de permisos de la base de un grupo de usuarios, puedes hacerlo desde el diálogo de compartir de esa base. También puedes quitar un grupo de usuarios de esa base haciendo clic en la X que aparece junto al nivel de permisos de ese grupo de usuarios.

La interfaz para compartir un espacio de trabajo con un grupo es muy parecida a la de compartir un espacio de trabajo con un colaborador individual. Ten en cuenta que actualmente no se permite que los grupos tengan permisos de propietario en los espacios de trabajo.

Cuando compartas un espacio de trabajo con un grupo de usuarios, deberás hacer lo siguiente:

• Elegir el grupo de usuarios con el que deseas compartir el espacio de trabajo.
• Establecer el nivel de permisos para todos los usuarios de ese grupo dentro del espacio de trabajo que estás compartiendo.

Para empezar, abre el diálogo para compartir espacio de trabajo y busca el nombre del grupo de usuarios con el que deseas compartir el espacio de trabajo.

Después de seleccionar el grupo de usuarios, usa el menú desplegable para establecer los niveles de permisos individuales de cada miembro para ese espacio de trabajo.

En el siguiente GIF se detalla el proceso completo para añadir y asignar permisos a un grupo de usuarios:

Para cambiar el nivel de permisos del espacio de trabajo de un grupo de usuarios, puedes hacerlo desde el diálogo de compartir de esa base. También puedes quitar un grupo de usuarios de esa base haciendo clic en la X que aparece junto al nivel de permisos de ese grupo de usuarios.

1. Ve a tu página de inicio de Airtable.
2. Abre una base existente o haz clic en Crear una base. 
3. Añade un campo de usuarios múltiples. 
4. Etiqueta/menciona o crea un grupo de usuarios. 

• Los admins de Enterprise pueden usar el botón Invitar usuarios del panel de administración para invitar a una lista de correos electrónicos directamente a un espacio de trabajo, base o interfaz.
• Crea un enlace de invitación restringido a los dominios de correo electrónico apropiados y compártelo directamente con los usuarios.
• Usa nuestras API de Enterprise para añadir usuarios a un grupo o directamente a espacios de trabajo, bases e interfaces de forma masiva.
• Añade usuarios masivamente a un grupo a través de la API mediante estos terminales SCIM. El inicio de sesión único (SSO) es un requisito previo, ya que el grupo de parches es el terminal específico para actualizar los miembros del grupo. 
• Si tu proveedor de SSO es Okta, se puede usar la integración nativa de Okta para la gestión de grupos.

• Celdas: los grupos de usuarios se pueden añadir a todas las celdas siempre y cuando esas celdas sean campos de colaboradores múltiples. No se admiten grupos en campos de un solo usuario. 
• Filtros: los filtros de Airtable están diseñados para reflejar grupos y referencias individuales, lo que permite a los usuarios filtrar tanto por grupos de usuarios como por los usuarios individuales que componen esos grupos.

Actualmente, existe un límite de 4500 usuarios por grupo de usuarios. Con el tiempo, intentaremos aumentar este límite según lo permitan las mejoras técnicas.

Animamos a los admins a permitir que todos los colaboradores puedan crear y gestionar grupos de usuarios para mejorar la facilidad y escalabilidad de la colaboración. Sin embargo, para las organizaciones con requisitos de seguridad que impiden que esto sea una opción, la gestión y creación de grupos de usuarios puede limitarse solo a los admins. Simplemente ve al panel de administración, selecciona la configuración y activa la opción Solo los admins pueden crear grupos.

Los gerentes de grupo pueden añadir/eliminar miembros del grupo, eliminar grupos, cambiar el nombre de grupos y asignar/eliminar permisos de gerentes de grupo a otros miembros.

Los usuarios pueden convertirse en miembros de un grupo solo si se han aprovisionado y se ha verificado sus correos electrónicos con Airtable. Ten en cuenta que los colaboradores externos y los usuarios de enlaces para compartir de solo lectura no se pueden añadir a los grupos de usuarios en este momento.

Actualmente, tenemos una integración creada para Okta sobre la que puedes obtener más información aquí. 

Actualmente, solo se admite la creación y gestión de grupos de usuarios dentro de Airtable. Nos proponemos admitir la gestión de grupos a través de la API en el futuro.

Los admins pueden acceder y gestionar todos los grupos de su cuenta.

Los grupos son invitados a los espacios de trabajo y bases al igual que los colaboradores individuales. Los permisos de usuario se determinan cuando se invita al grupo al espacio de trabajo/base, y todos los miembros del grupo heredarán el mismo nivel de permisos. Los permisos de un grupo se pueden modificar en el diálogo de compartir, al igual que los de los colaboradores individuales.

Si un usuario recibe diferentes niveles de acceso a una base debido a múltiples reglas de uso compartido, recibirá el nivel de acceso más permisivo que se le haya concedido. Por ejemplo, si un usuario es invitado como colaborador de base con acceso de editor y luego es invitado como parte de un grupo de usuarios con acceso de comentarista para la misma base, recibirá acceso de editor. Esto se mantendrá incluso si cambia el plan del grupo de usuarios. Siguiendo con el mismo ejemplo, si el nivel de acceso del grupo cambia de editor a creador, el usuario recibirá acceso de creador, ya que es el más permisivo. 

Sí, pero recuerda que aparecerá un ícono gris claro a la izquierda del nombre del grupo de usuarios o usuario individual. Pero después de invitar a ese grupo de usuarios o usuario individual a la base, ese ícono gris claro se vuelve gris oscuro, lo que indica que ahora es un colaborador del grupo.

Sí, todas las bases y celdas relacionadas se actualizan automáticamente con esos cambios después de añadir o eliminar usuarios dentro de un grupo de usuarios.

Si una lista de miembros cambia con el tiempo, puedes confirmar y hacer referencia a los usuarios individuales que forman parte de ese grupo de usuarios.