Empezar a usar el Diseñador de Interfaces de Airtable
  • 03 Jan 2024
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Empezar a usar el Diseñador de Interfaces de Airtable

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El Diseñador de Interfaces es una potente opción para que los creadores trabajen con los usuarios finales sin necesidad de que estos naveguen por toda la complejidad de una base, ya que ofrece formas flexibles de simplificar los flujos de trabajo, visualizar los datos y adaptar la información a los distintos públicos de las organizaciones. En este artículo, aprenderás lo básico sobre dónde y cuándo utilizar el Diseñador de Interfaces en Airtable.

Introducción

Disponibilidad en planTodos los tipos/niveles de plan 1
La visualización de la línea de tiempo solo está disponible en los planes de pago de Airtable 
Permisos

Consulta este artículo de asistencia para ver un desglose de los permisos de Diseñador de Interfaces.

  • Se necesitan permisos de propietario o creador para crear y publicar interfaces.
  • Usuarios finales: una vez publicada una interfaz, los usuarios finales pueden tener distintos niveles de permisos que coinciden con el nivel de acceso concedido por el creador de la interfaz.
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Empezar a usar el Diseñador de Interfaces de Airtable

Terminología de Airtable

Interfaz : una interfaz es una representación selecta de los datos de una base creada mediante el Diseñador de Interfaces. Las interfaces son personalizables y pueden contener varios elementos visuales, fuentes de datos y permisos.

Página de interfaz: una página es una pantalla dentro de una interfaz. Las interfaces pueden tener varias páginas.

Diseño de página: los diseños de página son el marco de trabajo del espacio de diseño dentro de una página de interfaz determinada.

Elemento: los elementos son los cimientos esenciales de las interfaces. Los creadores pueden añadir elementos visuales, como cuadrículas y líneas de tiempo, elementos de diseño, como texto y separadores, y elementos funcionales, como botones y comentarios, para presentar sus datos base de una forma nueva. (No todos los diseños de página incluyen la opción de usar elementos).

¿Por qué usar el Diseñador de Interfaces de Airtable?

Supongamos que conoces la capa de datos de Airtable o el backend de cualquier base de datos relacional. En ese caso, incluso un conjunto de datos bien organizado puede resultar tedioso o abrumador. La mayoría de los usuarios finales en una organización no necesitan interactuar con cada parte de información en esa capa de datos para hacer su trabajo. En este caso, el Diseñador de Interfaces puede ser de gran ayuda, ya que hay maneras de dividir esos datos en partes más pequeñas que las personas o los grupos de trabajo pueden gestionar más fácilmente. Si se crea una interfaz para el equipo, es probable que se puedan simplificar los procesos repetitivos de una forma visualmente más agradable.

Existen dos roles generales de usuario en el Diseñador de Interfaces:
  1. Creador: para crear, editar, publicar y compartir interfaces.
  2. Usuario final: para interactuar con las interfaces publicadas. Puede consistir en ver, editar o comentar los registros de una interfaz.
Nota
Ten en cuenta que el Diseñador de Interfaces se creó para ser flexible. Los usuarios finales pueden dar su opinión sobre las opciones de edición, filtro, diseño visual, etc. a los creadores de interfaces, lo que ayudará a que las interfaces del equipo evolucionen a medida que cambien las necesidades.
Las interfaces son ideales para:
  • Repetición y coherencia de los datos
    • Ejemplo: Partes interesadas que necesitan revisar y aprobar activos para desbloquear sus equipos.
    • Ejemplo: Una interfaz que trabaje en sprints
  • Permisos detallados, incluido el acceso y la seguridad solo a determinados datos
    • Ejemplo: Los usuarios finales que necesitan hacer actualizaciones individuales a cierta información, como los estados
    • Ejemplo: Dar acceso a un conjunto de datos que solo corresponde a un subconjunto de usuarios de Airtable, como un equipo de marketing.
  • Simplificación de la colaboración y la información para los usuarios de toda la organización
    • Ejemplo: Directivos y socios multifuncionales que necesitan conocer los avances y resultados.
    • Ejemplo: Procesos que implican elementos de acción o tareas asignadas.


Configuración básica de los diseños de página de una tabla

Cuando se crea una nueva página de interfaz, aparecerán nuevas opciones de diseño. Estos diseños de página completa se basan en una única visualización, parecida a una vista de Airtable. Los diseños de página brindan controles de configuración simplificados y potentes funciones para los usuarios de la interfaz.

Paso 1: Añadir una nueva interfaz
  1. Abre una base en la que quieras crear la interfaz. 
  2. Haz clic en Interfaces en la parte superior izquierda de la pantalla.
  3. Aquí hay dos posibles vías de acceso:
    1. Si esta es la primera interfaz de la base, accederás a una pantalla en la que podrás hacer clic en Empezar a crear
    2. De lo contrario, irás a la interfaz de una base ya creada. Desde aquí, haz clic en el ícono desplegable de la parte superior izquierda junto al nombre de la base y selecciona la opción Editar. Luego, ve a la sección Editar interfaces previamente configuradas más abajo.
  4. Asigna un nombre a la nueva interfaz y personaliza su color e ícono como prefieras. Después, haz clic en Siguiente.
  5. Elige un diseño de tabla para crear. Hay 5 opciones para elegir (lista, galería, kanban, calendario y línea de tiempo). Podrás cambiar esto más tarde, si es necesario. Después, haz clic en Siguiente.
  6.  Luego, conectarás el diseño de página que elegiste a una tabla específica de la base. Haz clic en Finalizar.
Paso 2: Opciones del diseño de página de la tabla en la interfaz

Después de hacer clic en Finalizar en el flujo de configuración inicial, accederás a la versión preliminar de la interfaz que estás creando. Este editor proporciona funciones adicionales como:

  1. Visibilidad de registros: esta opción permite a los creadores de interfaces establecer reglas de visibilidad específicas relacionadas con los registros que los usuarios finales podrán ver y con los que podrán interactuar dentro de la interfaz.
  2. Seleccionador de visualización: esta opción permite a los creadores establecer la forma predeterminada en que se mostrarán los datos.
  3. Conmutador de visualización: activar esta opción permite a los usuarios finales cambiar la forma en que se les muestran los datos. Los creadores elegirán qué visualizaciones específicas configurar y permitirán a los usuarios finales interactuar con ellas.
  4. Opciones de diseño de página: aquí, los creadores modificarán las opciones específicas relacionadas con las visualizaciones elegidas. Esto implica establecer ordenaciones predeterminadas, filtros, grupos, visibilidad de campos, aspecto, etc. 
  5. Acciones predeterminadas de la interfaz: estas cuatro opciones generales (filtro, elementos del registros, edición de registros en línea y creación de registros) estarán siempre disponibles para que los usuarios finales las desactiven o activen.
  6. + Añadir acción de botón: en ocasiones, puede que los creadores quieran crear acciones adicionales personalizadas que los usuarios finales puedan realizar haciendo clic en un botón.
Nota
En la siguiente sección hablaremos más sobre cada una de estas configuraciones.

Paso 3: Publicar y compartir

Una vez que hayas terminado de crear, puedes hacer clic en Publicar, cerca de la parte superior derecha de la pantalla. También puede hacer clic en Listo para seguir creando la interfaz más adelante. 

Una vez publicada, la interfaz se puede compartir con otros usuarios. La primera vez que se publique una interfaz, se abrirá el cuadro de diálogo para compartir, donde podrás invitar a otros usuarios. Después de eso, podrás hacer clic en Compartir en la esquina inferior izquierda de una interfaz abierta para añadir más usuarios de la interfaz en el futuro.


Establecer la configuración del diseño de página

Cada una de las siguientes funciones ofrece potentes opciones de personalización para la interfaz que estás creando. A medida que creas, puedes elegir personalizar cada una de las configuraciones o solamente algunas. Te recomendamos que eches un vistazo a cada configuración para ver si puedes darle un poco más de sofisticación, precisión o facilidad de uso a la interfaz.

Visibilidad de los registros

En la sección de visibilidad de registros, puedes cambiar la fuente de los registros que quieras mostrar. La visibilidad de los registros se puede configurar en las siguientes 3 opciones:

  1. Todos los registros: los usuarios finales verán todos los registros y cualquier registro añadido en el futuro.
  2. Solo registros del espectador: la interfaz filtrará dinámicamente los registros para mostrar solo los registros correspondientes al usuario actual que accede a la interfaz. Así se crea una versión muy personalizada de la interfaz que solo contiene los registros relacionados con su trabajo.
    1. Para usar esta opción, debe haber un campo de usuario o un campo de correo electrónico en la tabla. Airtable usará la información del campo de usuario o de correo electrónico como referencia cruzada para la visibilidad de los registros. 
    2. Si la tabla tiene dos o más de estos tipos de campo, puedes ajustarlo haciendo clic en el nombre del campo que se usa actualmente como referencia. En la siguiente imagen, es el campo de usuario "DRI":
  3. Registros específicos: esta opción permite a los creadores establecer condiciones o un grupo de condiciones que filtrarán los registros que no coincidan con esas condiciones específicas.
Nota
Verás los campos que los usuarios finales pueden ver. Si quieres modificar la visibilidad de esos campos, hazlo en la sección Campos que se trata más adelante en Opciones de diseño de página de visualización individual.
Seleccionador y conmutador de visualización

El seleccionador y el conmutador de visualización ofrecen dos opciones generales:

  1. Elegir una única visualización estática para que los usuarios finales la vean e interactúen con ella. Hay 6 visualizaciones para elegir. Cada visualización comparte similitudes respectivas con una vista de base de Airtable correspondiente. 
  2. Elegir dos o más visualizaciones y permitir a los usuarios finales elegir qué visualización quieren ver en la interfaz. Cuando la opción Permitir a los usuarios cambiar las visualizaciones está activada, un menú desplegable aparecerá en la esquina superior derecha del diseño de página donde los usuarios finales pueden elegir cómo quieren ver los datos. Las visualizaciones aparecerán en la siguiente sección y cada visualización tendrá opciones de configuración adicionales que se tratan en la siguiente sección.

Opciones de diseño de página de visualización individual

Es conveniente que los creadores configuren opciones adicionales para cada visualización que se incluya en un diseño de interfaz. Cada tipo de visualización tiene opciones ligeramente distintas en función de su finalidad. En general, cada conjunto de opciones de visualización incluye la capacidad de establecer configuraciones relacionadas con los datos que se muestran, el aspecto de esos datos y la visibilidad de los campos dentro de ese conjunto de datos. Por ejemplo:

  • Datos: esta sección puede incluir opciones relacionadas con la ordenación, agrupación, imágenes y configuración de la fecha.
  • Aspecto: esta sección puede incluir opciones relacionadas con los colores, el ajuste de las imágenes, el alto de las filas y el apilamiento.
  • Campos: esta sección permite a los creadores elegir qué campos se muestran u ocultan en la visualización.
Nota
La visualización de listas también incluye la posibilidad de establecer relaciones jerárquicas para visualizarlas e interactuar con ellas. Para comprender más a fondo la configuración de jerarquías en las visualizaciones de listas de la interfaz, te recomendamos consultar nuestro artículo de asistencia sobre la vista de lista.
Acción de interfaz predeterminada: Filtrar

Filtro: existen dos opciones generales cuando la acción de filtro está activada. Solo se puede usar una de estas opciones por página de interfaz:
  1. Pestañas: esta opción permite a los creadores de interfaces configurar y nombrar pestañas que sirven como filtros predefinidos en la página de interfaz. 
    1. Para los usuarios finales, las pestañas funcionan como filtros rápidos que permiten cambiar a otro "ángulo de visión" dentro de la misma visualización de la interfaz. Por ejemplo, en una interfaz de seguimiento de proyectos, un creador podría establecer una pestaña que filtre los registros por cada etapa individual del seguimiento del proyecto que corresponda a un campo de estado específico (es decir, Todo, En curso, Completado).
  2. Menús desplegables: esta opción ofrece a los usuarios finales más flexibilidad para elegir la información que desean ver. 
    1. Configurar 2 o más menús desplegables permitirá a los usuarios finales la flexibilidad de profundizar en los datos. 
    2. Entre los tipos de campo que se admiten para los menús desplegables se incluyen los de selección única, selección múltiple, registro vinculado, usuario, creado por y campos de búsqueda o compilación que formatean sus resultados de manera que coincidan con cualquiera de estos tipos.
Acción de interfaz predeterminada: elementos del registro

Hacer clic en los elementos del registro: si permiten que los usuarios finales abran los elementos del registro, los creadores pueden crear hojas laterales personalizadas o ventanas emergentes a pantalla completa que proporcionen más detalles relacionados con el registro que se abre. Esta funcionalidad es parecida a la de los registros ampliados en las bases de datos, pero en las interfaces. Los creadores pueden personalizar la experiencia de los usuarios finales de una forma mucho más específica. 
  • Dentro de la misma interfaz, se pueden reutilizar estas páginas de elementos del registro. Así que si necesitas añadir la misma página de elementos del registro en varios lugares a lo largo de la interfaz que estás creando, puedes simplemente elegir una página de elementos del registro ya configurada y usarla de nuevo.
  • En la mayoría de los casos, recomendamos utilizar las hojas laterales en lugar de los elementos del registro a pantalla completa, ya que las hojas laterales ofrecen información adicional y mantienen a los usuarios finales dentro del flujo de trabajo general.
Acción de interfaz predeterminada: Editar registros

Editar registros en línea: activar esta opción permite a los usuarios con permisos de editor y de nivel superior editar la información mostrada en la página de la interfaz. Los usuarios con permisos de editor o de nivel superior también podrán añadir nuevos registros. 
Acción de interfaz predeterminada: Añadir registros

Añadir registros: al activar esta acción, se colocará un botón en la interfaz que abrirá un formulario que los usuarios finales podrán llenar para añadir un nuevo registro. Los creadores de interfaces tendrán la posibilidad de personalizar el formulario con el que interactuarán los usuarios finales haciendo clic en Ver y editar formulario. Aquí, los creadores pueden elegir qué campos mostrar u ocultar, establecer valores predeterminados para uno o más campos, reordenar las posiciones de los campos con arrastrar y soltar, y editar la etiqueta del botón añadido a la interfaz. 
  • Dentro de la misma interfaz, se pueden reutilizar estos formularios de creación de registro. Así que si necesitas añadir el formulario en varios lugares a lo largo de la interfaz que estás creando, puedes simplemente elegir un formulario ya configurado y usarlo de nuevo.
  • Al igual que la funcionalidad de edición de registros en línea que acabamos de ver, los permisos de la interfaz pueden afectar a la capacidad de los usuarios finales para añadir registros, y los permisos de campo/tabla anularán cualquier configuración realizada en la interfaz. 
  • Sin embargo, vale la pena señalar que en los permisos de campo, habilitar la opción Permitir que este campo se establezca en registros creados a través de formularios permitirá que los usuarios agreguen información a campos que de otro modo estarían bloqueados para su creación y edición.
Configuración de la acción del botón

+ Añadir acción de botón: esta opción se puede usar para añadir botones adicionales a la página de interfaz, como añadir un enlace a otra página de interfaz, un enlace a una URL externa o formularios adicionales de creación de registros. Cada botón tiene una configuración algo diferente, pero todos se pueden etiquetar para proporcionar a los usuarios finales un contexto adicional.


Edición de interfaces previamente configuradas

Paso 1: ir a la interfaz que quieras editar
  • Si tienes permisos de editor o de nivel superior en la base conectada a la interfaz, puedes ir a la base conectada a la interfaz y hacer clic en la opción Interfaces. Accederás a una página en la que podrás elegir una interfaz. Si lo prefieres, también puedes usar el método descrito a continuación.
  • Si tienes permisos de editor de solo interfaz o de nivel superior, entonces puedes buscar la interfaz que te gustaría editar desde la pantalla de inicio de Airtable.
Paso 2: buscar la opción para editar

En la parte superior izquierda de la pantalla, encontrarás un menú desplegable junto al nombre de la capa de datos de la base subyacente.

Paso 3: buscar la página de interfaz que quieras editar

Haz clic en la opción Todas las páginas que aparece en el menú de configuración de la derecha. Cuando haces clic en este botón, se mostrarán todas las interfaces y páginas de interfaces previamente configuradas. Elige la que quieras editar y usa las guías a lo largo de este artículo para alterar la configuración y obtener los resultados deseados.


Duplicar, ocultar, anular la publicación o eliminar una interfaz

En modo edición:
  1. Haz clic en el botón Todas las páginas
  2. Haz clic en el ícono de tres puntos ... junto al nombre de la interfaz o de la página de interfaz individual que quieras ocultar, anular su publicación o eliminar.
  3. Elige la opción para tu caso de uso.

Navegación por las interfaces publicadas

Cuando se accede a una interfaz publicada, hay un menú de navegación en la parte izquierda de la pantalla. Algunas opciones solo aparecerán para los usuarios con los permisos adecuados, como editar la interfaz, pero en general, la mayoría de los usuarios tendrán una experiencia similar a la que se muestra a continuación.

1: Menú desplegable de la interfaz

Desde aquí puedes hacer lo siguiente: 

  1. Navegar a la base subyacente, siempre que tengas acceso a la base.
  2. Editar la interfaz, si tienes permisos de creador en la base o en la interfaz. La edición de interfaces previamente configuradas se trata más ampliamente en la siguiente sección.
  3. Volver a la pantalla de inicio.
2: Navegación por interfaces y páginas de interfaces

Aquí se muestran todas las interfaces y páginas de interfaz conectadas a un grupo subyacente. Los usuarios finales pueden navegar entre diferentes páginas para realizar su trabajo. Algunas interfaces o páginas de interfaz pueden no aparecer si:

  • Aún no se han publicado.
  • Se han ocultado de la navegación. 
  • Solo se ha publicado una interfaz, así que solo las páginas de esa interfaz aparecerán en la navegación. Cuando se publique otra interfaz, entonces ambas interfaces aparecerán en la navegación.
3: Menú de cuenta de usuario
4: Notificaciones

Puedes encontrar más información sobre las notificaciones en este artículo de asistencia.

5: Menú para compartir interfaz


Imprimir interfaces o guardarlas como PDF

En el caso de ciertos diseños de página de interfaz, ahora podrás imprimir fácilmente páginas de interfaz o guardarlas como PDF. No se permiten otros formatos de exportación, como PNG o CSV. Los tipos de diseño de página de interfaz compatibles son los siguientes:

  • Lista
  • Línea de tiempo
  • Calendario
  • Elemento del registro
    • Páginas de elementos del registro individuales
    • Hasta 100 páginas de elementos del registro en un PDF
  • Gráficos

Existen dos formas en que un usuario puede desencadenar la exportación de una interfaz:

  1. Pulsar Cmd (o Ctrl)+P y luego hacer clic en la opción Imprimir en la parte superior de la página en el menú ... 
  2. También puedes elegir Formato para imprimir para que las impresiones sean más legibles. Esto cambiará el fondo y los colores de los bordes de los registros para que sea un poco más fácil leerlos.
Nota
La función de impresión de interfaz está disponible para todos los usuarios, a menos que la organización haya optado por no utilizarla. Contacta a tu representante de Airtable si deseas tener acceso.


Reordenar interfaces o páginas de interfaz

Navega a la vista Todas las páginas:

Primero, abre una interfaz que puedas editar. Haz clic en el menú desplegable junto al nombre de la base y elige la opción Editar. Ahora, haz clic en el botón Todas las páginas.

interface_designer_all_pages_05092023

Reordenar interfaces o páginas de interfaz

Ahora, deberías ver una lista de todas las interfaces y páginas de interfaz asociadas a la base. Aquí puedes hacer clic y arrastrar interfaces o páginas de interfaz individuales para reordenarlas. Verás que el orden cambia en el editor a medida que lo modificas. Pero tendrás que publicar los cambios antes de que los usuarios finales puedan ver el nuevo orden. 

interface_designer_reorder_interfaces_05172023


Dependencias del Diseñador de Interfaces

Dependencias del plan
Compartir y publicar dependencias
  • Los usuarios no podrán ver la nueva interfaz fuera del modo de edición hasta que la publiques.
  • Desde el menú compartir, puedes compartir una interfaz por correo electrónico con un usuario individual de Airtable o con un grupo de usuarios.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede crear nuevas interfaces/páginas de interfaz?

Los colaboradores con permisos de colaborador propietario o creador en una base pueden crear nuevas interfaces y grupos de interfaces.

¿Cuándo debo crear una nueva interfaz y cuándo una nueva página de interfaz?

La clave está en comprender qué público interactuará con la interfaz que se está creando. Dado que todas las páginas de una interfaz se comparten con los usuarios que tienen acceso, puedes usar diferentes interfaces para proporcionar permisos específicos a la información subyacente de una base. Si esperas que una página de la interfaz sea mejor utilizada por un grupo diferente de personas, eso es a menudo una señal de que deberías crear una nueva interfaz. 

¿Hay algún límite en cuanto al número de interfaces o páginas de interfaz que puedo crear?

Sí. Por razones funcionales, hemos limitado a 50 el número de interfaces por base. Además, hay un límite de 50 páginas de interfaz por interfaz.

¿Puedo compartir una interfaz sin compartir la base?

Aunque las interfaces están disponibles para todos los clientes en todos los planes, la posibilidad de compartir interfaces por separado de la base está restringida únicamente a los espacios de trabajo de los planes de pago.

Si comparto una interfaz con otra persona o equipo, ¿pueden ver los datos subyacentes?

No necesariamente. Depende de si se marcó la opción de permitir el acceso a la base cuando se envió la invitación. Al final, solo los colaboradores de la base pueden ver la base subyacente.

¿Qué ocurre si más de un colaborador está editando una interfaz al mismo tiempo?

El Diseñador de Interfaces guardará los cambios más recientes de una interfaz. Así, si más de un colaborador está editando la misma interfaz, el Diseñador de Interfaces reflejará los últimos cambios a ambos colaboradores.

Si un colaborador de base tiene permisos de comentarista o solo lectura, ¿puede editar los campos "editables" de una interfaz?

No, un colaborador de base con permisos de comentarista o solo lectura en una base no puede editar ni modificar los registros de una base a través de una interfaz. Esto también significa que los comentaristas y los usuarios de solo lectura no pueden llenar elementos de formulario en las interfaces.

Actualicé el aspecto de una interfaz, ¿por qué los otros usuarios no pueden ver el cambio?

Si realizaste un cambio en una interfaz o en los elementos contenidos en la propia interfaz, primero debes publicar los cambios de esa interfaz para que los demás colaboradores de una base puedan verlos.

¿Qué ocurre si alguien que no es colaborador de base intenta navegar a la URL de una interfaz?

Consulta el artículo sobre los permisos de Diseñador de Interfaces. En algunos casos, esto puede permitir el acceso a usuarios que tienen permisos de solo interfaz (solo planes de pago). Sin embargo, en otros casos, el usuario no podría acceder a la interfaz en cuestión.

¿Puedo duplicar una interfaz en otra base?

No se admite la duplicación de interfaces en otra base. Piensa que las interfaces están directamente vinculadas a los datos de la base subyacente, por lo que duplicar una interfaz en otra base no funcionaría en la mayoría de los casos, ya que las bases subyacentes estarían configuradas de forma diferente.

¿Cómo afectan los permisos de campos y tablas a las interfaces?

Los permisos de campo y tabla establecidos en la base se extenderán y se respetarán también en las interfaces.

¿Quién puede compartir interfaces?

Todos los usuarios de interfaces podrán seguir compartiendo la interfaz a su nivel de permisos o inferior. En los planes de pago, si las restricciones de uso compartido del espacio de trabajo están activadas, solo los propietarios del espacio de trabajo podrán compartir la base. Para obtener más información, consulta este artículo sobre restricciones en el espacio de trabajo.

¿Puedo compartir solamente una página específica de una interfaz?

No. Al compartir una interfaz, se compartirán todas las páginas de interfaz publicadas en ella.

¿Qué tipos de campo se permiten en los menús desplegables de filtro del diseño de página de visualización?

Los tipos de campo compatibles con los menús desplegables son:

  • Selección única
  • Selección múltiple
  • Registro vinculado
  • Usuario
  • Creado por
  • Campos de búsqueda o compilación que formatean sus resultados de manera que coincidan con cualquiera de los tipos enumerados anteriormente.

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