Datensätze und Verifizierung von Daten in Airtable

Rufen Sie zunächst die Base, dann die Tabelle und schließlich die Ansicht für den Datensatz auf, der zur Datenbibliothek Ihrer Organisation hinzugefügt werden soll.

Klicken Sie auf die Option Teilen und synchronisieren und dann auf die Option In Datenbibliothek veröffentlichen.

• Geben Sie dem verifizierten Datensatz zunächst einen Namen.
• Fügen Sie dem Datensatz eine Beschreibung hinzu. Wir empfehlen dringend, die Daten so detailliert wie nötig zu beschreiben, damit die Ersteller*innen in Ihrer Organisation genau verstehen, welche verifizierten Daten in der Quelle enthalten sind.

Standardmäßig wird der*die Benutzer*in, der*die den Datensatz gerade veröffentlicht (Sie), als „Inhaber*in“ des Datensatzes bestimmt. Sie können jedoch auch eine*n andere*n Benutzer*in mit Erstellerberechtigung für die Base, aus der der Datensatz stammt, als Inhaber*in angeben. 

Standardmäßig kann jede*r Benutzer*in, der*die über die Berechtigung zum Erstellen von Bases verfügt, den Datensatz in der Datenbibliothek Ihrer Organisation sehen und hieraus hinzufügen. Wenn Sie diese Option jedoch einschalten, können Sie bestimmte Benutzergruppen auswählen, mit denen der Datensatz geteilt werden soll. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn Sie sensible Daten oder Daten, die nur für bestimmte Gruppen relevant sind, vor der gesamten Organisation verbergen möchten.

Hier können Sie auswählen, ob die Ansicht gesperrt werden soll. In der Standardeinstellung ist diese Option eingeschaltet. Denken Sie bitte daran, dass Datensätze auch weiterhin in anderen Ansichten der Tabelle, in der die Daten gespeichert sind, geändert werden können. Mit dieser Funktion soll vor allem verhindert werden, dass die Konfiguration der Ansicht, die als Quelle des Datensatzes verwendet wird, versehentlich geändert wird.

Im rechten Teil des Einrichtungsbildschirms sehen Sie in einer allgemeinen Vorschau, wie der Datensatz in der Datenbibliothek für andere Benutzer*innen angezeigt wird. Ist der Datensatz vollständig konfiguriert, klicken Sie auf Veröffentlichen. Nach der Veröffentlichung erscheint der Datensatz in der Datenbibliothek des Mitglieds Ihrer Organisation und kann von einem Enterprise-Admin verifiziert werden.

Rufen Sie die Base auf, zu der Sie den Datensatz hinzufügen möchten. Denken Sie bitte daran, dass durch diesen Schritt eine synchronisierte Tabelle in der Base erstellt wird, die nicht bearbeitet werden kann. Die Daten können jedoch in der erstellten Tabelle angezeigt und durch zusätzliche Felder erweitert werden.

Klicken Sie zunächst auf die Option + Hinzufügen oder Importieren , um eine neue Tabelle zu erstellen. Diese Option finden Sie in der Tabelle, die sich am weitesten rechts in der geöffneten Base befindet. Durch Anklicken öffnet sich ein Drop-down-Menü, in dem Sie einen Abschnitt mit dem Titel „Aus Datenbibliothek hinzufügen“ sehen. In diesem Abschnitt werden Ihnen 3 Datensätze vorgeschlagen, die in Ihrer Organisation häufig verwendet werden, und Sie haben die Möglichkeit, x weitere Datensätze > anzuzeigen. Wenn Sie diese Option anklicken, wird die Datenbibliothek geöffnet.

Durch Anklicken von Weitere Datensätze anzeigen erscheint ein Pop-up mit weiteren Auswahlmöglichkeiten aus der Datenbibliothek Ihrer Organisation. 

Verifizierte Datensätze, die von den Admins Ihrer Organisation als vertrauenswürdig eingestuft wurden, sind mit einem Verifiziert-Badge neben dem Namen des Datensatzes gekennzeichnet.  

Durch Anklicken eines Datensatzes wird eine Vorschau des Datensatzes mit folgenden Informationen angezeigt:

• eine interaktive eingebettete Vorschau des Datensatzes
• eine Beschreibung des Datensatzes
• die Anzahl der Datensätze und Felder im Datensatz
• die Anzahl der anderen Bases, die aktuell mit diesem Datensatz synchronisiert werden 
• der*die Inhaber*in des Datensatzes
• wann der Datensatz zuletzt aktualisiert wurde

Nachdem Sie bestätigt haben, dass dies der richtige Datensatz ist, klicken Sie auf Diese Daten hinzufügen. Je nach Größe der Quelle kann es einen Moment dauern, bis die Quelldaten synchronisiert sind. Wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist, wird eine neue synchronisierte Tabelle in der Base angezeigt.

Auf der linken Seite des Admin Panel finden Sie die Seite „Datensätze“.

1. Gesamtanzahl der veröffentlichten Datensätze: Diese Zahl gibt die Gesamtanzahl der veröffentlichten Datensätze in einer Organisation an.
2. Regler , um die Veröffentlichung von Datensätzen einzuschränken: Standardmäßig ist diese Option ausgeschaltet, was bedeutet, dass Benutzer*innen mit einer Berechtigung als Ersteller*in/Inhaber*in einer Base Datensätze veröffentlichen können. Ist diese Option eingeschaltet, können nur Enterprise-Admins Datensätze in Bases veröffentlichen, für die sie eine Berechtigung als Ersteller*in/Inhaber*in haben.
3. Aktiv/Inaktiv: Hier haben Admins die Möglichkeit, zwischen einer Liste mit aktiven oder inaktiven Datensätzen auszuwählen. Bei inaktiven Datensätzen handelt es sich um Datensätze, die aktuell nicht zu anderen Bases innerhalb der Organisation hinzugefügt werden, die das Feature „Datensätze“ verwenden. Im Folgenden finden Sie weitere Informationen, um einen Datensatz zu reaktivieren.
4. Nach einem Datensatz suchen: um einen Datensatz anhand des angegebenen Namens in der Datenbibliothek zu suchen.
5. Filter für Datensätze: um die Liste der Datensätze zu filtern. Zur Verfügung stehen die Optionen Alle Datensätze, Nur veröffentlichte Datensätze (Datensätze, die noch nicht verifiziert sind) oder Veröffentlichte und verifizierte Datensätze.
6. CSV: um eine CSV-Datei mit den oben genannten Informationen herunterzuladen.
7. Name: der Name des Datensatzes.
8. Verifiziert: Ein Häkchen zeigt an, dass die Daten verifiziert wurden. Der Prozess der Datenverifizierung wird nachfolgend beschrieben.
9. Inhaber*in des Datensatzes: der*die Benutzer*in, der*die aktuell als „Inhaber*in“ des Datensatzes zugewiesen ist. 
10. Bases, die diese Daten verwenden: die Gesamtanzahl der Bases, die diesen Datensatz als Tabelle aufgenommen haben.
11. Veröffentlicht für: die Zielgruppe(n), die in der Datenbibliothek auf diesen Datensatz zugreifen kann/können. Dies können entweder Alle Mitglieder der Organisation sein oder es kann eine Liste bestimmter Benutzergruppen sein, die in Schritt 5 des oben beschriebenen Veröffentlichungsprozesses ausgewählt wurden.
12. Veröffentlicht von: der*die Benutzer*in, der*die den Datensatz ursprünglich veröffentlicht hat. Diese*r Benutzer*in kann jemand anderes sein als der*die „Inhaber*in“ des Datensatzes.
13. ... (Zusätzliche Optionen) – Admins finden hier weitere Optionen mit folgenden Möglichkeiten:
    • Vorschau: Der Datensatz ist in der Vorschau so dargestellt, wie er in der Datenbibliothek erscheint. Diese Funktion ist hilfreich, um zu sehen, was der Datensatz enthält.
    • Datensatz verifizieren: Markieren Sie die Daten als verifiziert, damit die Benutzer*innen in der gesamten Organisation wissen, dass sie diesem Datensatz vertrauen können. Bei zuvor verifizierten Datensätzen wird diese Option als Datensatz nicht mehr verifizieren angezeigt. So haben Admins die Möglichkeit, die Verifizierung des Datensatzes „aufzuheben“. Bitte beachten Sie, dass die „Aufhebung der Verifizierung“ eines Datensatzes nicht dazu führt, dass zuvor hinzugefügte Datensätze aus den verbundenen Bases entfernt werden.
    • Bearbeiten: Bearbeiten Sie den Namen, die Beschreibung, den*die Inhaber*in des Datensatzes und/oder den Zugriff auf die Benutzergruppe des Datensatzes.
    • Gehe zu Datenquelle: Diese Option verweist auf die ursprüngliche Base-Ansicht der in der Datenbibliothek veröffentlichten Daten.
    • Aus Bibliothek entfernen: Entfernen Sie diesen Datensatz aus der Datenbibliothek Ihrer Organisation.
      

Nachdem Sie sich mit einem Browser Ihrer Wahl bei Airtable eingeloggt haben, können Sie über diesen Link das Admin Panel Ihrer Organisation öffnen.

Öffnen Sie das Admin Panel und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Option Datensätze.

Von hier aus haben Sie die Möglichkeit, einen bestimmten Datensatz anhand seines Namens zu suchen oder die Liste der Datensätze durchzuscrollen, um den gewünschten Datensatz zu finden. Setzen Sie den Filter neben der Suchleiste auf Nur veröffentlicht, um die Liste auf Datensätze zu beschränken, die noch nicht verifiziert sind.

Klicken Sie auf der rechten Seite des angezeigten Datensatzes auf das Symbol mit den drei Punkten ..., um ein Menü mit zusätzlichen Optionen zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf die Option Datensatz verifizieren. Es dauert einen Moment, bis der Bildschirm aktualisiert wird. In der Spalte Verifiziert neben dem Datensatz, den Sie gerade verifiziert haben, sollte nun ein Häkchen erscheinen. 

Um das Verifiziert-Badge für einen Datensatz zu entfernen, sind ähnliche Schritte erforderlich wie oben beschrieben. Der größte Unterschied besteht darin, dass die Option Datensatz verifizieren nun stattdessen als Datensatz nicht mehr verifizieren angezeigt wird. Außerdem können Sie die Seite „Datensätze“ so filtern, dass nur Datensätze angezeigt werden, die aktuell verifiziert sind. Wählen Sie hierzu über das Drop-down-Menü des Filters die Option Veröffentlicht und verifiziert aus.

Nachdem Sie sich mit einem Browser Ihrer Wahl bei Airtable eingeloggt haben, können Sie über diesen Link das Admin Panel Ihrer Organisation öffnen.

Öffnen Sie das Admin Panel und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Option Datensätze.

Unter dem Regler „Veröffentlichung von Datensätzen nur für Admins zulassen“ finden Sie die Option „Inaktive Datensätze anzeigen“. Klicken Sie hierauf und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Von hier aus haben Sie die Möglichkeit, einen bestimmten Datensatz anhand seines Namens zu suchen oder die Liste der Datensätze durchzuscrollen, um den gewünschten Datensatz zu finden. Die Option Auf „Aktiv“ umstellen wird angezeigt. Durch Anklicken dieser Option gelangen Sie zu der Base, in der das Problem aufgetreten ist. Zur Erinnerung: Probleme, die möglicherweise auftreten können, sind am Anfang dieses Abschnitts aufgelistet. 

In der Base werden Ihnen eine oder mehrere Warnmeldungen angezeigt. Im Text dieser Warnmeldungen wird beschrieben, was zu tun ist, um den Datensatz zu reaktivieren.

Alle Probleme müssen behoben sein, ehe der Datensatz reaktiviert werden kann. Wie das Beispiel aus dem letzten Schritt vermuten lässt, wurde versehentlich ein Passwort für den Datensatz aktiviert. Gehen Sie wie folgt vor, um dieses Problem zu lösen:

1. Klicken Sie auf den blauen Zurück-Pfeil, der optisch hervorgehoben ist. 
2. Dies bringt Sie zurück zum Hauptmenü mit den Einstellungen für Teilen und Synchronisieren.
3. Klicken Sie hier auf Link-Einstellungen.
4. Schalten Sie dann die Option Zugriff ist passwortgeschützt aus.
5. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up zur Bestätigung. Klicken Sie auf Passwort entfernen. 

Wenn Sie das Problem bzw. die Probleme, die zur Inaktivität des Datensatzes geführt haben, gelöst haben, können Sie entweder zu den Link-Einstellungen zurückkehren oder auf die Schaltfläche Teilen und synchronisieren klicken, um das Einstellungsmenü für „Ansicht teilen“ erneut zu öffnen. Fahren Sie dann wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Option In Datenbibliothek veröffentlichen. 
2. Daraufhin öffnet sich das nächste Fenster. Bestätigen Sie, dass Alle Probleme gelöst wurden.
3. Klicken Sie abschließend auf Auf „Aktiv“ umstellen, um den Datensatz zu reaktivieren.

• Mitglied einer Organisation zu sein bedeutet, dass der*die Benutzer*in für ein einzelnes Unternehmenskonto angemeldet wurde. Weitere Informationen über Organisationen finden Sie in diesem Support-Artikel.
• Benutzer*innen, die nicht Mitglied der Organisation sind, können beim Hinzufügen einer neuen synchronisierten Tabelle die Option Datensatz in der Datenbibliothek nicht sehen, selbst wenn diese Base dem Unternehmen gehört.
  Beispiel: Nutzt jemand ein persönliches Konto, kann er*sie die Datensätze in der Datenbibliothek nicht sehen. Bestehende synchronisierte Tabellen werden ihm*ihr jedoch angezeigt.

Die Datensätze sind in der Datenbibliothek wie folgt geordnet:

• Verifizierte Datensätze werden zuerst angezeigt, dann nicht verifizierte Datensätze. 
• Innerhalb dieser beiden größeren Gruppierungen werden die Datensätze dann in dieser Reihenfolge angezeigt: zuerst die Datensätze, die vor kurzem veröffentlicht wurden, dann die Datensätze, deren Veröffentlichung am längsten zurückliegt.

Als Admin haben Sie folgende Möglichkeiten, um einen Datensatz an den Anfang der angezeigten Liste zu verschieben:

1. Das Entfernen des Datensatzes aus der Datenbibliothek.
   
2. Die erneute Veröffentlichung dieses Datensatzes.
3. Die erneute Verifizierung des Datensatzes.

• In der Datensatzvorschau werden die Gruppeneinstellungen der Ansicht genauso angezeigt wie in der Quelle des ursprünglichen Datensatzes.
• Wird ein Datensatz jedoch zu einer anderen Base hinzugefügt, werden diese Gruppeneinstellungen möglicherweise nicht berücksichtigt. 
• In diesem Fall müssen Sie die Gruppeneinstellungen, die im ursprünglichen Datensatz verwendet wurden, gegebenenfalls „neu aufbauen“. Wenn Sie nicht der*die Inhaber*in des Datensatzes sind, empfehlen wir Ihnen, sich mit ihm*ihr in Verbindung zu setzen, damit er*sie Sie dabei beraten kann, diese Einstellungen wiederzuherstellen.

Derzeit haben wir noch keine Limits festgelegt. 

• Standardmäßig können Datensätze von jedem Organisationsmitglied mit Erstellerberechtigung oder höher veröffentlicht werden. Admins können festlegen, dass nur Admins Datensätze im Admin Panel veröffentlichen können. 
• Nur der/die Admin(s) der Organisation kann/können einen Datensatz verifizieren.

Um Zugriff auf die Datenbibliothek einer Organisation zu erhalten, ist es erforderlich, dass die Benutzer*innen Mitglieder der Organisation sind (d. h. sie müssen bei einer einzigen Organisation angemeldet sein, mehr dazu hier). Ist ein*e Benutzer*in kein Organisationsmitglied oder kein*e Admin, kann er*sie die Bibliothek nicht sehen, wenn er*sie einer Base eine neue synchronisierte Tabelle hinzufügt. Dies ist auch dann der Fall, wenn die Base der Organisation gehört.

Standardmäßig wird ein Datensatz für die gesamte Organisation veröffentlicht. Herausgeber*innen können die Sichtbarkeit eines Datensatzes jedoch auf bestimmte Benutzergruppen im Veröffentlichungsprozess und bei der Bearbeitung eines veröffentlichten Datensatzes in der Bibliothek beschränken.

Admins können die Liste der Datensätze auf der Registerkarte „Datensätze“ im Admin Panel einsehen. Zudem haben sie die Möglichkeit, verschiedene Aktionen durchzuführen, um die Datensätze zu verwalten (z. B. Suchen, Filtern, Verifizieren, Verifizierung beenden, Metadaten ändern).

Die Datenverifizierung kann von Airtable Admins durchgeführt werden. 

Die Entscheidung, welche Datensätze als verifiziert gekennzeichnet werden sollen und wie die Verwaltung erfolgt, hängt in hohem Maße von den individuellen Bedürfnissen Ihrer Organisation ab. 

• Wichtig ist, dass mindestens ein*e Admin dieses Programm verantwortlich leitet – er*sie sollte für die Verifizierung bestehender Datensätze und deren Aktualität zuständig sein. 
• Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Admins mit der Qualität dieser Daten zufrieden sind. Sie sollten nicht das Gefühl haben, dass die Pflege der Daten mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist. Aus diesem Grund gibt es die Möglichkeit, eine*n Inhaber*in für einen Datensatz zu bestimmen.

Die Benutzer*innen müssen einen Link aktivieren und sicherstellen, dass die folgenden Einstellungen deaktiviert sind:

• Zwei-Wege-Synchronisation
• Passwortschutz
• E-Mail-Domain-Zugriff auf der Ansichtsebene (organisationsweite Beschränkungen für Domain Sharing sind in Ordnung)

Hat ein*e Benutzer*in einen Datensatz veröffentlicht, und aktiviert dann eine dieser Einstellungen, wird der veröffentlichte Datensatz in einen inaktiven Zustand versetzt und ein*e Benutzer*in oder Administrator*in muss die Synchronisierungseinstellungen neu konfigurieren, um ihn zu reaktivieren. 

Die Datensätze werden in den ursprünglichen Bases gespeichert, aus denen sie veröffentlicht wurden. Sie können alle veröffentlichten Datensätze im Admin Panel einsehen, einschließlich der Bases, mit denen sie synchronisiert wurden. 

Ja! Diese Vorgehensweise wird für Datensätze empfohlen, die bereits vielfach genutzt werden. Die Veröffentlichung in der Datenbibliothek erfolgt rückwirkend: 

• Durch die Veröffentlichung einer synchronisierten Ansicht in der Datenbibliothek ändert sich nichts für Bases, die diese Ansicht bereits verwenden.
• Admins erhalten hierdurch sofort einen besseren Einblick in ihre Datenumgebung, da diese Bases im Admin Panel als „verwendet den veröffentlichten Datensatz“ angezeigt werden. 

Nein, bestehende Synchronisierungen sind davon nicht betroffen. Mit der Funktion, einen Datensatz für bestimmte Gruppen zu veröffentlichen, wird lediglich die Sichtbarkeit des Datensatzes in der Bibliothek eingestellt. Wenn ein*e Benutzer*in diese Synchronisierung bereits verwendet, ändert sich für ihn*sie also nichts.

Airtable empfiehlt, innerhalb Ihrer Organisation klar zu definieren, wer der*die Inhaber*in eines Datensatzes ist. 

Wir verfolgen nur eine Quelle und alle mit dieser Quelle synchronisierten Bases. Das heißt, dass Synchronisierungen von Synchronisierungen (auch als „verkettete Synchronisierung“ bezeichnet) nicht im Admin Panel angezeigt werden. 

Ja. Veröffentlichte Datensätze werden automatisch aktualisiert, ebenso wie regelmäßige Synchronisierungen.

Die verifizierten Datensätze werden zuerst angezeigt, dann die veröffentlichten Datensätze. Innerhalb jeder dieser Gruppen werden die veröffentlichten Datensätze in absteigender Reihenfolge angezeigt.

Ja, so funktioniert die Airtable Synchronisierung.