Lier des entrées dans Airtable

Gérer un workflow demande d’assurer le suivi de nombreuses informations. Pour garder le cap, il est essentiel de savoir quel projet se rapporte à quel client ou quel lieu a été choisi pour un évènement donné, or, il peut se révéler compliqué de garder de l’ordre dans un projet contenant un grand nombre de relations.

Airtable vous permet non seulement de conserver toutes vos données importantes dans une entrée, mais vous offre également la possibilité de les lier entre elles pour matérialiser une relation dynamique. Ce guide va vous expliquer comment lier des entrées dans Airtable.

DANS CE GUIDE, VOUS ALLEZ APPRENDRE À :

1. Définir les relations entre les informations importantes pour votre workflow
2. Créer une structure adéquate pour associer et référencer efficacement les données liées entre elles
3. Organiser vos données et limiter le nombre de doublons

Étape 1 : définir les relations

Concepts abordés : base, tableau, entrée

Avant de commencer à créer des relations entre vos entrées, vous devez déterminer à quoi ressemblent ces relations.

Les informations que vous avez besoin de suivre et leurs relations dépendent entièrement de votre workflow. Vous possédez peut-être une liste de projets, une liste d’éléments actionnables et une liste de clients, ou bien une liste d’évènements, une liste de participants et une liste de lieux.

Dans Airtable, la bonne pratique consiste à enregistrer chacune de ces listes dans un tableau distinct, où vous pouvez conserver chaque élément et l’ensemble des informations le concernant. Toutefois, classer vos listes dans des tableaux distincts ne signifie pas que celles-ci doivent être isolées les unes des autres. Les projets sont associés à des éléments actionnables, les évènements possèdent des participants, etc. Dans la prochaine étape, nous allons découvrir comment créer ces relations dans votre base Airtable.

→ Pour le moment, analysez votre workflow et déterminez les relations que vous souhaitez établir entre chaque information. Veillez à classer toutes les informations dans le tableau correspondant avant de continuer. Si vous avez besoin d’une aide supplémentaire pour organiser efficacement vos tableaux, consultez ce guide pour structurer une base efficacement.

Étape 2 : créer les relations

Concepts abordés : entrée liée

Une fois vos listes correctement classées dans des tableaux, il est temps de définir les relations entre les informations. Le champ d’entrée liée d’Airtable permet de créer des liens entre vos différentes entrées. Pour ce faire, vous avez deux options à votre disposition.

Option 1 : créer un lien entre deux tableaux existants

La première étape pour définir des relations importantes au sein de votre workflow, par exemple entre des projets et des éléments actionnables ou des participants et des évènements, consiste à créer un champ d’entrée liée. Étant donné que vous établissez un lien entre les deux tableaux, ce champ peut être créé dans l’un ou l’autre.

Une fois le champ d’entrée liée créé, cliquez sur + pour faire apparaître les entrées du tableau lié pouvant être sélectionnées. Il est désormais possible de lier des entrées individuelles, par exemple en reliant un projet à des éléments actionnables. Cela va créer une relation entre ces deux entrées spécifiques.

Vous pouvez remarquer qu’à chaque fois que vous liez deux entrées, leur relation est reproduite dans l’autre tableau. Grâce à ces liens réciproques, vous pouvez voir les informations liées au sein de chaque tableau et savoir quels éléments actionnables sont liés à quels projets, et vice-versa !

→ Créez vos entrées liées. Commencez par créer un champ d’entrée liée pour capturer les relations que vous avez définies entre deux tableaux liés lors de l’étape précédente. Une fois le champ d’entrée liée ajouté, associez les entrées concernées dans l’un ou l’autre tableau.

Option 2 : convertir un champ existant en nouveau tableau lié

Il est normal qu’à mesure que votre workflow se complexifie, il devienne nécessaire de gérer des informations supplémentaires. Les entrées liées permettent de développer n’importe quelle dimension de votre tableau pour en faire un tableau lié distinct comportant davantage de contexte.

Par exemple, lorsque vous ne possédez que quelques clients, il est facile d’effectuer le suivi des relations entre clients et projets avec un champ de sélection unique ou de texte sur une seule ligne. En procédant ainsi, les informations clients se limitent à des noms, soit l’option enregistrée dans la sélection unique.

Au fur et à mesure que votre liste de clients s’allonge, il peut se révéler utile de suivre des informations supplémentaires à leur sujet, par exemple leur adresse, leur logo, leur moyen de paiement privilégié, ou leur point de contact.

Vous pouvez créer une entrée liée à partir d’un champ existant pour développer une dimension de votre workflow. Cela génèrera un nouveau tableau à partir des valeurs du champ existant, avec une entrée pour chaque valeur. Ce nouveau tableau disposera d’entrées liées associées au nouveau tableau, conservant la relation existante.

Maintenant que le suivi de vos clients est effectué dans un tableau distinct, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires importantes pour la nouvelle dimension de votre workflow tout en conservant le lien avec vos projets.

→ Déterminez les éléments de votre workflow (lieux, clients, produits, etc.) dont vous souhaitez que les informations soient suivies dans un champ plus complexe que le champ unique. Pour chaque élément identifié, vous pouvez transformer le champ en entrée liée et ajouter des informations supplémentaires au nouveau tableau lié.

Étape 3 : exploiter les relations

Concepts abordés : entrées développées , champ de recherche

Les workflows évoluent constamment, tout comme les informations qu’ils contiennent. Après avoir établi des relations entre vos différents tableaux, vous pouvez utiliser les champs d’entrée liée pour afficher les informations pertinentes en un coup d’œil et créer une source de référence unique.

Vous souhaitez voir le statut des éléments actionnables liés à un projet sans quitter votre tableau ? Élargissez le champ d’entrée liée pour voir les champs supplémentaires de chaque entrée liée. Vous souhaitez avoir plus de détails sur un élément actionnable spécifique ? Développez une entrée liée pour afficher l’ensemble des informations et des champs qu’elle contient.

Les champs d’entrée liée permettent également d’assurer la cohérence des informations dans l’ensemble du workflow. Grâce à un champ de recherche, vous pouvez afficher les informations enregistrées dans les entrées liées de manière dynamique. Toute modification apportée au champ d’origine sera répercutée dans la recherche.

Imaginons que vous souhaitez garder un œil sur la date limite d’un projet par le biais de vos éléments actionnables. Pour ce faire, vous pouvez créer un champ de recherche dans votre tableau des éléments actionnables qui ira chercher la date limite de chaque projet lié. Toute modification apportée à la date limite du projet sera automatiquement répercutée dans tous les éléments actionnables liés à ce projet. Vous disposez maintenant d’un endroit unique où mettre à jour les informations afin de les répercuter dans l’ensemble de votre workflow, ce qui vous permet d’assurer la cohérence de vos informations et d’éliminer les données en double.

→ Essayez d’accéder aux informations dans les tableaux en développant une entrée liée de manière à afficher toutes ses informations. Ensuite, créez des champs de recherche pour afficher où vous le souhaitez les informations des champs pertinents dans des tableaux liés (date limite du projet, adresse e-mail du client, ressources pour une campagne, statut du sprint, etc.)

Étapes suivantes

Vous avez suivi les trois étapes essentielles pour lier des entrées dans Airtable :
✓ Vous avez déterminé la manière dont les informations de votre workflow sont liées
✓ Vous avez ensuite établi des relations pour lier ces informations
✓ Enfin, vous avez utilisé ces relations pour trouver facilement des informations pertinentes et diminuer le recours à la saisie manuelle

Après avoir effectué ces trois étapes, vous êtes en mesure de gérer les nombreuses relations que contient votre workflow sans dupliquer d’informations.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont vous pouvez tirer avantage de vos entrées liées ? Consultez notre guide sur les cumuls. Vous souhaitez approfondir vos connaissances sur la conception de bases ? Consultez notre guide sur les types de relations.