Vincular registros en Airtable
  • 08 Dec 2023
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Vincular registros en Airtable

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Cuando se gestiona un flujo de trabajo, hay mucha información de la que ocuparse. Saber qué proyecto está relacionado con qué cliente, o qué lugar se utiliza para qué evento, es fundamental para no desviarse de la tarea, y mantener todas esas relaciones en orden puede volverse un lío rápidamente.

Introducción

Disponibilidad en planTodos los tipos de plan
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Pruébalo en Airtable

Vincular tus registros

En Airtable, no solo es posible almacenar toda la información clave en un registro, sino que también es posible vincular fácilmente esos registros para captar las relaciones dinámicas entre ellos. En esta guía, aprenderás cómo vincular registros en Airtable hoy mismo.

EN ESTA GUÍA APRENDERÁS A:

  1. Definir las relaciones entre la información importante para tu flujo de trabajo
  2. Crear la estructura correcta para conectar y referir fácilmente la información relacionada
  3. Mantener la información ordenada y reducir la entrada de datos duplicados

Paso 1: definir las relaciones

Conceptos tratados: base, tabla, registro

Antes de empezar a establecer relaciones entre los registros, debes asegurarte de que sabes cómo deben ser esas relaciones.

Los datos que sigues y cómo se relacionan entre sí dependen totalmente de tu flujo de trabajo. Puede que tengas una lista de proyectos, una lista de acciones y una lista de clientes. O puede que tengas una lista de eventos, una lista de asistentes y una lista de lugares.

En Airtable, es una buena práctica capturar cada una de estas listas en una tabla por separado, donde se pueda almacenar cada elemento y todos sus detalles. Pero mantener las listas en tablas separadas no significa que tengan que estar aisladas, ¡y no deberían! Nuestros proyectos tienen acciones relacionadas, los eventos tienen asistentes, y así sucesivamente. En el próximo paso, hablaremos de cómo crear estas conexiones en la base de Airtable.

Por ahora, piensa en tu flujo de trabajo y determina qué información quieres conectar. Asegúrate de tener cada dato almacenado en la tabla correcta antes de seguir adelante (si quieres más ayuda para planificar la configuración correcta de las tablas, consulta esta guía para estructurar tu base de forma eficaz).

Paso 2: establecer las relaciones

Conceptos tratados: registro vinculado

Ahora que tienes tus listas configuradas en tablas, es el momento de establecer relaciones entre tus datos. El campo de registro vinculado de Airtable permite establecer conexiones entre diferentes registros, y existen dos opciones para configurarlo.

Opción 1: crear un vínculo entre dos tablas existentes

El primer paso para crear esas valiosas relaciones en tu flujo de trabajo, proyectos con acciones o asistentes con eventos, es crear un campo de registro vinculado. Como vas a crear un vínculo entre ambas tablas, puedes crear este campo en cualquiera de las tablas relacionadas.

Una vez que hayas creado tu campo de registro vinculado, con un clic en el signo + aparecerán los registros de la tabla vinculada entre los que seleccionar. Ahora puedes vincular registros individuales, por ejemplo, relacionando este proyecto con estas acciones. Así se creará la relación entre esos dos registros concretos.

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Cada vez que vincules dos registros, verás que la asociación se refleja en la otra tabla. Estos vínculos recíprocos te permiten ver la información relacionada en cada tabla para que sepas qué acciones están relacionadas con qué proyecto y qué proyectos están asociados con qué acciones.

→ Adelante, crea tus registros vinculados. Primero, crea el campo de registro vinculado para captar las relaciones que habías trazado en el paso anterior entre dos tablas relacionadas. Una vez que hayas añadido el campo de registro vinculado, vincula los registros relevantes de cualquiera de las tablas.

Opción 2: convertir un campo existente en una nueva tabla vinculada

Es normal que, a medida que tu flujo de trabajo se vuelva más complejo, necesites gestionar información adicional. Con los registros vinculados, es fácil ampliar cualquier dimensión de la tabla en una tabla vinculada separada para poder añadir más contexto.

Por ejemplo, con solo unos cuantos clientes, es fácil estar al tanto de las relaciones entre cliente y proyecto con una selección única o un campo de texto de una sola línea. De este modo, limitas la información del cliente a su nombre, que es la opción captada en la selección única.

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A medida que crece tu lista de clientes, es posible que quieras hacer un seguimiento de la información adicional de cada cliente: su dirección, logotipo, método de pago preferido o punto de contacto.

Para ampliar cualquier dimensión de tu flujo de trabajo, puedes crear un registro vinculado a partir de un campo existente. Se creará una nueva tabla a partir de los valores del campo existente y un registro para cada valor. La nueva tabla tendrá registros vinculados a la tabla original que mantiene la relación existente.

Ahora que el seguimiento de los clientes se realiza en una tabla aparte, puedes añadir información adicional importante para la nueva dimensión de tu flujo de trabajo sin perder la conexión con tus proyectos.

→ Piensa en los elementos de tu flujo de trabajo (locales, clientes, productos o cualquier otra cosa) sobre los que te gustaría ampliar el seguimiento de la información además de un único campo. Para cualquier elemento identificado, convierte ese campo en un registro vinculado y añade detalles adicionales a la nueva tabla vinculada.

Paso 3: aprovechar las relaciones

Conceptos tratados: registro ampliado , campo de búsqueda

Los flujos de trabajo siempre evolucionan, al igual que la información que contienen. Con las relaciones establecidas entre las distintas tablas, puedes usar los campos de registro vinculados para ver fácilmente la información relevante y crear una única fuente de verdad.

¿Quieres ver el estado de las acciones relacionadas con un proyecto sin salir de la tabla? Amplía el campo de registro vinculado para ver los campos adicionales de cada registro vinculado. ¿Desea profundizar en una acción específica? Amplía cualquier registro vinculado para ver todos sus detalles y campos.

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Con los campos de registros vinculados, también puedes mantener la coherencia de la información en todo el flujo de trabajo. Con un campo de búsqueda, puedes mostrar dinámicamente la información almacenada en los registros vinculados. Cualquier actualización del campo original se mantendrá en el campo de búsqueda.

Digamos que quieres supervisar la fecha de vencimiento del proyecto para tus acciones. Para ello, puedes crear un campo de búsqueda en la tabla de acciones que extraiga la fecha de vencimiento de cada proyecto vinculado. Cualquier cambio en la fecha de vencimiento del proyecto se reflejará automáticamente en todas las acciones vinculadas a ese proyecto. Ahora tienes un solo lugar para actualizar tu información que se extiende por todo el flujo de trabajo, manteniendo la coherencia de tu información y eliminando cualquier entrada de datos duplicada.

→ Intenta acceder a la información conectada entre las tablas ampliando un registro vinculado para ver todos sus detalles. Después, crea campos de búsqueda para que puedas ver la información donde la necesites para cualquier campo que pueda ser relevante entre las tablas vinculadas (fecha de vencimiento del proyecto, dirección de correo electrónico del cliente, activos para una campaña, estado del sprint o cualquier otra cosa).

Próximos pasos

Has seguido tres pasos principales para vincular registros en Airtable:
✓ Definiste cómo se relaciona la información de tu flujo de trabajo.
✓ Luego, estableciste las relaciones para vincular la información relacionada.
✓ Por último, aprovechaste las relaciones para encontrar fácilmente la información relevante y reducir la entrada manual de datos.

Ahora que has completado estos tres pasos, puedes estar al tanto de las numerosas relaciones que impulsan tu flujo de trabajo sin duplicar información.

¿Quieres seguir descubriendo cómo aprovechar los registros vinculados? Consulta nuestra guía sobre las compilaciones. ¿Quieres profundizar en el diseño de tu base? Consulta nuestra guía sobre los tipos de relaciones.


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