So erstellen Sie ein Formular in Airtable

Ob Produkt-Feedback, Stellenbewerbung oder neue Projektanfragen – all das sind wichtige Informationen, die Sie von anderen erfassen müssen und für Ihre Arbeit entscheidend sind. Mit Airtable Formularen können Sie Informationen von jeglichen Personen mit einem passenden Formular erheben, das sich direkt in Ihre Workflows einfügt. In diesem Leitfaden lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie Airtable Formulare erstellen, anpassen und teilen. Wenn Sie den Leitfaden durchgelesen haben, wissen Sie, wie Sie Informationen von anderen erheben und verwenden – alles per Airtable. 

Einführung

Schritt 1: Formular erstellen

Behandelte Konzepte: Tabelle,Bearbeiter*in eines Formulars, Feld

Bei der Erfassung von Informationen von Teammitgliedern oder externen Beteiligten kann man schnell den Überblick verlieren. Ob Sie Stellenbewerbungen durchsehen oder Projektanfragen erhalten – Sie müssen viele Details im Blick behalten und dürfen nichts Wichtiges übersehen. 

Mit strukturieren Formularen, die jedes Detail bei jeder Übermittlung erfassen, erleichtern Sie sich die Arbeit in nur wenigen Minuten. Angenommen, Sie sammeln Inhaltsanfragen von Ihrem Team. Mit Airtable können Sie ein individuelles Formular erstellen, das die Übermittlungen aus jeder neuen Anfrage standardisiert und auf diese Weise sicherstellt, dass Sie über den gesamten Kontext verfügen, den Sie benötigen, um sofort mit der Arbeit zu beginnen. 

Die Informationserhebung vereinfachen

Eine Tabelle enthält eine Liste an Elementen desselben Typs – etwa Personen, Ideen oder Projekte. Was Sie in Ihrer Tabelle organisieren, hängt von Ihrem Workflow ab. Aktuell verfügt die Base Inhaltskalender über eine Reihe von Tabellen, die verschiedene Ebenen des Workflows abdecken: Inhalts-Pipeline, Kampagnen, Teams und Materialien.

Tabellen, in denen Sie neue Informationen erfassen und sammeln möchten, eignen sich perfekt für Airtable Formulare. Mit einem Formular können Sie von allen Quellen Informationen erfassen und automatisch in den Tabellen Ihrer Base speichern. Die Inhalts-Pipeline verfolgt zum Beispiel eine Liste aller Inhalte: Sobald ein Formular in dieser Tabelle erstellt wird, werden neue Übermittlungen neben den bestehenden Inhalten in dieser Tabelle veröffentlicht. 

→ Entscheiden Sie, in welcher Tabelle Sie neue Informationen sammeln möchten. In diesem Leitfaden können Sie mithilfe dieser Vorlage für den Inhaltskalender mitmachen oder Ihre eigene Vorlage erstellen. Hierfür sind dieselben Schritte wie zur Erstellung eines Formulars nötig – unabhängig von Ihrem Workflow!

Ein neues Formular erstellen

Erstellen Sie im Handumdrehen ein maßgeschneidertes Formular für Ihre Arbeitsweise, indem Sie eine Formularansicht zu der Tabelle hinzufügen, in der Sie die neuen Informationen erfassen möchten. Die Angaben, die Sie in Ihrem Workflow nachverfolgen, sind einzigartig. Damit Sie nicht jedes Mal ein neues Formular erstellen müssen, erstellt Airtable die Formulare automatisch basierend auf den Feldern, die Sie Ihrer Tabelle bereits hinzugefügt haben. 

Sie können relevanten, strukturierten Input erhalten, indem Sie Feldarten mit den Schlüsselinformationen verknüpfen, die Sie in das Formular aufnehmen möchten. Sie können wichtige Termine mit Datumsfeldern erfassen, Dateien wie Bilder oder PDFs in Anhangsfeldern sammeln oder Übermittler*innen per Einzelauswahlfeld aus einer Drop-down-Liste auswählen lassen. Wenn Sie weitere Informationen aufnehmen müssen, können Sie per + Neues Feld zu dieser Tabelle hinzufügen  im Formular-Builder weitere Felder hinzufügen. 

→ Erstellen Sie jetzt Ihr eigenes Formular! Navigieren Sie zu der Tabelle, in der Sie Informationen sammeln möchten, erweitern Sie die Ansichtsleiste und wählen Sie unter Ansicht erstellen Formular + aus. Sobald Sie das Formular erstellt haben, können Sie es benennen – der Name des Formulars sollte seinen Zweck beschreiben, etwa „Stellenbewerbungsformular“ oder „Formular für neue Inhaltsanfragen“.

Schritt 2: Formular anpassen

Behandelte Konzepte:Formularfelder anpassen, bedingte Formularfelder

Erschweren Sie sich die Arbeit nicht unnötig durch lange oder unübersichtliche Formulare. Egal, was Sie erfassen möchten: Sorgen Sie für ein einfaches, übersichtliches Formular, damit es alle, an die Sie es senden, leicht ausfüllen können. 

Jetzt, da Sie Ihr neues Formular erstellt haben, können Sie anpassen, was die übermittelnden Personen sehen und wie sie damit interagieren können. Sie können Airtable Formulare im Formular-Builder an Ihre Anforderungen anpassen – das ist eine individuell bearbeitbare Drag-and-drop-Version Ihres Formulars, das Ihnen zeigt, was die übermittelnden Personen nach der Freigabe sehen. 

Mit angepassten, relevanten Felder Übermittler*innen eine bessere Übersicht geben

Ihr Formular enthält verschiedene Felder. Mit Airtable Formularen können Sie anpassen, welche Felder in Ihrem Formular sichtbar sind, wie diese aussehen und in welcher Reihenfolge sie angezeigt werden. 

Mit der Erstellung eines neuen Formulars werden alle Felder Ihrer Tabelle im Formular-Builder angezeigt. Sie legen fest, was Ihre Besucher*innen sehen können und in welcher Reihenfolge, indem Sie die Felder im Formular-Builder verschieben. Zeigen Sie nur die Felder an, die für die Personen, die Daten in das Formular eintragen, relevant sind, indem Sie unwichtige Felder ausblenden. Verschieben Sie dann die Felder mit hoher Priorität im Formular nach oben, damit diese zuerst sichtbar sind, wenn das Formular geöffnet wird. 

 → Blenden Sie Felder aus oder ändern Sie ihre Reihenfolge im Formular! Um ein Feld auszublenden, klicken Sie auf den Feldnamen und ziehen Sie es auf dem Bildschirm nach links. Um die Reihenfolge der Felder zu ändern, die den übermittelnden Personen angezeigt wird, wählen Sie den Verschiebebalken neben dem Feld und ziehen es über oder unter andere Felder. 

Nun, da Sie festgelegt haben, welche Felder im Formular angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass die Übermittler*innen den nötigen Kontext erhalten, um den passenden Text einzufügen. Sie können für jedes Feld in Ihrem Formular Namen und Hilfetext anpassen. So können Sie den Feldnamen zum Beispiel als Frage formulieren, die die übermittelnden Personen beantworten sollen. Änderungen am Anzeigenamen im Formular beeinflussen nicht den Feldnamen in Ihrer Base. 

→ Legen Sie los und passen Sie die Felder Ihres Formulars an! Fügen Sie individuelle Feldnamen hinzu, indem Sie das Feld auswählen und seine Überschrift anpassen. 

Formulare durch Pflichtfelder und Bedingungslogik übersichtlicher gestalten

Bei mehreren Feldern in Ihrem Formular ist es für die Übermittelnden wichtig zu wissen, welche Felder sie ausfüllen und auf worauf sie besonders achten sollen. Sie können daher nicht nur das Erscheinungsbild Ihres Formulars anpassen, sondern es mit Pflichtfeldern und konditionellen Formularfeldern außerdem übersichtlicher gestalten. 

Teilen Sie den Übermittelnden mit, welche Felder am wichtigsten sind, indem Sie Pflichtfelder aktivieren – wenn ein Pflichtfeld aktiviert wird, muss dieses Feld ausgefüllt werden, damit das Formular erfolgreich übermittelt werden kann.

→ Legen Sie wichtige Felder in Ihrem Formular als Pflichtfelder fest. Um ein Feld als Pflichtfeld festzulegen, aktivieren Sie oben rechts den Umschalter neben Erforderlich. Dann wird das Formularfeld mit einem ein rotes Sternchen markiert, das den Übermittelnden anzeigt, dass dieses Feld ausgefüllt werden muss. 

Mit konditionellen Feldern können Sie das Formular übersichtlicher gestalten und Zeit sparen. Konditionelle Formularfelder ermöglichen es, Felder in einem Formular in Abhängigkeit der Werte anzuzeigen, die die Übermittelnden in einem vorhergehenden Feld angegeben haben. So können Sie zum Beispiel weiteren Kontext abfragen, wenn als Kanal „Website“ ausgewählt wurde. Wenn Sie bedingte Felder eingerichtet haben, erscheint das Kontextfeld, wenn bei der Übermittlung „Website“ in der Drop-down-Liste des Formulars auswählt wird.Wenn diese Konditionen nicht erfüllt sind, werden der übermittelnden Person keine unnötigen Felder angezeigt und sie kann das Formular schneller ausfüllen.

→ Versuchen Sie, Ihrem Formular ein konditionelles Feld hinzuzufügen! Um zu beginnen, wählen Sie „Feld nur anzeigen, wenn Bedingungen erfüllt sind“ in dem Konditionsfeld aus, das Sie basierend auf den von Ihnen festgelegten Bedingungen anzeigen möchten. Testen Sie aber vorher, ob die Bedingungen wie gewünscht funktionieren – um Ihr Formular live zu testen, rufen Sie Formular öffnen oben links auf und probieren es aus. 

Formular mit Logo oder Titelbild aufwerten

Verschönern Sie Ihr Formular, indem Sie ihm mit einem Titelbild eine persönliche Note verleihen oder Ihr Firmenlogo hinzufügen. Diese Möglichkeit ist bei unseren Premium-Abos verfügbar. 

 → Um ein Titelbild hinzuzufügen, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Überschrift neben Titelbild hinzufügen, laden das gewünschte Bild hoch und passen es durch Zuschneiden und Drehen an die gewünschte Größe an. Um ein Logo hinzuzufügen, wählen Sie Logo hinzufügen aus und laden das Bild direkt über den Dialog hoch. 

Schritt 3: Formular teilen und Übermittlungen sammeln

Behandelte Konzepte:Link für geteilte Ansichten, Ansicht

Jetzt, da Ihr Formular erstellt ist, können Sie starten! Erheben Sie Daten, indem Sie Ihr Formular freigeben. Sie können es mit Personen innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens teilen – von anderen Teams bis zu externen Partnern und Personen rund um den Globus. Sobald die ersten Übermittlungen eingehen, können Sie die Daten prüfen, aktualisieren und verwenden – alles mit Airtable!  

Formular mit allen gewünschten Personen teilen

Über den Freigabelink Ihres Formulars können alle Personen, mit denen Sie den Link teilen, Anfragen direkt an Ihre Base übermitteln – sie müssen sich dazu nicht bei Airtable anmelden. 

Um Ihr Formular zu teilen, wählen Sie in der Ansichtsleiste Formular teilen aus. Damit wird eine eindeutige URL für Ihr Formular erstellt, die Sie dann kopieren und an beliebige Personen weitergeben können. Über die Option „Vorschau“ können Sie das Formular vor der Freigabe anzeigen und testen. 

Wenn Ihr Formular vertrauliche Informationen enthält, können Nutzer*innen von Pro- und Enterprise-Abos per Passwort oder Einschränkung auf bestimmte E-Mail-Domains für mehr Sicherheit sorgen.

Sobald Sie Ihr Formular freigegeben haben, können die Übermittlungen eingehen! Behalten Sie jede neue Übermittlung im Blick, indem Sie Ihre Formulareinstellungen nach der Übermittlung anpassen. Sie können festlegen, dass Ihnen bei Übermittlung eines Formulars eine E-Mail gesendet oder Ihnen eine Nachricht angezeigt wird, oder die Übermittelnden auf eine eigene URL umleiten.

→ Um einzustellen, was nach der Übermittlung eines Formulars passieren soll, navigieren Sie in den unteren Bereich des Formular-Builders. Hier können Sie die für Sie passende Option auswählen. 

Organisation und Überprüfung von Übermittlungen anpassen

Über ein Formular können Sie Stellenbewerbungen, neue Inhaltsanfragen oder Feedback direkt in Ihrer Base und an zentraler Stelle sammeln. Wenn jemand Informationen in Ihr Formular einträgt, wird dies automatisch als neuer Datensatz in Ihrer Tabelle angezeigt. Erstellen Sie eine gefilterte Ansicht, die Ihnen eine Liste ausschließlich neuer Übermittlungen anzeigt, oder zeigen Sie die Einträge zusammen mit vorhandenen Daten an. 

→ Nutzen Sie Übermittlungen für Ihren Workflow, indem Sie sie in Ihrer Tabelle prüfen. Mit der Übermittlung des Formulars wird in Echtzeit ein neuer Datensatz in der Tabelle angezeigt, in der Sie das Formular erstellt haben. Verwenden Sie neue Übermittlungen sofort, indem Sie Feldwerte aktualisieren und zum Beispiel ihren Status ändern. 

Zusammenfassung

Super gemacht! Sie haben drei wichtige Schritte durchgeführt, um Formulare in Airtable zu erstellen:

✓ Als Erstes haben Sie ein Formular erstellt, in dem alles, was Sie wissen möchten, erfasst wird.

✓ Danach haben Sie Ihr Formular angepasst und dadurch einfacher und übersichtlicher gestaltet.

✓ Zuletzt haben Sie das Formular mit allen geteilt, die es benötigen, und die Übermittlungen an zentraler Stelle überprüft. 

Mit Ihrem angepassten Formular können Sie nun Informationen überall und von allen gewünschten Personen erfassen und in Ihren Workflow integrieren. Ob Erstellung, Anpassung oder Freigabe – Sie können nun mit einem Formular in Airtable alle wichtigen Daten erfassen.