Cómo empezar a usar las vistas de Airtable
  • 22 Dec 2023
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Cómo empezar a usar las vistas de Airtable

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Este artículo ofrece una descripción general de las vistas en Airtable: cómo usar el conmutador de vistas, buscar y crear nuevas vistas. Aquí, nos centramos principalmente en las vistas de cuadrícula (Para aprender más acerca de los otros tipos de vistas, consulta los artículos sobre todos los tipos de vistas). También puedes leer un artículo relacionado sobre compartir o incrustar una vista en un sitio web.

Introducción

Disponibilidad en planTodos los tipos de plan
Permisos
  • Propietarios/Creadores : pueden añadir, eliminar o modificar vistas. Además, pueden bloquear o desbloquear vistas, o eliminar las vistas personales de otros colaboradores.
  • Editores: pueden añadir, eliminar o modificar vistas.
  • Comentaristas: pueden añadir, eliminar o modificar vistas personales.
PlataformasWeb/navegador, app de Mac y app de Windows y apps móviles

¿Qué es una vista?

Las vistas son específicas de cada tabla individual de una base. Se pueden usar vistas para mostrar solamente campos o registros específicos, y aplicar otras configuraciones para gestionar la información de esa vista. Cada vista puede tener sus propias configuraciones únicas para ocultar, ordenar y filtrar registros dentro de una tabla. Se pueden crear hasta 1000 vistas por tabla en una base de datos.

Lo importante es entender que una vista es simplemente una forma diferente de ver los mismos datos subyacentes. Esto quiere decir que, si editas los datos de un registro mientras estás en una vista, esos datos cambiarán en todas las vistas, ya que todas están viendo el mismo registro. De hecho, cada vez que veas tus datos en Airtable, siempre estarás viéndolos a través de una vista. Incluso si ves los datos a través de la "vista de cuadrícula" predeterminada que viene con cada tabla nueva, seguirás viéndolos a través de una vista.

Como se acaba de mencionar, una vista de cuadrícula es el tipo de vista predeterminada de una base de datos de Airtable. Se parece mucho a una hoja de cálculo ya que los registros y los campos se organizan en filas y columnas, respectivamente. Esta vista de cuadrícula predeterminada no tendrá ningún campo oculto, registro filtrado, registro agrupado, ordenación de registros ni color de registros aplicado al principio. Como sugerencia de buenas prácticas, es bueno tener al menos una vista que no oculte campos ni filtre, agrupe, ordene ni coloree registros como referencia de todo el conjunto de datos de esa tabla en particular. Por ese motivo, lo más probable es que prefieras cambiar el nombre de la vista y realizar cualquier otra personalización en las vistas recién añadidas o duplicadas.

Los usuarios de los planes de pago de Airtable tienen acceso a dos funciones de vista prémium que permiten un mayor control sobre las configuraciones de vista en un contexto de equipo: vistas bloqueadas y vistas personales.

Uso de la barra lateral de vista

Información básica de la barra lateral de vista

La barra lateral de vista ayuda a navegar por todas las vistas de una tabla. Puedes abrir las funciones de la barra lateral de dos formas: pasando el cursor por encima del ícono de la vista para abrirla de forma desplegable o haciendo clic en el ícono de la vista para mantener la barra lateral abierta.

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NOTA
Si prefieres usar atajos de teclado, puedes cambiar rápidamente de vista pulsando ⇧⌘K, escribe el nombre de la vista a la que quieras navegar y pulsa Intro para cambiar a la vista de destino. También puedes cambiar la anchura de la barra lateral arrastrando el control de cambio de tamaño que aparece en el borde derecho de la barra lateral.
Crear una nueva vista

Para crear una nueva vista, abre el conmutador de vista y baja a la sección Crear... Luego, haz clic en la opción del tipo de vista que quieras crear. Si la sección de creación de vistas está contraída, tendrás que ampliarla.

Con la sección de creación de vista abierta, puedes pasar el cursor por encima de cada una de las opciones de vista para obtener una breve explicación de ese tipo de vista. Una vez que hayas elegido un tipo de vista, si haces clic en ese tipo, se abrirá el menú para crear la nueva vista. Ahora podrás elegir el tipo de permisos de la vista y asignarle un nombre. Para finalizar el proceso, haz clic en Crear nueva vista.

A continuación hemos creado una nueva vista de cuadrícula para realizar un seguimiento de todos nuestros proyectos actuales.

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Para obtener más información sobre la creación de vistas, consulta este artículo de ayuda.

NOTA
Cuando no vayas a crear una nueva vista, puedes contraer la barra lateral de creación de vistas si quieres disponer de más espacio en la pantalla.
Duplicar una vista

Duplicar vistas puede ayudarte a realizar pequeños ajustes en otras vistas ya existentes sin tener que volver a crear todas las condiciones de filtro, grupos, campos ocultos, etc.

NOTA
Duplicar vistas puede ser útil para probar nuevas configuraciones de vistas de calendario, formulario, línea de tiempo y Gantt.

En el siguiente ejemplo, queremos crear una nueva vista que solo muestre las tareas que se han completado. Simplemente haz clic en el menú desplegable junto a una vista en la barra lateral y haz clic en Duplicar vista.

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También puedes duplicar una vista haciendo clic en el ícono de tres puntos ... que aparece junto al nombre de una vista.

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Marcar una vista como favorita

Los usuarios de espacios de trabajo de planes de pago pueden destacar, o marcar como favoritas, las vistas que usen con más frecuencia para añadirlas a la sección Mis favoritos a la que pueden acceder fácilmente en la parte superior de la barra lateral de vista. 

  • Solo tú podrás ver las vistas que hayas añadido a tu sección Mis favoritos
  • Puedes destacar la vista personal de otra persona. Si desactivas la opción Mostrar las vistas personales de todos, esto no afectará a la visibilidad de la vista personal en la sección Mis favoritos
  • Puedes reorganizar las vistas dentro de la sección Mis favoritos con la misma función de arrastrar y soltar que se usa para reordenar las vistas. Pasa el cursor por encima de la vista que quieras mover y haz clic y arrastra el botón de reordenación para reorganizar esa vista.
  • No hay límite en el número de vistas que puedes marcar como favoritas, así que anímate a hacerlo.

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Eliminar una vista

Para eliminar una vista, haz clic en el menú de vista ... y selecciona Eliminar vista en la parte inferior del menú desplegable que aparece.

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Reordenar una vista

Para reordenar las vistas, haz clic en la flecha desplegable que aparece a la izquierda del nombre de la vista. Luego, desplázate a la izquierda de la vista que quieras mover. Haz clic y arrastra el botón de reordenación (que parece una pila de 2 líneas de 3 puntos) hasta el nuevo lugar.

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Buscar vistas

Si tu base tiene muchas vistas, te puede resultar útil usar la barra de búsqueda de vistas. Cuando haces clic en la flecha desplegable del conmutador de vista, puedes escribir un término de búsqueda donde dice Buscar una vista para encontrar la vista que quieres. Se devolverán coincidencias exactas y difusas de vistas para los términos de búsqueda que escribiste.

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Contraer la sección Crear vista

La sección Crear... de la barra lateral de vistas es plegable, lo que libera espacio en la pantalla para que puedas acceder fácilmente a todas tus vistas cuando no vayas a crear nuevas constantemente.

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Puedes cambiar la ampliación de la sección de creación de vistas haciendo clic en Crear... en la barra lateral de vista, como se muestra arriba.

Usar la sección Mis vistas

Ten en cuenta que deberás crear al menos una vista personal (solo planes Pro/Enterprise) para que aparezcan estas secciones de vistas más amplias. Estas secciones de vistas son una estructura organizativa de nivel superior que separará automáticamente las vistas esenciales en dos categorías generales: Mis vistas y Todas las vistas

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Para obtener más información sobre la sección Mis vistas, consulta este artículo de ayuda.

Uso del menú de vista

Cambiar el nombre de una vista

La forma más rápida de editar el nombre de una vista es hacer doble clic sobre ella; eso te permitirá editar rápidamente su nombre. Como alternativa, puedes hacer clic en el nombre de la vista para ampliar el menú de opciones de vista y luego seleccionar Cambiar nombre de vista.

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Copiar la configuración de una vista

Para personalizar una vista, se pueden hacer muchas cosas, como:

  • Mostrar u ocultar campos
  • (Re)organizar el orden en que aparecen los campos
  • Ajustar el alto de la filas
  • Añadir condiciones de filtro
  • Agrupar los registros
  • Aplicar ordenaciones
  • Aplicar colores a los registros (solo disponible en planes de pago)

Si configuraste una vista de una manera determinada (por ejemplo, aplicando condiciones de filtro, ordenación y grupos), puedes tomar esa configuración de una vista y aplicarla a otra. Para copiar la configuración de una vista desde otra vista: 

  1. Haz clic en el menú desplegable que aparece junto al nombre de la vista que estás viendo y selecciona la opción Copiar la configuración de otra vista.
  2. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrás elegir varios elementos de configuración para copiarlos desde otra vista.
  3. Usa el menú desplegable Elegir una vista para elegir la vista de destino desde la que quieras copiar las opciones de configuración.
  4. Después, selecciona las opciones de configuración que quieras copiar. 
  5. Cuando termines de configurar las opciones, haz clic en el botón azul Copiar configuración. Se aplicarán las opciones de configuración seleccionadas a la vista activa.

Recuerda lo siguiente:

  • Las distintas opciones de configuración de la vista que se pueden copiar varían en función del tipo de vista. Por ejemplo, como la vista de calendario no tiene registros agrupados, no se pueden copiar grupos a una vista de calendario o desde ella.
  • Solo se pueden copiar configuraciones de vistas dentro de la misma tabla.
Descargar una vista como CSV

Para exportar todos los registros en una determinada vista de cuadrícula a CSV abre el menú de vista, haz clic en el nombre de la vista y luego selecciona la opción del menú Descargar CSV. Esta función solo está disponible en nuestras aplicaciones web y de escritorio.

Puedes usar esta exportación como una forma de hacer una copia de seguridad de tus datos fuera de Airtable y en otro programa (como Excel o Google Sheets). Cuando descargues el archivo CSV, lo encontrarás en la ubicación de descarga predeterminada de tu dispositivo (aquí encontrarás más información para Mac y aquí para Windows).

Configurar el alto de la fila en las vistas

De forma predeterminada, una vista de cuadrícula muestra los registros a un alto de fila corto, diseñado para la máxima densidad de registros. Con el alto de fila corto, cada registro muestra una línea de texto y pequeñas miniaturas de los archivos adjuntos. Si quieres ver más texto e imágenes más grandes en los registros, puedes ajustar el alto de la fila a partir del ajuste corto predeterminado.

Hay cuatro opciones diferentes del alto de fila:

  • Corto (la opción más densa, y el alto predeterminado para las nuevas vistas)
  • Medio
  • Alto
  • Muy alto (la opción más espaciosa)

Para cambiar el alto de fila en la vista actual, haz clic en el conmutador de alto de fila en la barra de vista y selecciona el alto de fila deseado.

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Los altos de fila más cortos permiten ver más registros a la vez, mientras que los más grandes permiten ver más información por registro. En concreto, las filas de mayor altura mostrarán varias líneas de texto en los campos de texto, varias líneas de registros vinculados, varias líneas de opciones de campos de selección múltiple, varias líneas de colaboradores en los campos de colaboradores e imágenes más grandes.

Nota

Cambiar el alto de la fila no afecta al alto de los encabezados de campo, que no son ajustables en altura.

Si eres un usuario de un plan de pago con permisos de creador y quieres asegurarte de que la configuración del alto de fila que prefieres en una vista no se modificará por error, puedes bloquear la vista, y así ningún colaborador podrá alterar la configuración de una vista hasta que alguien con permisos de creador la desbloquee.


Preguntas frecuentes

¿Los recuentos de registros en las vistas cuentan para el total general de registros de la base?

No exactamente. Dado que las vistas están diseñadas para ofrecer información sobre los mismos datos, los mismos registros aparecerán en varias vistas. Los registros que aparezcan en varias vistas solo se contarán una vez. El recuento total de registros de una base se determina sumando el número de registros que hay en cada tabla. Una vista sin filtrar en una tabla indicará un recuento exacto del número de registros en esa tabla. Los propietarios de espacios de trabajo pueden navegar a la página de configuración del espacio de trabajo para supervisar el uso a nivel de base.

¿Puedo eliminar varias vistas al mismo tiempo?

No. Cada vista individual se debe eliminar de una en una como se indica en la sección anterior.

No veo la sección Mis favoritos en la barra lateral de mi vista, ¿dónde está?

La sección Mis favoritos solo aparecerá cuando tengas al menos una vista favorita.

¿Marcar una vista como favorita la elimina de su ubicación original en la barra lateral de vistas o en la sección de vistas?

Piensa en cada una de tus vistas favoritas como un acceso directo que vincula con la vista original. La vista original no se moverá ni se verá afectada por marcarla como favorita.

¿Puedo exportar la base completa?

Actualmente no es posible exportar una base completa. Es necesario descargar cada tabla de la base como su propio CSV. Dado que los archivos CSV son solo de texto, los archivos adjuntos también se deberán exportar por separado (más adelante encontrarás más información sobre cómo se incluyen los archivos adjuntos en la exportación CSV).

¿Qué información contiene la exportación CSV de una vista?

En la exportación se incluirán todos los valores de campo visibles en la vista. La información que no se incluye en la exportación son los comentarios a nivel de registro, las descripciones de campo, el contenido de la guía de base y los datos almacenados únicamente en extensiones (como la extensión Descripción).

¿Cómo se incluyen los archivos adjuntos en una exportación CSV de una vista?

Los campos de archivos adjuntos se incluirán en el archivo CSV como nombre de archivo y URL. A partir del 8 de noviembre de 2022, las URL de los archivos adjuntos obtenidos a través de la función de exportación CSV caducarán transcurridas unas horas. Lee más sobre este funcionamiento y conoce por qué es importante para la seguridad aquí.

¿Puedo usar la API para obtener una lista de las vistas que hay en una base?

Sí, con el terminal List views, se pueden devolver todas las vistas de una base, incluida la ID de la vista, el tipo de vista y el nombre, así como un par de parámetros opcionales más. Obtén más información aquí.


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