Feldart Benutzer*in

Im Feld „Benutzer*in“ können Sie einen oder mehrere Namen aus einer automatisch generierten Drop-down-Liste von Benutzer*innen (sowohl Workspace-Mitwirkende als auch Base-Mitwirkende) auswählen. Es gibt zusätzliche Optionen, die weiter unten erläutert werden und die es ermöglichen, Nicht-Mitwirkende zu referenzieren und neue Mitwirkende in dieses Feld einzuladen.

Übersicht

Das Feld „Benutzer*in“ bietet einige Funktionen, die weiter unten ausführlicher beschrieben werden, wobei besonders hervorzuheben ist, dass Sie die Möglichkeit haben:

• Benutzer*innen zu benachrichtigen, wenn sie zu einem Datensatz hinzugefügt werden;
• einzelne oder mehrere Benutzer*innen einem Datensatz in Airtable zuzuordnen;
• über das Feld „Benutzer*in“ der Base oder dem Workspace, in dem Sie gerade arbeiten, neue Benutzer*innen hinzuzufügen;
• auf Mitwirkende zu verweisen, die nicht in der Base arbeiten (nur für Enterprise).

Mehrere Benutzer*innen

Ein Benutzerfeld kann so eingestellt werden, dass es nur eine*n Benutzer*in oder mehrere Benutzer*innen pro Datensatz zulässt. Sie können diese Einstellung ändern, indem Sie im Menü „Feldkonfiguration“ das Kontrollkästchen „Hinzufügen mehrerer Benutzer*innen zulassen“ aktivieren oder deaktivieren.

**Halten Sie auf einem Mac die Taste Cmd und bei Windows die Strg-Taste gedrückt, um schnell mehrere Benutzer*innen auf einmal zu einem Datensatz hinzuzufügen, wenn das Feld so eingestellt ist, dass mehrere Benutzer*innen erlaubt sind.

Das Symbol für das Benutzerfeld ändert sich, je nachdem, ob das Benutzerfeld einen oder mehrere Benutzer*innen unterstützt oder nicht.

Mitwirkende benachrichtigen

Ein Benutzerfeld kann so konfiguriert werden, dass Benutzer*innen benachrichtigt werden, wenn ihre Namen zu einer Zelle hinzugefügt wurden. Dies ist besonders hilfreich für Anwendungsfälle im Projektmanagement oder in anderen Situationen, in denen Sie Datensätze Personen zuordnen müssen.

Standardmäßig ist das Benutzerfeld so eingestellt, dass Benutzer*innen benachrichtigt werden, wenn ihre Namen zu einer Zelle hinzugefügt wurden. Das Hinzufügen von Benutzer*innen zu einer Zelle hat drei Auswirkungen:

• Alle Benutzer*innen, deren Namen hinzugefügt wurden, erhalten eine Benachrichtigung in Airtable. Sie erhalten keine Airtable Benachrichtigung, wenn Sie sich selbst hinzufügen.
  
• Alle Benutzer*innen, deren Namen hinzugefügt wurden, erhalten eine E-Mail an die mit dem Airtable Konto verbundene E-Mail-Adresse. Sie erhalten keine E-Mail, wenn Sie sich selbst hinzufügen. Ehemalige Mitwirkende und unbestätigte eingeladene Benutzer*innen erhalten keine E-Mails. Personen, die E-Mail-Benachrichtigungen ausgeschaltet haben, erhalten keine E-Mails.
  
• Alle Benutzer*innen, deren Namen zu einem Datensatz hinzugefügt wurden (auch wenn Sie sich selbst hinzufügen), beobachten automatisch den betreffenden Datensatz. Das bedeutet, dass sie in Zukunft über Kommentare zum Datensatz benachrichtigt werden. Benutzer*innen können sich manuell auf „Nicht beobachten“ zurücksetzen.
  
• Sie können die Benachrichtigungsfunktion deaktivieren, indem Sie im Menü „Feldkonfiguration“ die Option „Benutzer*innen benachrichtigen, wenn sie hinzugefügt werden“ ausschalten.
  

Beachten Sie, dass Benutzer*innen nicht benachrichtigt werden, wenn Sie ein Benutzerfeld duplizieren oder eine andere Feldart in ein Benutzerfeld umwandeln. Wenn Sie Benutzer*innen mit einem Sammelvorgang (z. B. Einfügen oder Ausfüllen) mehrere Datensätze zuweisen, wird nur eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet.

Nicht-Mitwirkende

Je nach Workspace-Abo Ihrer Base werden Sie unterschiedliche Erfahrungen mit dieser Funktion machen. Wenn Ihr Team in einem Workspace mit dem Free-, Plus- oder Pro-Abo zusammenarbeitet, lesen Sie weiter unten mehr. Wenn Ihr Team in einem Workspace mit dem Enterprise-Abo zusammenarbeitet, lesen Sie den Abschnitt weiter unten.

Self-Serve-Erfahrung

Bei Kund*innen des Free-, Plus- und Pro-Abos können jetzt alle Benutzer*innen von Airtable über ein Benutzerfeld per E-Mail hinzugefügt werden. Nachdem Sie in eine Zelle in einem Benutzerfeld geklickt haben, suchen Sie unten nach der Option „Eine*n neue*n Benutzer*in einladen…“. Wenn Sie bereits eine E-Mail-Adresse eintippen, können Sie mit der Eingabe fortfahren und die Enter-Taste drücken. Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie auswählen können, ob der*die Benutzer*in als Mitwirkende*r in der Base oder im Workspace Zugang haben soll und welche Berechtigungen er*sie haben soll.

Enterprise-Erfahrung

Bei Kund*innen des Enterprise-Abos können auch Nicht-Mitwirkende in einem Benutzerfeld referenziert werden. Das Verhalten des von Ihnen erstellten Benutzerfeldes hängt stark davon ab, ob die Option „Benutzer*innen benachrichtigen, wenn sie hinzugefügt werden“ aktiviert oder deaktiviert ist. Diese Unterschiede werden im Folgenden hervorgehoben. Außerdem können Sie den Mauszeiger über die Namen von Benutzerinnen bewegen, um Details darüber zu erhalten, ob sie Zugang zur Base haben oder nicht, sowie einen Link „Zur Base einladen“.

Mit deaktivierter Benachrichtigungsfunktion

Wenn Benachrichtigungen deaktiviert sind, können Benutzer*innen, die Teil der Airtable Oberfläche Ihrer Organisation sind, zu einem Benutzerfeld hinzugefügt werden.

Mit aktivierter Benachrichtigungsfunktion

Wenn die Benachrichtigungen aktiviert sind, werden Sie aufgefordert, die Benutzer*innen als Base- oder Workspace-Mitwirkende einzuladen, bevor Sie sie zum Benutzerfeld hinzufügen.

Benutzerfelder und Formulare

Beachten Sie: Wenn Sie ein Benutzerfeld zu einem Formular hinzufügen, können alle Personen, die das Formular aufrufen, die vollständige Liste aller Benutzer*innen der Base sehen, einschließlich ihrer Profilbilder und vollständigen Namen (aber nicht ihrer E-Mail-Adressen). Benutzer*innen, die der Base hinzugefügt werden, nachdem das Formular erstellt wurde, werden ebenfalls im Formular angezeigt.

In ein Benutzerfeld konvertieren

Wenn Sie ein bestehendes Feld in ein Benutzerfeld konvertieren, wird jede Zelle entweder mit einem*einer bestehenden Benutzer*in abgeglichen oder gelöscht. Wenn das Feld mit dem Vornamen, dem vollständigen Namen oder der E-Mail-Adresse von genau einem*einer Benutzer*in übereinstimmt, wird es in diesen*diese Benutzer*in konvertiert. Wenn der Inhalt einer Zelle keinem*keiner Benutzer*in entspricht oder mehrdeutig ist (z. B. wenn Sie zwei Mitwirkende mit demselben Vornamen haben), wird die Zelle stattdessen gelöscht. Wenn Sie ein Feld in ein Benutzerfeld konvertieren, werden nie neue Benutzer*innen in Ihre Base eingeladen.

Frühere Benutzer*innen

Wenn Benutzer*innen keinen Zugriff mehr auf Ihre Base haben (entweder weil sie sich selbst entfernt haben, entfernt wurden oder ihr Konto gelöscht haben), erscheinen ihre Namenskürzel nicht mehr im Drop-down-Menü für die Benutzerauswahl. Ihre Namenskürzel erscheinen jedoch weiterhin in allen Zellen, in denen sie zuvor hinzugefügt wurden. Die Profilbilder der ehemaligen Benutzer*innen werden als graues Schrägstrich-Symbol angezeigt. Dies ist die gleiche Art und Weise, wie alle anderen aktuellen Nicht-Mitwirkenden erscheinen werden.

Um zu überprüfen, ob einzelne Benutzer*innen derzeit Zugriff auf eine Base haben, lesen Sie bitte diesen Support-Artikel. Möglicherweise haben die Benutzer*innen auch Zugriff auf einen Workspace, der hier beschrieben wird.

FAQs

Kann ich die Anzahl der Benutzer*innen in einem Feld zählen?

Das können Sie, indem Sie ein Formelfeld mit der unten stehenden Formel hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Begriff „Feldname“ durch den Namen Ihres Benutzerfeldes ersetzen:

IF({field_name},LEN({field_name})-LEN(SUBSTITUTE({field_name},",",""))+1)