Comment créer un formulaire dans Airtable

Qu’il s’agisse d’avis sur un produit, d’une candidature à un poste ou de nouvelles demandes de projets, vous devez recueillir de précieuses informations essentielles pour votre travail. Les formulaires Airtable vous permettent de le faire auprès du plus grand nombre grâce à un formulaire personnalisé qui s’intègre directement à votre workflow. Dans ce guide, vous découvrirez toutes les étapes pour créer, personnaliser et partager un formulaire Airtable. Après l’avoir lu, vous saurez comment recueillir des informations auprès du public et comment les exploiter, le tout sans quitter Airtable. 

Introduction

Étape 1 : créer un formulaire

Concepts abordés : tableau, éditeur de formulaire, champ

Recueillir des informations auprès de vos collègues ou d’intervenants extérieurs peut vite devenir chaotique. Que vous examiniez des candidatures ou receviez des demandes de projet, vous devez jongler avec beaucoup de données et ne devez passer à côté d’aucun renseignement important. 

Rationalisez votre travail en quelques minutes grâce à un formulaire structuré qui capture tous les détails à chaque envoi. Imaginez que vous recueilliez des demandes de contenu envoyées par toute votre équipe. Avec Airtable, vous pouvez créer un formulaire personnalisé pour standardiser les données de chaque nouvelle demande, afin de disposer de tout le contexte nécessaire pour vous mettre au travail immédiatement. 

Rationaliser la collecte d’informations

Un tableau contient une liste d’éléments du même type (personnes, idées, projets…), et la manière dont vous les organisez dans le tableau dépend de votre workflow. Actuellement, la base Calendrier de contenu offre plusieurs tableaux pour suivre différentes dimensions de ce workflow : pipeline de contenu, campagnes, équipe et ressources.

Dans les tableaux où vous souhaitez capturer ou recueillir de nouvelles informations, vous avez tout intérêt à créer un formulaire Airtable. Un formulaire vous permet de solliciter tout le monde et d’enregistrer automatiquement les données dans n’importe quel tableau de votre base. Par exemple, le tableau Pipeline de contenu permet de suivre tout le contenu. Une fois un formulaire créé dans ce tableau, les nouvelles réponses apparaissent à côté du contenu existant. 

→ Décidez dans quel tableau recueillir les nouvelles informations. N’hésitez pas à suivre ce guide en utilisant ce modèle de calendrier de contenu, ou créez-en un autre. Les étapes de création de formulaires restent les mêmes quel que soit votre workflow.

Créer un formulaire

Créez en un instant un formulaire adapté à votre façon de travailler en ajoutant une vue de formulaire au tableau dans lequel vous souhaitez capturer de nouvelles informations. Les données que vous suivez dans votre workflow sont uniques : pour ne pas vous obliger à partir de zéro, les formulaires Airtable sont automatiquement générés en fonction des champs que vous avez déjà ajoutés à votre tableau. 

Vous obtenez ainsi des données pertinentes et structurées en mettant en correspondance des types de champs enrichis et les informations clés que vous cherchez à capturer dans votre formulaire. Capturez des dates importantes avec un champ de date, collectez des fichiers tels que des images ou des PDF avec un champ de pièce jointe, ou demandez aux utilisateurs de choisir une valeur dans une liste déroulante avec un champ de sélection unique. Pour capturer des informations supplémentaires, vous pouvez ajouter d’autres champs en sélectionnant + Ajouter un champ au tableau dans l’éditeur de formulaire. 

→ Lancez-vous et créez votre propre formulaire. Accédez au tableau dans lequel vous souhaitez recueillir des informations, développez la barre latérale de la vue, puis sélectionnez Formulaire + sous Créer une vue. Après avoir créé le formulaire, donnez-lui un nom qui reflète sa fonction (par exemple, « formulaire de candidature » ou « formulaire de demande de nouveau contenu »).

Étape 2 : personnaliser le formulaire

Concepts abordés :champs de formulaire personnalisés, champs de formulaire conditionnels

Ne laissez pas des formulaires trop longs ou confus entraver votre travail. Quelles que soient les données à recueillir, veillez à ce que votre formulaire reste simple et clair afin que les personnes concernées puissent le remplir facilement. 

Après avoir créé le formulaire, vous pouvez en personnaliser l’apparence et les interactions proposées aux utilisateurs. Vous pouvez adapter un formulaire Airtable à vos besoins spécifiques dans l’éditeur de formulaire, une version personnalisable et modifiable par glisser-déposer de votre formulaire, fidèle à ce que verront les utilisateurs après le partage. 

Éviter toute ambiguïté avec des champs pertinents et personnalisés

Votre formulaire contient différents champs. Avec les formulaires Airtable, vous pouvez choisir les champs visibles, leur apparence et leur ordre d’affichage. 

Lors de la création d’un formulaire, tous les champs de votre tableau sont affichés dans l’éditeur de formulaire. Choisissez ceux que les utilisateurs verront, ainsi que leur ordre d’affichage par glisser-déposer dans l’éditeur de formulaire. Ne conservez que les champs pertinents et masquez tous les autres. Ensuite, déplacez les champs prioritaires en haut afin que les utilisateurs les voient en premier à l’ouverture du formulaire. 

 → Masquez des champs et réorganisez le formulaire. Pour masquer un champ, cliquez sur son nom et faites-le glisser à gauche de l’écran. Pour modifier l’ordre d’affichage des champs, sélectionnez la poignée à côté du nom du champ et déplacez celui-ci au-dessus ou au-dessous des autres champs. 

Maintenant que vous avez choisi les champs visibles dans le formulaire, assurez-vous que les utilisateurs disposent du contexte nécessaire pour répondre en ajoutant du texte personnalisé. Vous pouvez ajouter un nom personnalisé ou des instructions pour n’importe quel champ du formulaire. Par exemple, vous pouvez formuler le nom du champ sous forme de question pour obtenir une réponse. Les modifications apportées au nom d’affichage dans le formulaire n’ont aucun impact sur le nom des champs dans votre base. 

→ Lancez-vous et commencez à personnaliser les champs de votre formulaire. Pour ajouter des noms de champs personnalisés, sélectionnez le champ et mettez à jour son en-tête. 

Focaliser l’attention avec des champs obligatoires et une logique conditionnelle

Si votre formulaire contient beaucoup de champs, il est important de focaliser l’attention des utilisateurs et de les aider à identifier les champs à renseigner impérativement. En plus de personnaliser l’apparence du formulaire, vous pouvez le rendre plus clair en ajoutant des champs obligatoires et des champs conditionnels. 

Aidez les utilisateurs à identifier les champs à remplir impérativement en activant les champs obligatoires. Il devient alors impossible d’envoyer le formulaire tant qu’un champ obligatoire n’est pas renseigné.

→ Rendez les champs importants obligatoires. Pour rendre un champ obligatoire, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton à bascule à côté de l’option Requis en haut à droite. Le champ apparaît alors avec un astérisque rouge dans le formulaire, indiquant aux utilisateurs qu’il est obligatoire. 

Focalisez l’attention et faites gagner du temps aux personnes qui remplissent votre formulaire en ajoutant des champs conditionnels. Les champs conditionnels vous permettent d’afficher les champs d’un formulaire en fonction des valeurs que l’utilisateur a choisies dans les champs précédents. Par exemple, vous souhaiterez peut-être obtenir davantage de contexte si le canal choisi est « site web ». Avec des champs conditionnels, lorsque l’utilisateur choisit « site web » dans la liste déroulante du formulaire, le champ de contexte apparaît. Si ces conditions ne sont pas remplies, l’utilisateur ne voit pas les champs superflus et peut remplir le formulaire plus vite.

→ Essayez d’ajouter un champ conditionnel à votre formulaire. Pour commencer, activez l’option « Afficher le champ uniquement lorsque les conditions sont remplies » pour le champ conditionnel à afficher selon les critères définis. Vérifiez que les conditions fonctionnent comme prévu : pour tester le formulaire en ligne, accédez à Ouvrir le formulaire en haut à gauche de la vue et essayez-le. 

Personnaliser votre formulaire avec votre logo ou une image de couverture

Accordez votre formulaire à votre image de marque en y ajoutant une image de couverture ou le logo de votre entreprise (option disponible avec un forfait premium). 

 → Pour ajouter une image de couverture, cliquez n’importe où dans l’en-tête à côté de l’option Ajouter une image de couverture, chargez l’image de votre choix, puis recadrez-la ou faites-la pivoter dans le sélecteur d’image pour obtenir les dimensions souhaitées. Pour ajouter un logo, cliquez sur le bouton Ajouter un logo et chargez l’image directement dans la boîte de dialogue. 

Étape 3 : partager le formulaire et recueillir les réponses

Concepts abordés :lien vers une vue partagée, vue

Votre formulaire est prêt. Partagez-le pour commencer à recueillir des informations. Vous pouvez le partager avec des personnes en interne ou en externe (d’autres équipes, des partenaires externes ou n’importe qui partout dans le monde). Lorsque vous recevez les premières réponses, vous pouvez examiner ces informations, les mettre à jour et prendre des mesures en conséquence, le tout sans quitter Airtable.  

Partager le formulaire avec le public de votre choix

Toute personne ayant accès au lien de partage de votre formulaire peut envoyer des réponses directement dans votre base, sans pour autant s’inscrire sur Airtable. 

Pour partager votre formulaire, sélectionnez Partager le formulaire dans la barre de la vue. Vous obtenez alors une URL unique pour votre formulaire, que vous pouvez copier et envoyer aux destinataires de votre choix. Cliquez sur l’option « Aperçu » pour prévisualiser et tester le formulaire qui sera envoyé. 

Si le formulaire contient des informations sensibles, les utilisateurs des forfaits Pro ou Enterprise peuvent le protéger à l’aide d’un mot de passe ou en conditionner l’accès à un domaine de messagerie spécifique.

Une fois le formulaire envoyé, vous commencerez à recevoir des réponses. Pour ne manquer aucune réponse, personnalisez les paramètres de formulaire post-envoi : pour chaque formulaire renvoyé, vous pouvez faire en sorte de recevoir un e-mail dans votre boîte de réception, d’afficher un message personnalisé ou de rediriger l’utilisateur vers une URL personnalisée.

→ Pour personnaliser les opérations consécutives à l’envoi d’un formulaire, accédez à la partie inférieure de l’éditeur de formulaire. Choisissez alors les options qui répondent à vos besoins. 

Personnaliser l’organisation et l’examen des nouvelles réponses

Les formulaires vous permettent de recueillir des candidatures, des demandes de nouveau contenu ou des avis directement dans votre base, le tout en un seul et même endroit. Lorsqu’une personne envoie des informations via votre formulaire, celles-ci s’affichent automatiquement en tant que nouvelle entrée dans votre tableau. Créez une vue filtrée pour afficher seulement les nouvelles réponses ou bien les réponses associées à des tâches en cours. 

→ Traitez les réponses dans votre workflow en les examinant dans votre tableau. Lors de l’envoi d’un formulaire, une nouvelle entrée apparaît en temps réel dans le tableau dans lequel vous avez créé le formulaire. Traitez immédiatement les nouvelles réponses en mettant à jour les valeurs des champs, par exemple en modifiant le statut. 

Récapitulatif

Bon travail ! Vous avez effectué les trois principales étapes de création d’un formulaire dans Airtable :

✓ Tout d’abord, vous avez créé un formulaire pour recueillir les informations dont vous avez besoin.

✓ Ensuite, vous avez personnalisé le formulaire, en rendant sa navigation simple et claire.

✓ Enfin, vous avez partagé le formulaire avec les personnes concernées et examiné leurs réponses, le tout en un seul et même endroit. 

Avec votre formulaire personnalisé, vous pouvez dès maintenant recueillir des données clés auprès de tout le monde, n’importe où, directement dans votre workflow. De la création au partage, en passant par la personnalisation, obtenez sans plus attendre de précieuses informations grâce à un formulaire dans Airtable.