Utilisateurs — Panneau d’administration Enterprise d’Airtable

La page Utilisateurs du panneau d’administration permet aux admins Airtable de gérer et de voir des informations sur l’utilisation d’Airtable en ciblant un ou plusieurs utilisateurs de leur organisation. Nous aborderons aussi bien les bases que des aspects spécifiques plus avancés pour faire en sorte que les admins soient en mesure de trouver les informations requises rapidement et sans hésitation.

Présentation

La page Utilisateurs permet aux admins de voir :

• • • Le nombre total d’utilisateurs actifs associés au forfait Enterprise de l’organisation, y compris les utilisateurs externes
    • La répartition des utilisateurs par type de licence¹
    • Les invitations utilisateur en attente
    • La liste complète des utilisateurs de l’organisation
    • Le nom et l’adresse e-mail de chaque utilisateur
    • Des détails supplémentaires sur les utilisateurs dans une fenêtre distincte
    • Le statut de l’utilisateur : interne/activé (pas d’étiquette affichée), externe, admin ou désactivé
    • La date de la dernière activité d’un utilisateur particulier²
    • La date d’adhésion d’un utilisateur
    • Le type de licence de chaque utilisateur³
    • Une colonne de centre de coûts à des fins de comptabilité
    • Le niveau d’accès aux liens de partage d’un utilisateur⁴

La page Utilisateurs permet aux admins de réaliser les actions suivantes :

• • • Inviter de nouveaux utilisateurs
    • Rechercher, trier et filtrer les résultats de plusieurs façons
    • Télécharger un fichier CSV avec la liste des utilisateurs affichés
    • Modifier l’adresse e-mail d’un utilisateur
    • Déconnecter un utilisateur de toutes les sessions en cours
    • Révoquer l’accès admin d’un utilisateur⁵
    • Désactiver un utilisateur⁶

¹ Cet en-tête s’affichera pour les organisations qui n’ont pas renouvelé leur contrat Airtable à compter de novembre 2021.
² La dernière activité est mise à jour lorsqu’un utilisateur effectue une action éligible dans un espace de travail appartenant à l’entreprise.
³ Les organisations qui n’ont pas encore signé de nouveau contrat de facturation avec nous pourront uniquement savoir si l’utilisateur est facturable ou non.
⁴ Cette colonne ne sera pas visible pour les organisations qui n’ont pas renouvelé leur contrat Airtable à compter de novembre 2021.
⁵ Un admin ne peut pas révoquer ses propres autorisations d’admin.
⁶ Un admin ne peut pas désactiver son propre compte utilisateur. 

Invitation d’utilisateurs

Les admins peuvent inviter rapidement des utilisateurs (nouveaux et existants) à rejoindre des bases ou des espaces de travail spécifiques en cliquant sur le bouton « Inviter des utilisateurs » en haut à droite de la page Utilisateurs.

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une fenêtre instantanée s’ouvre pour vous permettre d’inviter des collaborateurs. Dans celle-ci, les admins peuvent saisir une seule adresse e-mail ou en copier/coller plusieurs. Notez que le nombre d’invitations envoyées simultanément est limité à 1 000 adresses e-mail.

Une fois les adresses e-mail ajoutées, cliquez sur le menu déroulant « Rechercher un espace de travail ou une base » pour trouver l’espace de travail ou la base où inviter les nouveaux utilisateurs.

Une fois la base ou l’espace de travail sélectionné, un menu déroulant d’autorisations apparaît.

Enfin, il est possible d’ajouter un message personnalisé à l’e-mail d’invitation. Cela permet aux admins de partager plus de contexte avec les invités.

Voici un aperçu de l’invitation dans la messagerie de l’utilisateur en attente :

Onglet Invitations en attente

L’onglet Invitations en attente répertorie les personnes invitées à utiliser Airtable qui n’ont pas encore de compte sur la plateforme.

Les admins peuvent rechercher des utilisateurs en fonction de leur adresse e-mail, consulter la dernière fois qu’un utilisateur a été invité, ainsi que renvoyer ou annuler toutes les invitations en attente.

Recherche, filtrage et tri

Sur la page Utilisateurs, nous avons inclus des outils pratiques pour permettre aux admins de rechercher, filtrer et trier les utilisateurs.

Recherche

La première option consiste à rechercher les utilisateurs en fonction de leur nom, de leur adresse e-mail ou de leur ID utilisateur. Cela permet aux admins de localiser un utilisateur spécifique ou de lancer une requête plus large sur plusieurs utilisateurs. Par exemple, un admin peut rechercher tous les utilisateurs dont l’adresse e-mail est associée à un nom de domaine particulier. Le nombre de résultats apparaît dans la barre de recherche au fur et à mesure de la saisie.

Filtrage

À droite de la barre de recherche, vous disposez de trois options pour filtrer la liste des utilisateurs affichée en dessous. Le filtre « Type de compte » propose cinq options :

• Tous : cette option de filtre par défaut affiche tous les utilisateurs associés, à un moment ou un autre, au forfait Airtable Enterprise de votre organisation.
• Membre : cette option de filtre affiche les utilisateurs Airtable « actuels » dont les comptes n’ont pas été désactivés.
• Externe : le domaine de messagerie de ce groupe d’utilisateurs ne correspond pas à ceux consignés par votre entreprise.
• Admin : cette option n’affiche que les utilisateurs disposant de privilèges d’admin.
• Désactivé : ce filtre permet d’afficher les utilisateurs désactivés.

L’option « Dernière activité » permet aux admins de filtrer les utilisateurs selon des périodes différentes. Par défaut, elle affiche les utilisateurs actifs à tout moment. Les trois autres options montrent les utilisateurs actifs il y a plus de trois mois, plus de six mois ou plus d’un an.

La troisième option de filtre permet aux admins de consulter la liste des utilisateurs en fonction de la date à laquelle ces derniers ont rejoint le compte Airtable Enterprise de votre entreprise. Par défaut, elle affiche les utilisateurs associés à votre compte Enterprise à tout moment. Les quatre autres options sont découpées par période et montrent les utilisateurs qui ont rejoint le compte au cours du mois précédent, des trois mois précédents, des six mois précédents ou de l’année précédente.

Tri

Enfin, cliquer sur l’un des noms de colonnes dans l’en-tête de la page Utilisateurs permet de trier les résultats de la requête.

• Nom (de l’utilisateur) : par ordre alphabétique (flèche vers le haut) ou ordre alphabétique inversé (flèche vers le bas).
• Dernière activité : par session active la plus récente (flèche vers le haut) ou la plus ancienne (flèche vers le bas).¹
• Date d’inscription : par date d’inscription la plus récente (flèche vers le haut) ou la plus ancienne (flèche vers le bas).²
• Type de licence : constructeurs en premier (flèche vers le haut) ou utilisateurs désactivés en premier (flèche vers le bas).³

¹ Les utilisateurs pour lesquels cette colonne est vide étaient actifs pour la dernière fois avant qu’Airtable commence à consigner cette information (novembre 2019) ou n’ont jamais ouvert de session active sur Airtable.
² Les utilisateurs pour lesquels cette colonne est vide ont rejoint la plateforme avant qu’Airtable commence à consigner cette information (novembre 2019) ou sont des utilisateurs externes.
³ Les clients Enterprise qui ne sont pas encore passés à la nouvelle tarification verront ici une colonne « Facturable ». Affichez d’abord les utilisateurs facturables (flèche vers le haut) ou non facturables (flèche vers le bas).

Détails sur les utilisateurs individuels

Pour en savoir plus sur les informations fournies sur la page dédiée aux détails sur les utilisateurs individuels, veuillez consulter cet article d’assistance.

Actions sur les utilisateurs individuels

À droite de la page, les admins verront une icône à trois points. Ils peuvent cliquer sur ce bouton pour ouvrir une fenêtre contenant les actions qu’il est possible de réaliser pour modifier un aspect du compte de cet utilisateur. Ces options permettent aux admins d’effectuer les opérations suivantes :

• Modifier l’adresse e-mail de l’utilisateur.
• Déconnecter l’utilisateur de toutes ses sessions en cours.
• Accorder ou révoquer des privilèges d’accès de niveau admin.
• Désactiver (retirer) ou provisionner (réactiver) l’affiliation de l’utilisateur à la licence Enterprise de votre organisation.

Restrictions concernant la modification des adresses e-mail

• Les admins ne peuvent pas modifier l’adresse e-mail des utilisateurs externes, car ces derniers ne sont pas considérés comme rattachés au compte Enterprise.
• Un admin ne peut pas modifier sa propre adresse e-mail, mais un autre admin peut le faire à sa place.
• La nouvelle adresse e-mail doit être rattachée à un domaine appartenant au compte Enterprise.
• L’adresse e-mail ne peut pas être déjà utilisée.
• Il est impossible de modifier l’adresse e-mail lorsque l’authentification à deux facteurs est activée pour l’utilisateur.

Actions groupées sur les utilisateurs

À gauche de la page Utilisateurs, vous trouverez une colonne avec des cases à cocher qui permettent aux admins de sélectionner des utilisateurs et d’effectuer une action sur cette sélection. Des options s’affichent à droite de l’en-tête pour :

• Déconnecter les utilisateurs sélectionnés de toutes les sessions.
• Accorder un accès admin à tous les utilisateurs sélectionnés.
• Désactiver tous les utilisateurs.

Si besoin, vous pouvez cliquer sur la case à cocher située tout en haut ou sur « Effacer la sélection » pour désélectionner tous les utilisateurs dans la liste en dessous.

Option de téléchargement au format CSV

La page Utilisateurs contient un bouton de téléchargement au format CSV près du côté droit. Ce bouton permet de télécharger sous la forme d’un fichier CSV la liste des utilisateurs affichée. Le fichier comporte les colonnes de données suivantes :

• ID utilisateur, Prénom de l’utilisateur, Nom de famille de l’utilisateur, Adresse e-mail de l’utilisateur, Type de compte (si la colonne est vide, cela signifie qu’il s’agit d’un utilisateur « interne »), Authentification à deux facteurs activée, Adresse e-mail vérifiée, Invité par ID, Invité par e-mail, Date et heure de la dernière activité (au format UTC), Date et heure d’inscription (au format UTC) et information indiquant si l’utilisateur est facturable ou non*.

*Pour les nouveaux forfaits Enterprise, cette colonne indique le type de licence de l’utilisateur.

Attribution d’un accès admin à des utilisateurs

Pour mettre à niveau un utilisateur au rang d’admin :

1. Accédez au panneau d’administration et sélectionnez Admin dans le menu de votre compte. 
2. Sous Utilisateurs, recherchez le nom de l’utilisateur que vous souhaitez mettre à niveau en tant que collaborateur. 
3. Cliquez sur l’icône … à droite de son nom et sélectionnez Octroyer l’accès admin.

FAQ

Puis-je modifier plusieurs adresses e-mail de manière programmée ?

Oui. Vous trouverez des instructions dans cette section de la documentation de l’API Enterprise Airtable. Cela peut s’avérer particulièrement utile si votre entreprise migre vers un autre domaine.