Acción de automatización de Airtable: enviar correo electrónico

Primero, configuraremos un desencadenante para que se active cuando un proyecto entre en la vista Completado. En nuestra base Seguimiento de proyectos, hemos creado previamente un filtro que solo permite que los proyectos de un campo de casilla de verificación completado entren en la vista Completado. Para hacerlo, elije la tabla/vista correspondiente dentro de la base y prueba el desencadenante. Después de probar correctamente, podemos pasar a configurar la acción.

Para configurar la acción Enviar un correo electrónico, haz clic en el botón azul + Añadir acción. Luego, haz clic en la opción Enviar un correo electrónico. Aparecerá un cuadro con opciones de configuración para añadir destinatarios, una línea de asunto y el cuerpo del mensaje.

La automatización puede enviar un mensaje personalizado que combine información tanto de registros anteriores de Airtable a los que se hace referencia en esta automatización (ya sea por el desencadenante o por acciones anteriores) como emojis, texto enriquecido y texto sin formato. Para insertar texto estático, como un único correo electrónico, ingresa el texto que desees directamente en la entrada.

Puedes hacer clic en el signo más azul y blanco para añadir valores dinámicos del registro desencadenante o de cualquier acción anterior. Además, puedes acceder a los valores de cualquier registro haciendo clic en la flecha desplegable Valores de campo.

Para ver un ejemplo de cómo puedes formatear los registros en forma de lista o de cuadrícula en un correo electrónico, que es especialmente útil para registros vinculados, consulta este artículo.

Si haces clic en la flecha desplegable Mostrar más opciones, podrás personalizar cuatro partes adicionales del correo electrónico automático que envíes, que incluyen CC, CCO, Nombre del remitente y Responder a. Durante el despliegue o la prueba, es una buena idea hacer CCO a tu propia dirección de correo electrónico. Puedes eliminar tu dirección de correo electrónico después de que se confirme que la automatización envía el correo electrónico correctamente.

El campo Nombre del remitente permite añadir un nombre personalizado, como tu empresa, en lugar de tu dirección de correo electrónico en el receptor del correo electrónico. Cabe señalar que en el correo electrónico seguirán apareciendo algunas etiquetas que indican "a través de Airtable".

Primero, confirma que los campos Para, Asunto y Mensaje están rellenados. Luego, en la esquina inferior izquierda del menú de configuración de la acción Enviar un correo electrónico, verás que puedes hacer clic en el botón Vista previa junto al botón Ejecutar prueba.

Si haces clic en esta opción, se mostrará una vista previa del correo electrónico para que puedas verificar que el formato o la estructura del correo electrónico aparecen de la forma que deseas. Hacer esto antes de probar la acción ayuda a evitar que se envíen varios correos electrónicos de prueba debido a actualizaciones de formato. También te permite ver a quién se está enviando el correo electrónico de prueba para que puedas avisarle sobre esto, si es necesario.

Una vez que el mensaje esté como quieres, debes hacer clic en Ejecutar prueba para asegurarte de que la acción funciona correctamente. Si la prueba se ejecuta correctamente, en este punto es conveniente comprobar que el correo electrónico de prueba se envió correctamente. Si es así, ya puedes activar la automatización para que tu notificación personalizada se envíe cada vez que se complete un proyecto.

Es importante destacar que los archivos adjuntos de Airtable son seguros, lo que significa que los tokens de imagen en línea de un campo de archivo adjunto en una base se renderizarán como un enlace que caduca en lugar de un enlace de imagen permanente. 

Esto quiere decir que cualquier imagen adjunta de Airtable incrustada en el cuerpo del mensaje caducará. Para evitar esto, deberás usar imágenes públicas insertadas en línea con HTML. En estos casos, en vez de almacenar la imagen en un campo de archivo adjunto de Airtable, deberás almacenar la URL disponible públicamente en un campo de URL que se puede insertar en el cuerpo del mensaje dinámicamente.

1. Imagen en línea ⇢ HTML
   1. Para las imágenes públicas, puedes incluir una imagen estática en línea usando una etiqueta de imagen HTML. <img src="https://picsum.photos/200">
   2. Si has almacenado la URL de una imagen pública en un campo de la base, puedes insertar el token de URL de ese campo para que aparezca dinámicamente una imagen en línea en el cuerpo del mensaje. Se verá de la siguiente manera en el cuerpo del mensaje, donde URL pública de la imagen es el nombre del campo donde almacenas esas URL:
      
2. Hipervínculo a la URL de un archivo adjunto ⇢ Markdown
   
   1. Inserta una URL y un formato con Markdown: [Text](URL)
3. Desencadenar registro (imagen en miniatura)⇢ Se renderiza como lista HTML
   1. Inserta solo el campo de archivo adjunto (u otros, si deseas). Cada registro debería tener un archivo adjunto en su respectiva celda del campo de archivo adjunto para que se muestre en el correo electrónico.
4. Encontrar registros (imagen en miniatura)⇢ Se renderiza como cuadrícula HTML
   1. Inserta solo el campo de archivo adjunto (u otros, si deseas).
   2. Con este método puedes encontrar un registro específico con un archivo adjunto en otra tabla y enviar el mismo archivo adjunto en todos los correos electrónicos.

1. Buscar registros ⇢ Insertar la lista de valores de campo, campo de archivo adjunto, acoplar en el campo de archivo adjunto de la acción Enviar correo electrónico

Por el momento, no es posible eliminar la marca de Airtable o añadir una marca personalizada propia a los correos electrónicos enviados a través de la acción de enviar correo electrónico.

No en este momento. En la mayoría de los casos, si la automatización se ejecutó correctamente, significa que nuestro servidor de correo al menos pudo enviar correctamente el correo electrónico al destinatario, pero eso no confirmará si el correo electrónico terminó o no en una carpeta de correo no deseado o basura.

Quienes no sean usuarios solo podrán recibir correos electrónicos automatizados de esta acción de automatización en los espacios de trabajo de planes de pago. Actualmente, los espacios de trabajo del plan gratis están limitados a enviar correos electrónicos solo a colaboradores con correos electrónicos verificados. Sin embargo, a diferencia de la acción Enviar correo electrónico (a través de Airtable), los usuarios del plan gratis pueden usar la acción Gmail: Enviar correo electrónico o Outlook: Enviar correo electrónico para enviar correos electrónicos a quienes no sean colaboradores.

Todos los mensajes de correo electrónico se mostrarán como de Airtable Automations en esta dirección de correo electrónico: noreply+automations@airtableemail.com. Sin embargo, puedes especificar un nombre del remitente y una dirección de correo electrónico de respuesta personalizados. Estos aparecerán en el correo electrónico como Nombre del remitente (a través de Airtable).

La hora a la que se enviará un correo electrónico mediante esta acción de automatización la determina el desencadenante elegido. Si deseas enviar correos electrónicos a una hora específica o dentro de un plazo determinado, consulta nuestro artículo sobre el desencadenante de automatización A una hora programada.

Asegúrate de que cada uno de los colaboradores ha verificado los correos electrónicos conectados a sus cuentas de Airtable. Cuando se crea una nueva cuenta de Airtable, se debe recibir un correo electrónico de Airtable con un enlace para verificar el correo electrónico.

Si estás intentando enviar un correo electrónico a una dirección de correo electrónico válida, pero sigues recibiendo el error "dirección de correo electrónico no válida", puede tratarse de un problema con nuestro servicio de correo electrónico subyacente. La forma más rápida de solucionarlo es que el propietario del correo electrónico se registre en una cuenta de Airtable con esa dirección de correo electrónico y luego verifique esa dirección de correo electrónico con nuestro sistema.

Para garantizar que los mensajes tengan el formato deseado, admitimos el uso de sintaxis de Markdown y diversas etiquetas HTML. Actualmente se pueden usar las siguientes etiquetas HTML: <b>,<br> <u>, <strong>, <em>, <img>, <a> y <span>. También se puede incluir CSS en línea añadiendo un atributo style a las etiquetas HTML.

Probablemente, la causa es que el campo de correo electrónico del registro de prueba está en blanco. Si sabes cómo determinar el registro de prueba, podrás usar esa información para diagnosticar el problema y encontrar una solución.