Erste Schritte mit Airtable Automatisierungen

Die Limits für die Automatisierungsausführungen werden am ersten Tag eines jeden Monats zurückgesetzt.

¹ Unser System zählt jedes Mal, wenn ein Trigger ausgelöst wird, eine Automatisierung als „Ausführung“. Das bedeutet, dass sowohl erfolgreiche als auch fehlgeschlagene Automatisierungsversuche auf das monatliche Ausführungsvolumen eines Workspace angerechnet werden.

• Wenn ein Datensatz in eine Ansicht übernommen wird (Hinweis: Datensätze, die eine Ansicht verlassen und erneut übernommen werden, werden erneut ausgelöst)
• Wenn ein Datensatz erstellt wird
• Wenn ein Datensatz aktualisiert wird
• Wenn ein Datensatz eine Kondition erfüllt
• Wenn ein Formular abgeschickt wird
• Automatisierungs-Trigger: Zu einem geplanten Zeitpunkt
• Trigger für wenn ein Webhook empfangen wird
• Wenn eine Schaltfläche angeklickt wird
• Trigger für Google Workspace
• Automatisierungs-Trigger für Outlook

• Datensatz erstellen
• Datensatz aktualisieren
• Ein Skript ausführen (* Verfügbar im kostenlosen Workspace-Abo)
• Eine E-Mail senden
• Datensätze suchen
• Senden einer Slack-Nachricht
• Aktionen für Google Workspace
• Aktionen zur Automatisierung von Dokumenten
• Senden einer Nachricht in Microsoft Teams
• Aktionen für Outlook
• Automatisierungsaktionen für Jira Cloud
• Automatisierungsaktionen für Jira Server / Rechenzentrum
• Automatisierungsaktionen für Salesforce
• Aktion Post erstellen für Facebook-Seiten
• Automatisierungsaktionen für GitHub
• Hootsuite: Post terminieren

Um mit der Erstellung einer Automatisierung zu beginnen, klicken Sie in der geöffneten Base Ihrer Wahl auf Automatisierungen in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms, um das Konfigurationsfenster für die Automatisierung zu öffnen. Sie können dann mit unserer kuratierten Liste vorgefertigter, vorgeschlagener Automatisierungen beginnen oder eine eigene Automatisierung von Grund auf erstellen.

Automatisierungsvorlagen

Wir haben Automatisierungsvorlagen erstellt, um einen vereinfachten, geführten Prozess für die Installation und Bereitstellung gängiger Automatisierungen zu schaffen. Wählen Sie eine der verfügbaren Vorlagen aus, um loszulegen – Sie können jeden Trigger und jede Aktion innerhalb der Vorlage anpassen.

Benutzerdefinierte Automatisierung erstellen

Wenn Sie eine Automatisierung von Grund auf neu erstellen möchten, wählen Sie „Eine benutzerdefinierte Automatisierung erstellen“, um den Einrichtungsprozess zu beginnen. Sie können die Automatisierung auch gleich umbenennen, damit leichter zu verstehen ist, was sie tut.

Alle Automatisierungen beginnen mit einem Trigger, der nachfolgende Aktionen auslöst. Als nächstes müssen Sie auf + Trigger hinzufügen klicken. Durch Anklicken werden die verfügbaren Trigger angezeigt, aus denen Sie auswählen können.

Die meisten Trigger-Typen entsprechen bestimmten Base-Aktionen, sodass Sie eine bevorzugte Tabelle für diesen Automatisierungs-Trigger auswählen werden. Es gibt jedoch ein paar Ausnahmen:

• Wenn Sie den Trigger Wenn ein Datensatz in eine Ansicht übernommen wird auswählen, müssen Sie auch eine bestimmte Ansicht auswählen. Vorzugsweise sollte es sich dabei um eine Ansicht handeln, die Sie speziell für diese Automatisierung erstellt haben.
• Wenn Sie den Trigger Zu einer festgelegten Zeit auswählen, dann richten Sie eine Art Logik für das Datumsintervall ein, die bestimmt, wann die Automatisierung ausgelöst wird.
• Wenn Sie den Trigger Wenn Webhook empfangenen auswählen, müssen Sie andere Schritte zur Einrichtung des Triggers durchführen, die in diesem Artikel beschrieben werden.
• Der Trigger Wenn eine Schaltfläche angeklickt wird bezieht sich auf eine Schaltfläche in unserer Benutzeroberfläche, die hier beschrieben ist.
• Für integrierte Automatisierungs-Trigger, wie z. B. Google Workspace Trigger, gibt es ganz andere Einrichtungsschritte, die von dem Tool abhängen, das Sie integrieren möchten.

Wenn Sie versehentlich den falschen Trigger ausgewählt haben oder einen anderen Triggertyp für Ihre Automatisierung ausprobieren möchten, können Sie den Trigger-Typ ändern, indem Sie eine andere Option aus dem Drop-down-Menü Trigger-Typ auswählen.

Diesen Schritt testen wählen, um einen Testdatensatz und seine Werte abzurufen. Sie können unserem System erlauben, automatisch einen Datensatz zum Testen zu finden, der die entsprechenden Konditionen erfüllt, indem Sie auf Vorgeschlagenen Datensatz verwenden klicken. Alternativ können Sie manuell einen Datensatz auswählen, indem Sie auf Datensatz auswählen klicken.

Dieser Test ist erforderlich. Überspringen Sie diesen Schritt nicht!

Wenn der Test abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse angezeigt, einschließlich der Werte für den Testdatensatz, der die Automatisierung ausgelöst hat. Wenn Sie während des Tests auf ein Problem stoßen, hilft Ihnen vielleicht unser Artikel zur Fehlerbehebung bei Automatisierungen.

Sie können sich einen Test als einen Snapshot davon vorstellen, wie die Informationen in der Base aussahen, als der Testschritt durchgeführt wurde. Wenn Sie Änderungen an der Base oder dem verwendeten Testdatensatz vornehmen, müssen Sie den Test erneut durchführen, um den aktuellen Stand der Base zu erhalten. Um die Werte des Datensatzes zu sehen, können Sie sich im Abschnitt Ergebnisse die vollständigen Details ansehen.

Wenn Sie den Trigger erfolgreich getestet haben, klicken Sie auf „Aktion hinzufügen“.

Durch Anklicken werden die verfügbaren Aktionen angezeigt, aus denen Sie auswählen können.

Bei der Auswahl einer Aktion werden je nach Art der Aktion unterschiedliche Konfigurationsoptionen angezeigt. Als Beispiel nehmen wir die Automatisierungsaktion Senden einer E-Mail. Nachdem diese Aktion ausgewählt wurde, können Sie zunächst Empfänger*innen, eine Betreffzeile und den Nachrichtentext hinzufügen.

Der Nachrichtentext kann eine Mischung aus statischem Text und Werten aus dem auslösenden Datensatz sein. Sie können auf das blau-weiße Pluszeichen klicken, um Werte aus dem auslösenden Datensatz dynamisch hinzuzufügen. 

Wenn Sie auf das Drop-down-Menü Weitere Optionen anzeigen klicken, können Sie vier weitere Teile der automatisch versendeten E-Mail anpassen, nämlich „CC“, „BCC“, „Von-Name“ und „Antwort an“. 

Das ist nur ein kleines Beispiel für die Leistungsfähigkeit von Airtable Automatisierungen. Sie können Ihren Automatisierungen auch eine Bedingungslogik hinzufügen, die es ermöglicht, verschiedene Aktionen in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen auszuführen. Weitere Informationen über diese Funktion finden Sie hier.

Testen Sie den Schritt, um sicherzustellen, dass er erfolgreich ist. Auch hier gilt: Testen Sie jeden Schritt des Automatisierungsprozesses, um sicherzustellen, dass Ihre Automatisierung wie erwartet funktioniert. Die Suche nach weiteren Informationen über den Test einer bestimmten Aktion ist ein ähnlicher Prozess wie der bereits erwähnte Trigger-Test. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben dem Testergebnis, um die Werte anzuzeigen, die aus den mit Ihrer Automatisierung verbundenen Datensätzen gezogen werden.

Vielleicht stellen Sie während des Tests fest, dass Sie eine Änderung in der Tabelle vornehmen müssen, indem Sie Felder hinzufügen oder ändern. Wenn Sie das tun, müssen Sie alle Schritte erneut testen, damit Ihre Änderungen in der Konfiguration der Automatisierung korrekt wiedergegeben werden.

Nachdem Sie die Aktion erfolgreich getestet haben, können Sie mit der Automatisierung fortfahren.

Sobald Sie die Tests der Trigger und Aktionen der Automatisierung abgeschlossen haben, können Sie die Automatisierung aktivieren. Zu diesem Zeitpunkt ist es eine gute Idee, andere Base-Ersteller*innen und Benutzer*innen/Kollegen*innen über die Automatisierung zu informieren, insbesondere diejenigen, die über Prozessänderungen wissen müssen oder wissen möchten, wie sich die Automatisierung auf sie persönlich auswirken könnte. Um eine Automatisierung zu aktivieren, schalten Sie die Option neben dem Namen der Automatisierung von AUS auf EIN um. Sobald der Kippschalter den grünen Status EIN anzeigt, werden alle zukünftigen Konditionen, die mit dem in den obigen Schritten festgelegten Trigger übereinstimmen, eine Automatisierungsausführung auslösen. Um eine Automatisierung AUS zu schalten, schalten Sie einfach dieselbe Schaltfläche auf den entsprechenden Status um.

Sie können die Beschreibung einer Automatisierung im Einrichtungsfenster der jeweiligen Automatisierung bearbeiten. Die Beschreibung der Automatisierung hebt standardmäßig die Trigger und Aktionen hervor, die Sie ausgewählt haben. So kann die Beschreibung angepasst werden:

1. Die Option Automatisierungen im oberen linken Teil des Bildschirms einer geöffneten Base anklicken, um das Konfigurationsfenster zu öffnen.
2. Automatisierung auswählen, der Sie eine neue Beschreibung hinzufügen möchten.
3. Drop-down-Menü anklicken und die Option Beschreibung bearbeiten wählen. Alternativ zum Bearbeiten können Sie auch einen Doppelklick auf die Beschreibung machen.

Bevor Sie eine Automatisierung erstellen, sollten Sie eine Ansicht nur für diese Automatisierung oder eine Reihe von Automatisierungen erstellen. Nutzen Sie hier die Möglichkeiten der Filterkonditionen.

Überlegen Sie, ob Sie die Ansicht sperren und einen Hinweis hinzufügen, dass die Bearbeitung der Filterkonditionen der Ansicht dazu führen könnte, dass unbeabsichtigte Automatisierungen ausgeführt werden.

Überlegen Sie, wann der Trigger für den Datensatz und die anschließende Aktion erfolgen soll. Wenn ein Datensatz erstellt wird, ein Status geändert wird oder wenn alle Felder in einem Datensatz ausgefüllt wurden und der Datensatz als „vollständig“ gilt? Einige Ideen sind:

• Ein Statusfeld, das auf „Bereit zum Versenden von E-Mails“ oder eine andere geeignete Formulierung für die jeweilige Aktion geändert wurde.
• Ein Feld „Erstellt am“ unter Verwendung des Feldtyps Zeitpunkt der Erstellung. Die Filterkonditionen für die Ansicht so festlegen, dass nur Datensätze vor dem heutigen Tag berücksichtigt werden. Dies führt zu einer Verzögerung beim Senden der Datensätze.
• Verwenden Sie ein Formular. Wenn Sie nur ein Formular zum Erstellen neuer Datensätze verwenden, werden alle Felder beim Absenden gleichzeitig hinzugefügt. Das ist ideal für Automatisierungen, die bei der Erstellung von Datensätzen ausgelöst werden.
• Wenn Sie einfach einen Datensatz als abgeschlossen markieren möchten, fügen Sie ein Kontrollkästchen hinzu.

Um eine Automatisierung zu aktivieren, müssen alle Trigger- und Aktionsschritte erfolgreich getestet werden. Bei Trigger-Schritten wird während der Einrichtung ein Testdatensatz ausgewählt. Mindestens ein Datensatz muss mit allen in der Automatisierung festgelegten Parametern übereinstimmen, damit unser System einen Testdatensatz findet, den Sie auswählen können.

Die folgenden Trigger erlauben es Ihnen derzeit nicht, die Testdaten auszuwählen. Im Folgenden sehen Sie, wie Airtable die Testdaten aus diesen Trigger-Quellen abruft:

• Eine Ausnahme von dieser Regel ist die Aktion Datensatz suchen. Da die Ausgabe dieser Aktion von den bei der Konfiguration eingestellten Werten abhängt, werden die Ergebnisse variieren.
• Trigger Neue Antwort Google Formulare – Letzte Antwort/Zeile in dem Blatt, an das die Antwort gesendet wird.
• Trigger Outlook Kalender: Wenn ein Ereignis erstellt wird – Das letzte Ereignis, das in dem von Ihnen gewählten Kalender erstellt wurde.
• Trigger Outlook Kalender: Wenn ein Ereignis geändert wird – Das letzte Ereignis, das in dem von Ihnen gewählten Kalender erstellt wurde.
• Trigger Outlook E-Mail: Wenn E-Mail empfangen wird – Die letzte E-Mail, die in dem von Ihnen ausgewählten Ordner im Posteingang eingegangen ist.

Manuelles Bestimmen eines Testdatensatzes

Das Ermitteln eines Testdatensatzes kann bei der Fehlerbehebung bei Automatisierungen äußerst hilfreich sein. Wenn ein Trigger erfolgreich getestet wurde, erscheint ein Drop-down-Menü, in dem Sie weitere Details zum verwendeten Testdatensatz anzeigen können.

Sie können auf den blauen Hyperlink neben „Airtable Datensatz-ID“ klicken, um den Datensatz im Fenster Automatisierungen als erweiterten Datensatz zu öffnen. So können Sie den Datensatz entsprechend anpassen, um Fehler in Ihrer Automatisierung zu beheben.

Erwägen Sie die Verwendung der Funktion RECORD_ID()

Die obige Funktion sollte in den meisten Fällen funktionieren, aber es ist erwähnenswert, dass Sie den Testdatensatz auch über seine Datensatz-ID finden können. Sie müssen ein neues Formelfeld erstellen, das jeden Datensatz RECORD_ID()in der Tabelle anzeigt, den Ihre Automatisierung berücksichtigt. Weitere Informationen zu dieser Einrichtung finden Sie in dem oben verlinkten Artikel zur Datensatz-ID. Nachdem Sie das Feld Datensatz-ID erstellt haben, können Sie die ID des Testdatensatzes aus dem Fenster zur Einrichtung der Automatisierung abrufen und dann die Suchfunktion verwenden, um den passenden Datensatz zu finden. Mehr zu Datensatz-IDs erfahren Sie im nächsten Abschnitt unten.

Ein gutes Verständnis der Datensatz-IDs in Airtable kann für Automatisierungen sehr nützlich sein, insbesondere wenn Sie die Aktion „Datensatz aktualisieren“ verwenden.

Wenn Ihre Base über Berechtigungen zur Feld- oder Tabellenbearbeitung verfügt, die die Bearbeitung auf bestimmte Benutzer*innen beschränken, können Sie mit diesem Schalter die Berechtigung für Automatisierungen hinzufügen, Änderungen vorzunehmen:

Lesen Sie unseren Artikel über die Fehlerbehebung bei Automatisierungen, wenn Sie nicht weiterkommen, einen Fehler in Ihrer Automatisierung finden oder Benachrichtigungen über fehlgeschlagene Ausführungen erhalten. 

Ja. Da Automatisierungen serverseitig sind, werden sie auch dann ausgeführt, wenn niemand die Base geöffnet hat.

Automatisierungen können nur von Benutzer*innen mit der Berechtigung „Ersteller*in“ (oder „Inhaber*in“) erstellt oder bearbeitet werden.

Nein, Automatisierungen werden erst ab dem Zeitpunkt ausgeführt, zu dem sie aktiviert werden. Wenn z. B. ein bedingter Trigger auf „wenn ein Feld nicht leer ist“ eingestellt ist und diese Automatisierung dann aktiviert wird, wird die Automatisierung nicht bei früheren Datensätzen mit einem Wert im angegebenen Feld ausgeführt. Wenn ein Datensatz die Voraussetzungen nicht erfüllt und sie dann wieder erfüllt, wird die Automatisierung jedoch ausgelöst. Alternativ können Sie auch die Erweiterung Stapelaktualisierung verwenden, um die notwendigen Änderungen an älteren Datensätzen in Ihrer Tabelle vorzunehmen.

Diese Funktion ist zurzeit nicht verfügbar.

Es gibt für jeden Abrechnungsplan ein monatliches Limit für Automatisierungsausführungen. Die einzige Möglichkeit, das Limit zu erhöhen, ist der Wechsel zu einem höheren Abrechnungsplan.

Diese Funktion ist zurzeit nicht verfügbar.

Ja, sie funktionieren. Sie werden etwa alle 5 Minuten ausgelöst, während eine Base aufgrund der Interaktivität der Benutzer*innen geladen wird, und ansonsten einmal pro Stunde.

Diese Trigger werden ausgelöst, sobald die Benutzer*innen die ersten Zeichen eingetippt haben. Wir sind uns bewusst, dass dies nicht ideal ist und wir arbeiten daran, dieses Problem zu lösen.

Kommentare zu Datensätzen werden als Metadaten betrachtet und können keine Automatisierungen auslösen.

• Datensätze suchen: alle übereinstimmenden Datensätze
• Wenn ein Datensatz die Kondition erfüllt: erster übereinstimmender Datensatz
• Wenn ein Datensatz erstellt wird: erster Datensatz in der Tabelle/Ansicht
• Wenn ein Datensatz aktualisiert wird: erster Datensatz in der Tabelle/Ansicht
• Wenn ein Datensatz in der Ansicht geöffnet wird: erster Datensatz in der Tabelle/Ansicht
• Google Sheets Zeile erstellt: letzte Zeile im Blatt
• Trigger Neue Antwort Google Form: letzte Antwort/Zeile in dem Blatt, an das die Antwort gesendet wird

• Free/Plus: Ja, alle Empfänger*innen müssen verifizierte Mitwirkende sein.
• Pro: Sie können pro Tag 100 eindeutige E-Mail-Adressen von Nicht-Mitwirkenden versenden.
• Enterprise: Keine Begrenzung für die Anzahl der Nicht-Mitwirkenden, an die Sie pro Tag E-Mails senden können.

Sie können das Limit für Ihren Workspace sehen, wenn Sie die Aktion „E-Mail senden“ für eine Automatisierung erstellen.

Nicht direkt in Automatisierungen, aber dies ist möglich, indem Sie ein Formelfeld auf die in diesem Support-Artikel beschriebene Weise verwenden.

Leider nein. Sie können die Funktion „Datensätze nach Ansicht suchen“ verwenden, um die gleiche Sortierung wie in der Ansicht anzuwenden, und Sie können wählen, ob Sie lange Feldwerte abschneiden möchten oder nicht, aber darüber hinaus bieten wir derzeit keine Anpassungsmöglichkeiten.