Uso de organizaciones
  • 22 Dec 2023
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Las organizaciones representan cuentas Enterprise individuales y se asocian con dominios de correo electrónico (por ejemplo, acme.com). Así que, si estás desplegando Airtable a toda una empresa o solo un departamento o equipo, las organizaciones están vinculadas a cuentas Enterprise individuales.

Introducción

Disponibilidad en planSolo en planes Business y Enterprise Scale
PlataformasWeb/navegador, app de Mac y app de Windows 
Materiales relacionados
Terminología de Airtable
  • Organizaciones: todas las organizaciones deben tener una lista de miembros establecida y gestionada por una persona designada con todos los derechos administrativos.

Tipos de miembros de organización

  • Miembro de organización: una cuenta de usuario propiedad de una organización. La dirección de correo electrónico del usuario debe coincidir con el conjunto de dominios de correo electrónico de la organización; de lo contrario, el usuario no podrá unirse como miembro de organización. Una cuenta de usuario solo puede ser miembro de una organización.
  • Usuario no gestionado: una cuenta de usuario que coincide con el conjunto de dominios de correo electrónico de la organización, pero no es propiedad de esta. El ejemplo más habitual de usuarios no gestionados son los clientes con varias organizaciones (varias cuentas Enterprise). 
  • Usuario externo: una cuenta de usuario que no coincide con el conjunto de dominios de correo electrónico de la organización (por ejemplo, example.com en lugar de acme.com). Más abajo encontrarás información adicional sobre la gestión de usuarios externos.

Gestionar los miembros de organización

Entender cómo los usuarios y los miembros son gestionados es una parte esencial para sacar el máximo provecho de las organizaciones y lo que puedes hacer con Airtable. Airtable ofrece a los admins tres maneras de permitir que un usuario se convierta en un miembro de organización:

  • Captura de dominio: todos los usuarios de Airtable con correos electrónicos que coinciden con los dominios de correo electrónico de la organización se convierten en miembros de organización. Por ejemplo, cuando un nuevo usuario de la empresa Acme crea una cuenta de Airtable con su dirección de correo electrónico @acme.com, se añade automáticamente como miembro de organización en la instancia de Airtable de Acme.
  • Miembro por invitación: a diferencia de la captura de dominios, aunque el dominio de correo electrónico de un usuario coincida con los dominios de una organización, no se añadirá automáticamente como miembro de organización, sino que ese usuario sería un usuario no gestionado. Después de aceptar una invitación a un espacio de trabajo o base propiedad de la organización o de ser añadido a un grupo de usuarios, los usuarios con correos electrónicos que coincidan con los dominios de correo electrónico de la organización pasan a ser miembros de organización.
  • Manual: de forma predeterminada, todos los usuarios son usuarios no gestionados o externos. Los admins deben convertir explícitamente a los usuarios en miembros. 

Los admins solo pueden realizar las siguientes acciones en una cuenta de usuario si dicho usuario es miembro de organización:

  • Solicitar al usuario que inicie sesión a través de SSO.
  • Cambiar las direcciones de correo electrónico del usuario.
  • Desactivar la cuenta de usuario.
  • Conceder el rol de admin al usuario.
  • Cerrar todas las sesiones del usuario.


Para acceder a la página de usuarios:
  1. Ve al panel de administración y selecciona Usuarios en el menú lateral. 
  2. En Usuarios, puedes ver qué colaboradores son miembros de organización o usuarios no gestionados/externos. 
Para convertir a un colaborador de usuario no gestionado en miembro de organización:
  1. Ve al panel de administración y selecciona Usuarios en el menú lateral.
  2. En Usuarios, busca el nombre del usuario que quieres empezar a gestionar. 
  3. Haz clic en ... a la derecha del nombre y selecciona Empezar a gestionar.
  4. Haz clic en Gestionar cuenta para confirmar.

Para ver los espacios de trabajo que no son Enterprise en los que los propietarios son miembros de organización:
  1. Ve al panel de administración y selecciona Espacios de trabajo en el menú lateral. 
  2. Selecciona Otros espacios de trabajo. 

Allí, los admins pueden seleccionar uno o varios espacios de trabajo y actualizarlos a una cuenta Enterprise.

Dependencias de la organización

  • Miembro de organización: un usuario solamente puede ser miembro de una sola organización. Ten en cuenta que esto no impide que los usuarios compartan contenidos entre organizaciones. 
  • Usuarios no gestionados: los clientes con usuarios no gestionados suelen tener colaboradores que comparten distintos espacios de trabajo, pero un usuario solamente puede ser miembro de una sola organización. Esto ayuda a evitar que se facture varias veces por el mismo usuario en organizaciones federadas.
  • Miembro por invitación: cualquier cuenta de usuario que coincida con el conjunto de dominios de correo electrónico de la organización, y la cuenta de usuario no puede ser un miembro existente de otra organización.
    • Si varias organizaciones con miembros por invitación comparten dominios de correo electrónico, la membresía se determinará por orden de llegada en función de los espacios de trabajo/bases a los que el usuario acepte primero la invitación.
  • Captura de dominio: cuando los futuros usuarios se registran en Airtable con una dirección de correo electrónico que coincide, inmediatamente se convierten en miembros de organización. Esto solo se recomienda para los despliegues entre paredes de Airtable.
    • Los admins no pueden dejar de gestionar los miembros de organización cuando la captura de dominio está habilitada.   

  • Admins que actualizan espacios de trabajo que no son Enterprise: los propietarios de espacios de trabajo recibirán una notificación por correo electrónico donde se indica que el espacio de trabajo se ha mejorado a una cuenta Enterprise.
    • Los miembros de organización pueden actualizar espacios de trabajo que no sean Enterprise a dicho plan, si son propietarios de un espacio de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo convertir a otro usuario en admin de mi organización?

Te explicamos cómo actualizar un usuario para que sea un admin en nuestro artículo Usuarios: panel de administración de Enterprise en Airtable.

¿Cambian las organizaciones la forma de calcular los usuarios facturables?

No, el cambio a organizaciones no afecta a la forma de calcular los usuarios facturables. Los usuarios facturables se siguen calculando en función del número de colaboradores incluidos en los espacios de trabajo propiedad de la empresa.

¿Pueden varias organizaciones compartir el mismo conjunto de dominios de correo electrónico?

Sí, un dominio de correo electrónico puede estar asociado a varias organizaciones, ya que las cuentas Enterprise de una misma empresa matriz suelen compartir dominios de correo electrónico.

¿Cómo afecta el cambio a Organizaciones a la mejora de los espacios de trabajo a los planes Enterprise?  

Nota: Los colaboradores facturables pueden aumentar el costo de su plan cuando se mejoran los espacios de trabajo si se añaden nuevos colaboradores desde el espacio de trabajo.

  • >Los espacios de trabajo se actualizan automáticamente al plan Enterprise cuando los crea un miembro de organización.
  • Los admins pueden actualizar espacios de trabajo que no son Enterprise a su plan Enterprise, si el espacio de trabajo es propiedad de al menos un miembro de organización.
¿Cambian las organizaciones el modo en que se aplica el SSO?

Cuando una Organización requiere SSO, solo los miembros de organización deben iniciar sesión mediante SSO.

Si varias organizaciones con el mismo dominio de correo electrónico requieren SSO para sus usuarios, deben:

  • Configurar individualmente el SSO en el panel de administración para sus respectivas organizaciones.
  • Indicar los usuarios que consideran miembros de su organización, ya que solo a esos usuarios se les aplicará el SSO.

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