Premiers pas avec les autorisations Airtable
  • 17 Jul 2023
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Premiers pas avec les autorisations Airtable

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Résumé de l’article

Découvrez comment configurer des workflows de type déclencheur-action personnalisés directement dans une base Airtable avec la fonctionnalité d’automatisation d’Airtable. Grâce aux automatisations, votre équipe et vous gagnez du temps en automatisant les tâches répétitives, en communiquant plus efficacement et en réduisant votre marge d’erreur globale. Cet article aborde les points les plus importants à connaître lors de la création d’automatisations.

Introduction

Disponibilité avec les forfaitsTous les types de forfaits avec des limites variables
Autorisations
  • Propriétaires/Créateurs  : créer, supprimer, dupliquer, configurer ou renommer une automatisation et en modifier la description.
  • Éditeurs : voir la configuration d’une automatisation ou copier l’URL d’une automatisation.
Plateforme(s)Web/navigateur, app Mac et app Windows 
Sujets associés
Terminologie d’Airtable
  • Automatisation : les automatisations d’Airtable intègrent toujours un déclencheur et une ou plusieurs actions. Airtable intègre nativement certains déclencheurs et certaines actions, tandis que d’autres sont fournis par des applications logicielles tierces populaires. Les automatisations sont particulièrement utiles pour simplifier les tâches répétitives ou fastidieuses que vous devez réaliser dans le cadre de votre travail.
  • Déclencheur : les déclencheurs sont des évènements prédéfinis spécifiques qui déclenchent l’exécution de l’automatisation. Ces déclencheurs peuvent se lancer dans une base Airtable ou dans d’autres applications ayant été intégrées à Airtable.
  • Action : les actions d’automatisation effectuent certaines opérations en fonction du type d’action choisi. Les actions peuvent déclencher des mises à jour dans une base Airtable et/ou des applications intégrées à Airtable.
  • Exécution d’automatisation : notre système décompte une exécution d’automatisation à chaque fois qu’un déclencheur est invoqué, que la ou les actions aboutissent au résultat escompté ou non.

Présentation

La fonctionnalité d’automatisation d’Airtable permet à votre organisation et à vous de dépenser moins de temps et d’énergie sur les tâches répétitives, la communication et les connexions avec d’autres outils. En ayant seulement à configurer et vérifier les automatisations de temps à autre, les tâches de programmation, de test et d’implémentation qui vous prenaient des heures auparavant ne durent plus que quelques minutes, que vous ayez ou non opté pour du code personnalisé. Voici quelques points d’ordre général à connaître pour commencer à utiliser les automatisations d’Airtable.

  • Les automatisations s’appliquent aux bases individuelles et peuvent être retrouvées en haut à gauche de la base dans les versions de bureau ou de navigateur d’Airtable. 
  • Elles ne sont pas disponibles sur les apps iOS et Android
  • Les bonnes pratiques et la configuration de base des automatisations sont décrites dans un autre article, et la FAQ est abordée plus loin.


Limites actuelles

  • Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 automatisations à une base. Il est important de noter que les automatisations désactivées (inactives) sont comptabilisées dans cette limite de 50 automatisations
  • Chacune de ces automatisations peut en plus comporter 25 actions. Ces 25 actions peuvent être utiles pour les bases approchant de la limite des 50 automatisations, car dans certains cas, une action peut exploiter les résultats d’actions antérieures appartenant à une même automatisation.
Limites d’exécution

Les limites d’exécution des automatisations sont réinitialisées le premier jour de chaque mois.

Forfait de l’espace de travailExécutions de l’automatisation (par mois, par espace de travail)Historique d’exécution de l’automatisation
Notes
Enterprise500 000 13 ans
Pro50 000 11 an
  • L’action Exécuter un script n’est pas disponible dans la version d’essai du forfait Pro
Plus5 000 16 mois
  • L’action Envoyer un e-mail permet uniquement d’envoyer un e-mail aux collaborateurs sur la base, pas à d’autres adresses e-mail.
  • L’action Exécuter un script n’est pas disponible
Gratuit100 12 semaines
  • L’action Exécuter un script n’est pas disponible

Notre système comptabilise une exécution d’automatisation à chaque fois qu’un déclencheur est invoqué. Cela signifie que toutes les exécutions d’automatisation, qu’elles réussissent ou qu’elles échouent, sont comptabilisées dans la limite mensuelle de l’espace de travail.

Déclencheurs

REMARQUE

Les entrées déjà présentes dans votre base ne pourront pas déclencher l’exécution d’une automatisation venant d’être créée. En effet, cette dernière doit d’abord avoir été activée, et alors seulement, les nouvelles entrées et les entrées modifiées répondant aux conditions de déclenchement entraîneront l’exécution de l’automatisation. Si vous souhaitez apporter des mises à jour importantes à plusieurs entrées existantes de votre base, nous vous recommandons de vous renseigner sur l’extension de mise à jour par batch.

Les déclencheurs disponibles sont les suivants :

Actions

Les actions disponibles sont les suivantes :

Guide de configuration d’une automatisation basique

Étape 1 : trouver la fonctionnalité d’automatisation dans une base existante

Pour créer une automatisation, cliquez sur Automatisations en haut à gauche de la base existante de votre choix pour ouvrir la fenêtre de configuration des automatisations. Pour commencer, vous pouvez utiliser notre sélection d’automatisations prédéfinies, ou bien créer une automatisation personnalisée de zéro.

Étape 2 : commencer avec un modèle d’automatisation ou créer une automatisation personnalisée

Modèles d’automatisation

Nous avons mis au point des modèles d’automatisation proposant un processus simplifié et guidé pour installer et déployer des automatisations courantes. Pour commencer, sélectionnez l’un de nos modèles disponibles. Vous pourrez personnaliser chaque déclencheur et action de ce modèle.

Créer une automatisation personnalisée

Si vous préférez créer votre automatisation de zéro, sélectionnez « Créer une automatisation personnalisée » pour lancer le processus de configuration. Vous pouvez directement renommer l’automatisation pour décrire son utilisation.

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Étape 3 : choisir un déclencheur

Toutes les automatisations sont amorcées par un déclencheur qui met en route les actions associées. Pour continuer, cliquez sur + Ajouter un déclencheur pour afficher les déclencheurs disponibles parmi lesquels choisir.

Remarque

Cliquez ici pour en savoir plus sur les déclencheurs d’automatisation disponibles.

La plupart des types de déclencheurs correspondent à des actions réalisées dans la base, vous allez donc devoir sélectionner un tableau à lier à ce déclencheur. Cependant, il existe des exceptions :

Si vous avez accidentellement choisi un mauvais déclencheur ou aimeriez tester un autre type de déclencheur pour votre automatisation, accédez au menu déroulant Type de déclencheur et choisissez une autre option.

Étape 4 : tester le déclencheur

Sélectionnez Tester cette étape pour récupérer une entrée de test et ses valeurs. Vous pouvez autoriser notre système à rechercher automatiquement une entrée ayant des conditions correspondantes en cliquant sur Utiliser une entrée suggérée ou sélectionner manuellement une entrée en cliquant sur Choisir une entrée.

Cette phase de test est obligatoire. N’ignorez pas cette étape !

Une fois le test terminé, les résultats sont affichés, avec les valeurs de l’entrée de test ayant déclenché l’automatisation. Si vous rencontrez un problème durant le processus de test, consultez notre article consacré au dépannage des automatisations pour le corriger.

Remarque

Les entrées qui correspondaient déjà aux conditions de l’automatisation avant sa création n’activeront pas le déclencheur. Pour déclencher une automatisation à partir de ces entrées, vous devez modifier leurs conditions afin qu’elles ne correspondent pas à celles du déclencheur, puis les faire correspondre à nouveau.

Par exemple, si l’automatisation est déclenchée par la sélection d’une case à cocher dans un champ, vous devez décocher la case puis la recocher une fois l’automatisation active pour pouvoir déclencher cette dernière. 

Le test peut être vu comme un aperçu des informations contenues dans la base au moment de la phase de test. Si vous apportez des modifications à la base ou à l’entrée de test utilisée, vous devrez effectuer un nouveau test afin de rétablir la correspondance avec l’état actuel de la base. Pour connaître les valeurs de l’entrée, consultez la section Résultats qui vous donnera des informations détaillées.

Étape 5 : ajouter une action

Une fois le test du déclencheur effectué, cliquez sur « Ajouter une action ».

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Les actions disponibles parmi lesquelles vous pouvez choisir s’affichent.

Remarque

Cliquez ici pour en savoir plus sur l’ensemble des actions d’automatisation disponibles.

Lorsque vous choisissez une action, différentes options de configuration vous sont proposées en fonction du type d’action choisi. Prenons l’exemple de l’action d’automatisation Envoyer un e-mail. Lorsque vous choisissez cette action, vous devez commencer par ajouter des destinataires, un objet et un message.

Le texte du message peut être composé de texte statique et de valeurs issues de l’entrée à l’origine du déclenchement. Vous pouvez cliquer sur le signe plus bleu et blanc pour ajouter des valeurs de manière dynamique depuis l’entrée à l’origine du déclenchement. 

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Cliquer sur le menu déroulant Afficher plus d’options vous donne la possibilité de personnaliser quatre autres parties de l’e-mail automatique que vous allez envoyer : « Cc », « Cci », « Envoyé par » et « Répondre à ». 

Il ne s’agit là que d’un aperçu des possibilités qu’offrent les automatisations d’Airtable. Les automatisations peuvent également intégrer une logique conditionnelle, ce qui permet d’exécuter différents groupes d’actions en fonction de différents groupes de conditions spécifiques. Vous trouverez plus d’informations sur cette fonctionnalité ici.

Étape 6 : tester l’action

À cette étape, il est nécessaire de faire un nouveau test. Rappelez-vous que tester chaque étape du processus d’automatisation vous garantit le bon fonctionnement de votre automatisation. Pour connaître les détails du test de l’action, suivez les mêmes étapes que pour le test du déclencheur évoqué précédemment. Cliquez sur le menu déroulant à côté du résultat du test pour voir les valeurs récupérées dans les entrées associées à votre automatisation.

La phase de test peut faire apparaître la nécessité d’apporter une modification dans un tableau, en ajoutant ou en supprimant des champs. Si ce cas se présente, veillez à tester à nouveau l’ensemble des étapes pour que vos changements soient bien pris en compte dans la configuration de l’automatisation.

Après avoir testé l’action et obtenu un résultat satisfaisant, vous pouvez activer votre automatisation !

REMARQUE

Il n’est pas possible de choisir une autre entrée de test au cours des étapes relatives à l’action. Vous pouvez toutefois faire un nouveau test avec une autre entrée de test à l’étape du déclencheur pour utiliser une entrée de test différente lors des étapes relatives à l’action. 

Étape 7 : activer l’automatisation

Une fois les étapes relatives au déclencheur et à l’action testées, vous pouvez activer l’automatisation. À ce stade, il est conseillé d’informer les autres créateurs de la base ainsi que vos utilisateurs finaux/collègues, plus particulièrement ceux pour qui il est important de connaître les changements de procédure ou ceux pouvant être affectés par l’automatisation. Pour activer l’automatisation, passez l’option à côté du nom de l’automatisation de DÉSACTIVÉ à ACTIVÉ. À partir du moment où l’option affiche le statut vert ACTIVÉ, toutes les conditions correspondant au déclencheur défini dans les étapes précédentes lanceront l’exécution de l’automatisation. Pour appliquer à nouveau le statut DÉSACTIVÉ à l’automatisation, il vous suffit de faire basculer le bouton de l’autre côté.

Étape facultative : modifier la description de l’automatisation

Vous pouvez modifier la description d’une automatisation depuis cette fenêtre de la configuration de l’automatisation. Par défaut, la description de l’automatisation reprend le déclencheur et l’action que vous avez définis. Pour personnaliser la description : 

  1. Cliquez sur l’option Automatisations en haut à gauche de l’écran depuis une base active pour ouvrir la fenêtre de configuration.
  2. Sélectionnez l’automatisation à laquelle vous souhaitez ajouter une description.
  3. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez l’option Modifier la description. Vous pouvez également double-cliquer sur la description pour la modifier.

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URL d’automatisation

Depuis le 25 janvier 2022, Airtable a modifié la mise en forme des URL dans les déclencheurs et les actions d’automatisation. Désormais, l’ID d’une base (appXXXXXXXXXXXXXX) apparaît au début de l’URL. Ce changement coïncide avec la modification récente permettant d’inclure les ID de base dans les URL Airtable, appliquée à l’échelle du produit. Ce changement de mise en forme de l’URL d’une entrée s’appliquera aux éléments suivants :

  • La propriété de l’URL d’un résultat d’entrée issu d’un déclencheur ou d’une action.
  • La propriété de l’URL d’un modèle de tableau ou de vue récupéré par une action Exécuter le script.

Cela peut représenter un changement notable pour les automatisations faisant des hypothèses complexes sur la mise en forme des propriétés d’URL (par exemple en décomposant l’URL reçue en différentes parties, ou tout autre procédé similaire). Si votre automatisation utilise uniquement l’URL à des fins de navigation, aucune action n’est requise de votre part. La navigation web continuera de fonctionner avec les anciennes URL Airtable grâce à des redirections, bien que ces dernières puissent finir par être abandonnées également. Si votre automatisation crée des URL Airtable de zéro, nous vous recommandons de mettre à jour sa logique de création afin d’y inclure l’ID de la base (ou de l’app).


Conseils pour réussir votre configuration

Créer une vue distincte pour l’automatisation

Avant de créer votre automatisation, nous vous conseillons de créer une vue réservée à l’usage de l’automatisation ou du groupe d’automatisations. Tirez profit de l’efficacité des conditions de filtrage pour mener à bien cette tâche.

Verrouiller une vue pour empêcher les exécutions imprévues

Envisagez de verrouiller la vue et d’ajouter une remarque indiquant que modifier les conditions de filtrage de la vue pourrait entraîner l’exécution d’automatisations non désirées.

Réfléchir au déclencheur avant de créer votre automatisation

Pensez au moment où vous souhaitez que le déclencheur de l’entrée et l’action associée surviennent. Est-ce lorsqu’une entrée est créée, un statut modifié, ou lorsque tous les champs d’une entrée ont été remplis, et que l’entrée peut être considérée comme « terminée » ? Voici quelques idées :

  • Modifier un champ de statut en « Prêt pour l’envoi d’e-mail » ou une autre phrase correspondant à l’action en question.
  • Ajouter un champ « Créé le » utilisant le type de champ Date/heure de création. Configurez les conditions de filtrage de la vue de manière à uniquement inclure des entrées antérieures à la date du jour afin de différer leur envoi.
  • Utiliser un formulaire. Si vous utilisez uniquement un formulaire pour créer des entrées, tous les champs sont ajoutés simultanément au moment de l’envoi. Cette méthode convient particulièrement aux automatisations qui se déclenchent au moment de la création d’une entrée.
  • Pour facilement indiquer qu’une entrée est terminée, utilisez un champ de case à cocher.
Se familiariser avec les entrées de test et déterminer l’entrée utilisée pendant le test

Avant d’activer une automatisation, toutes les étapes relatives au déclencheur et à l’action doivent avoir été testées. Pendant l’étape du déclencheur, une entrée de test est choisie au cours du processus de configuration. Au moins une entrée doit correspondre à tous les paramètres définis dans l’automatisation pour que le système vous propose une entrée de test à sélectionner.

Les déclencheurs suivants ne permettent pas de choisir de données de test pour le moment. Vous verrez ci-dessous la manière dont Airtable récupère les données de test à partir des sources de ces déclencheurs :

Définir manuellement une entrée de test

Dans le cadre d’une procédure de dépannage d’une automatisation, il peut s’avérer très utile de définir une entrée de test. Une fois le test d’un déclencheur effectué, le menu déroulant qui apparaît fournit plus de détails sur l’entrée de test utilisée.

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Vous pouvez cliquer sur l’hyperlien bleu à côté de « ID de l’entrée Airtable » pour ouvrir l’entrée dans la fenêtre Automatisations en tant qu’entrée développée. Cela vous permettra de modifier l’entrée pour essayer de corriger les erreurs dans votre automatisation.

Envisager d’utiliser la fonction RECORD_ID()

La procédure présentée ci-dessus fonctionne la plupart du temps. Cependant, il est important de savoir que vous pouvez aussi trouver une entrée de test par le biais de son ID d’entrée. Pour ce faire, vous devez créer un nouveau champ de formule qui affichera chaque RECORD_ID() contenu dans le tableau consulté par votre automatisation. Pour en savoir plus sur cette méthode, consultez l’article sur les ID d’entrée dont le lien se trouve ci-dessus. Une fois le champ d’ID d’entrée créé, vous pouvez récupérer l’ID de l’entrée de test depuis la fenêtre de configuration de l’automatisation, puis utiliser la fonction de recherche pour renvoyer la valeur correspondante. Consultez la section suivante pour plus d’informations sur les ID d’entrée.

En savoir plus sur les ID d’entrée

Il est important de bien comprendre le fonctionnement des ID d’entrée dans Airtable pour configurer des automatisations, notamment celles utilisant l’action Mettre à jour une entrée.

Autorisations et automatisations

Si votre base comporte des autorisations de modification des champs ou des tableaux permettant à certains utilisateurs spécifiques seulement d’apporter des modifications, vous pouvez ajouter des autorisations aux automatisations pour étendre les droits de modification en activant l’option suivante : 360092286654Image2020-09-28at115554am.png

Assistance relative au dépannage

Consultez notre article sur le dépannage des automatisations si vous êtes bloqué(e), trouvez une erreur dans votre automatisation, ou recevez une notification d’échec d’exécution. 

REMARQUE
L’utilisateur individuel qui active l’automatisation est celui qui reçoit les notifications d’échec d’exécution.


FAQ

Général

Les automatisations sont-elles exécutées si personne n’a ouvert la base ?

Oui. Les automatisations dépendant du serveur, elles sont exécutées même si aucun utilisateur n’a ouvert la base.

Qui peut créer et modifier les automatisations ?

Les automatisations peuvent uniquement être créées ou modifiées par les utilisateurs ayant un niveau d’autorisation « Créateur » (ou « Propriétaire »).

L’automatisation cesse-t-elle de fonctionner si son créateur est supprimé de la base ?
Non, elle devrait continuer à fonctionner normalement. L’exécution des automatisations n’est pas liée aux identifiants d’un utilisateur spécifique. Ainsi, elles s’exécutent toujours si le propriétaire d’un compte lié est supprimé de la base.
L’exécution des automatisations est-elle rétroactive ?

Non, les automatisations s’exécutent seulement à partir du moment où elles sont activées. Par exemple, si un déclencheur conditionnel est défini sur « Lorsqu’un champ n’est pas vide » et que cette automatisation est activée, elle ne prendra pas en compte les anciennes entrées dont le champ spécifié contient une valeur. Cependant, vous pouvez faire en sorte qu’une entrée ne corresponde plus aux conditions puis y corresponde à nouveau pour déclencher l’automatisation. Vous pouvez également avoir recours à l’extension de mise à jour par batch pour apporter les modifications nécessaires aux anciennes entrées de votre tableau.

Est-il possible de consulter le journal ou l’historique des révisions des utilisateurs ayant modifié une automatisation ?

Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour le moment.

La limite mensuelle d’exécutions d’automatisations peut-elle être augmentée ?

Chaque forfait dispose d’une limite mensuelle d’exécutions d’automatisations. La seule manière d’augmenter cette limite est d’opter pour un forfait supérieur.

Est-il possible de déterminer/connaître les automatisations que nous avons créées dans une base ou un espace de travail spécifique ?

Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour le moment.

Déclencheurs

Les déclencheurs d’automatisations fonctionnent-ils dans les champs de formule ?

Oui, ils fonctionnent. Ils se déclenchent toutes les 5 minutes environ lorsqu’un utilisateur interagit avec la base, et toutes les heures autrement.

Pourquoi les déclencheurs « Lorsqu’une entrée est créée » et « Lorsqu’une entrée est mise à jour » s’activent-ils avant que je n’achève la modification de mes champs ?

Ces déclencheurs réagissent dès les premiers caractères saisis par l’utilisateur. Nous sommes conscients que cela peut être gênant et cherchons à corriger ce désagrément.

Est-il possible de faire en sorte que le déclencheur « Lorsqu’une entrée est mise à jour » s’active à l’ajout d’un commentaire ?

Les commentaires des entrées sont considérés comme des métadonnées et ne peuvent pas déclencher d’automatisations.

Comment l’entrée de test est-elle choisie lors des étapes de test ?
  • Rechercher des entrées : toutes les entrées correspondantes
  • Lorsqu’une entrée correspond à la condition : première entrée correspondante
  • Lorsqu’une entrée est créée : première entrée du tableau ou de la vue
  • Lorsqu’une entrée est mise à jour : première entrée du tableau ou de la vue
  • Lorsqu’une entrée entre dans une vue : première entrée du tableau ou de la vue
  • Ligne Google Sheets créée : dernière ligne de la feuille
  • Déclencheur Nouvelle réponse à un formulaire Google : dernière réponse/ligne de la feuille où la réponse est envoyée

Actions

Les destinataires de l’action « Envoyer un e-mail » doivent-ils nécessairement être des collaborateurs ?
  • Gratuit/Plus : oui, tous les destinataires doivent être des collaborateurs vérifiés.
  • Pro : il est possible d’envoyer un e-mail à 100 destinataires non-collaborateurs par jour.
  • Enterprise : aucune limite au nombre d’e-mails pouvant être envoyés à des destinataires non-collaborateurs par jour.

La limite associée à votre espace de travail apparaît lorsque vous créez une action Envoyer un e-mail dans une automatisation.

Dans un récapitulatif, est-il possible d’afficher une date dans un fuseau horaire local plutôt qu’au format UTC ?

Ce n’est pas possible au sein des automatisations. En revanche, vous pouvez utiliser un champ de formule comme décrit dans cet article d’assistance.

Puis-je appliquer une mise en forme personnalisée à un tableur ou une liste d’entrées dans un e-mail ?

Malheureusement, non. Vous pouvez utiliser « Rechercher des entrées par vue » pour appliquer le même tri que celui appliqué à la vue, et choisir de tronquer ou non les valeurs des champs longs, mais il s’agit là du seul élément de personnalisation disponible pour le moment.


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