Usuarios: panel de administración de Enterprise en Airtable

La página Usuarios del panel de administración permite a los admins de Airtable gestionar y ver información sobre el uso de Airtable con un enfoque en los usuarios de la organización.

Descripción de usuarios

La página de usuarios permite a los admins ver:

• • • La cantidad total de usuarios activos asociados al plan Enterprise de la organización, incluidos los usuarios externos
    • Un desglose de usuarios por tipo de licencia ¹
    • Las invitaciones de usuarios pendientes
    • Una lista de todos los usuarios de la organización
    • El nombre y la dirección de correo electrónico de cada usuario
    • Detalles adicionales del usuario en una ventana separada
    • Identificación del usuario como interno/dado de alta (no se muestra ninguna etiqueta), externo, administrador o desactivado
    • La última fecha de actividad de un usuario concreto ²
    • La fecha en la que se unió el usuario
    • El tipo de puesto de pago de cada usuario ³
    • Una columna del centro de costos para fines contables 
    • El nivel de acceso de los enlaces para compartir de un usuario ⁴

La página de usuarios permite a los admins realizar las siguientes acciones:

• • • Invitar a nuevos usuarios
    • Buscar, ordenar y filtrar los resultados de varias maneras
    • Descargar un CSV de la lista de usuarios que se muestra
    • Editar el correo electrónico de un usuario
    • Cerrar todas las sesiones del usuario en las que esté conectado en ese momento
    • Revocar el acceso de admin de un usuario ⁵
    • Desactivar un usuario ⁶

¹ Esta encabezado no se mostrará para las organizaciones que no hayan renovado su contrato con Airtable a partir de noviembre de 2021.
² La última actividad se actualiza cuando un usuario realiza una acción admisible en un espacio de trabajo propiedad de la empresa
.³ Las organizaciones que aún no hayan firmado un nuevo contrato de facturación con nosotros sólo podrán ver si el usuario es facturable o no.
⁴ Esta columna no se mostrará para las organizaciones que no hayan renovado su contrato con Airtable a partir de noviembre de 2021.
⁵ Un admin no puede revocar sus propios permisos de admin.
⁶ Un admin no puede desactivar su propia cuenta de usuario. 

Invitar usuarios

Los admins pueden invitar rápidamente a usuarios nuevos y existentes a bases o espacios de trabajo específicos haciendo clic en el botón Invitar usuarios que aparece en la parte superior derecha de la página de usuarios.

Si haces clic en este botón, se abrirá una ventana emergente de invitación a colaboradores en la que los admins pueden escribir una sola dirección de correo electrónico o copiar/pegar varias direcciones de correo electrónico. Ten en cuenta que el límite de direcciones de correo electrónico a las que se puede invitar a la vez es de 1000.

Después de añadir una o más direcciones de correo electrónico, haz clic en el menú desplegable Buscar un espacio de trabajo o una base para desplazarte o buscar un espacio de trabajo o una base a la que quieras invitar a los nuevos usuarios.

Después de seleccionar una base o un espacio de trabajo, aparecerá un menú desplegable de permisos.

Por último, se puede añadir un mensaje personalizado a la invitación por correo electrónico. De este modo, los admins pueden compartir más información con los invitados.

Así aparecerá la invitación en la bandeja de entrada del correo electrónico del usuario pendiente:

Pestaña de invitaciones pendientes

La pestaña de invitaciones pendientes muestra una lista de personas que han sido invitadas a usar Airtable y aún no tienen cuentas de Airtable.

Los admins pueden buscar usuarios por correo electrónico, ver cuándo se invitó al usuario por última vez y también reenviar o cancelar todas las invitaciones pendientes.

Buscar, filtrar y ordenar

Para trabajar en la página de usuarios, hemos incluido algunas formas útiles de buscar, filtrar y ordenar la lista de usuarios que pueden ver los admins.

Buscar

La primera opción es buscar usuarios por su nombre, correo electrónico o ID de usuario. Así, los admins pueden identificar a un usuario concreto o realizar una búsqueda más amplia de varios usuarios. Por ejemplo, un admin puede buscar todos los usuarios con un nombre de dominio concreto asociado a la dirección de correo electrónico. El número de resultados de la búsqueda aparecerá en la barra de búsqueda a medida que se escribe.

Filtrar

A la derecha de la barra de búsqueda hay tres opciones que filtrarán la lista de usuarios que aparece a continuación. El filtro Tipo de cuenta tiene 5 opciones para elegir:

• Todos: esta opción de filtro predeterminada muestra todos los usuarios que alguna vez se han asociado con el plan Enterprise de Airtable de la organización.
• Miembros: estos son usuarios "actuales" de Airtable cuyas cuentas no han sido desactivadas.
• Externos: este grupo de usuarios tienen un dominio de correo electrónico que no coincide con los dominios de la empresa que figuran en nuestros registros.
• Admins: esta opción solo mostrará aquellos usuarios con privilegios de administrador.
• Desactivados: este filtro mostrará los usuarios que han sido desactivados.

La opción Última actividad permite a los admins filtrar a los usuarios por diferentes períodos de tiempo. La opción predeterminada es mostrar los usuarios que han estado activos en cualquier momento. Las otras 3 opciones mostrarán los usuarios activos hace más de 3 meses, hace más de 6 meses o hace más de 1 año.

La tercera opción de filtro permite a los admins ver una lista de usuarios en función de la fecha en que un usuario se unió a la cuenta Enterprise de Airtable de la empresa. La opción predeterminada es En cualquier momento, que mostrará todos los usuarios que se han asociado a su cuenta Enterprise. Las otras 4 opciones se basan en el tiempo y mostrarán los usuarios que se unieron en el último mes, en los últimos 3 meses, en los últimos 6 meses o en el último año.

Ordenar

Por último, si se hace clic en cualquiera de los nombres de las columnas del encabezado de la página de usuarios, se ordenarán los resultados de la consulta de usuarios.

• Nombre (del usuario): por orden alfabético (↑) o alfabético inverso (↓).
• Última actividad: la sesión más reciente (↑) o más antigua (↓) en la que estuvo activo.¹
• Se unió: la fecha más reciente (↑) o más antigua (↓) en la que se unió.²
• Tipo de puesto de pago: Muestra primero a los creadores (↑) o muestra primero a los usuarios desactivados (↓).³

¹ Los usuarios que tengan esta columna en blanco estuvieron activos por última vez antes de que Airtable comenzara a llevar un registro de esta información (noviembre de 2019) o nunca han tenido una sesión activa en Airtable.
² Los usuarios que tengan esta columna en blanco se unieron antes de que Airtable comenzara a llevar un registro de esta información (noviembre de 2019) o son usuarios externos.
³ A los clientes Enterprise que aún no están en nuestro nuevo plan de precios les aparecerá como una columna facturable. Muestra primero a los usuarios facturables (↑) o muestra primero a los no facturables (↓).

Detalles del usuario individual

Si quieres obtener más información sobre la información proporcionada en la página de detalles del usuario individual, consulta este artículo de ayuda.

Acciones de usuarios individuales

Los admins verán un ícono con tres puntos a la derecha de la página. Si se hace clic en este botón, se abrirá una ventana de acciones que se pueden realizar para cambiar un aspecto relacionado con la cuenta de ese usuario. Estas opciones permiten a los admins hacer lo siguiente:

• Editar la dirección de correo electrónico del usuario.
• Cerrar todas las sesiones que el usuario haya iniciado.
• Conceder o revocar privilegios de acceso de admin.
• Desactivar (eliminar) o dar de alta (reactivar) la afiliación del usuario a la licencia Enterprise de la organización.

Restricciones para cambiar los correos electrónicos

• Los admins no pueden modificar los correos electrónicos de los usuarios externos, ya que no se consideran parte de la cuenta Enterprise.
• Un admin no puede cambiar su propio correo electrónico, sin embargo, otro admin sí puede hacerlo.
• El nuevo correo electrónico debe formar parte de un dominio que pertenezca a la cuenta Enterprise.
• La dirección de correo electrónico no puede ser una dirección en uso.
• No se puede cambiar la dirección de correo electrónico cuando el usuario tiene activada la autenticación de dos factores.

Acciones masivas de usuario

En la parte izquierda de la página de usuarios, hay una columna de casillas de verificación que permiten a los admins seleccionar usuarios y realizar una acción para el conjunto de usuarios seleccionados. En la esquina derecha del encabezado aparecerán algunas opciones que permitirán a los admins:

• Cerrar todas las sesiones de los usuarios seleccionados.
• Conceder acceso de admin a todos los usuarios seleccionados.
• Desactivar a todos los usuarios seleccionados.

Si es necesario, haz clic en la casilla de verificación superior o en Borrar selección en el encabezado para anular la selección de todos los usuarios de la lista que aparece abajo.

Opción de descarga CSV

En la página de inicio de Usuarios, los admins verán un botón de descarga CSV cerca de la parte derecha de la página. Si se hace clic en este botón, se descargará un archivo CSV de la lista actual de los usuarios que se muestra. El archivo incluirá las siguientes columnas de datos:

• ID de usuario, nombre de usuario, apellido de usuario, correo electrónico de usuario, tipo de cuenta (en blanco significa que el usuario es "interno"), autenticación de dos factores habilitada, correo electrónico verificado, invitado por ID, invitado por correo electrónico, fecha y hora de última actividad (en UTC), día y hora en que se unió (en UTC), y si el usuario es facturable o no*.

*En los planes Enterprise más recientes, esta columna mostrará el tipo de puesto de pago del usuario.

Conceder acceso de admin a usuarios

Para convertir a un colaborador de usuario a admin:

1. Ve al panel de administración y selecciona Admin en el menú de la cuenta. 
2. En Usuarios, busca el nombre del usuario al que quieres convertir en colaborador. 
3. Haz clic en ... a la derecha del nombre y selecciona Conceder acceso ADMIN.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar mediante programación varias direcciones de correo electrónico?

Sí, encontrarás ayuda en esta sección de la documentación de nuestra API de Enterprise de Airtable. Puede ser muy útil si tu empresa está migrando a un dominio diferente.