Gruppen – Admin Panel für Airtable Enterprise

Auf der Seite „Gruppen“ im Admin Panel können Airtable Administrator*innen Informationen über die Benutzergruppen, die mit ihrer Organisation verbunden sind, verwalten und anzeigen. Dies ist besonders nützlich für das Onboarding oder Offboarding von Mitarbeitenden, die zu einer Airtable Benutzergruppe eines bestimmten Teams hinzugefügt oder aus dieser entfernt werden sollen.

Übersicht

Mithilfe der Informationen und Optionen auf der Gruppen-Startseite können Admins folgende Aktionen ausführen:

• alle aktuellen Benutzergruppen anzeigen, die es in ihrer Organisation gibt;
• nach einer bestimmten Benutzergruppe suchen;
• eine CSV-Datei mit der angezeigten Liste der Gruppen herunterladen;
• eine neue Benutzergruppe erstellen;
• sich ansehen, wie viele Mitglieder die einzelnen Benutzergruppen haben;
• den Zeitraum anzeigen, in dem die Gruppe erstellt wurde;
• eine individuelle Gruppenseite öffnen, um weitere Informationen über die Gruppe anzuzeigen und zusätzliche Aktionen auszuführen.

Durch Aufrufen der Seite der einzelnen Gruppen können Administrator*innen:

• den Gruppennamen ändern;
• eine Gruppe verlassen, in der Sie als Administrator*in Mitglied sind;
• die Gruppe löschen;
• nach bestimmten Benutzer*innen innerhalb der Gruppe suchen;
• eine CSV-Datei mit der angezeigten Liste der Benutzer*innen herunterladen;
• Mitglieder (andere Benutzer*innen aus Ihrer Organisation) zu der Gruppe hinzufügen;
• Mitglieder aus der Gruppe entfernen;
• eine*n oder mehrere Gruppenmanager*in(nen) zuweisen;
• den Zeitraum anzeigen, in dem der*die einzelne Benutzer*in der Gruppe hinzugefügt wurde.

Suchen und Sortieren

Gruppen-Startseite

Auf der Gruppen-Startseite können Administrator*innen anhand des Gruppennamens nach Gruppen suchen. Außerdem können die Gruppen nach verschiedenen Kriterien sortiert werden:

• Name der Gruppe – alphabetisch (Pfeil nach unten) oder umgekehrt alphabetisch (Pfeil nach oben)
• Mitglieder – Gruppe mit der niedrigsten Mitgliederzahl (Pfeil nach unten) oder mit der höchsten Zahl (Pfeil nach oben)
• Erstellungsdatum – Gruppe, die zuerst angelegt wurde (Pfeil nach unten) oder die zuletzt angelegt wurde (Pfeil nach oben)

Durch Anklicken der Spaltenüberschrift, nach der Sie sortieren möchten, können Sie die Sortierung starten:

Individuelle Gruppenseite

Auf der individuellen Gruppenseite können Administrator*innen nach einzelnen Benutzer*innen (Mitgliedern) dieser Gruppe suchen. Zusätzlich kann die individuelle Gruppe nach folgenden Kriterien sortiert werden:

• Mitgliedsname – alphabetisch (Pfeil nach unten) oder umgekehrt alphabetisch (Pfeil nach oben)
• E-Mail – E-Mail-Adresse alphabetisch (Pfeil nach unten) oder umgekehrt alphabetisch (Pfeil nach oben)
• Gruppenmanager*in – Manager*innen auf oberster Führungsebene (Pfeil nach unten) oder auf unterster Führungsebene (Pfeil nach oben)
• Datum der Aufnahme – Mitglieder mit der längsten Zugehörigkeit zur Gruppe (Pfeil nach unten) oder zuletzt hinzugekommene Mitglieder (Pfeil nach oben)

Eine Gruppe erstellen oder löschen

Rufen Sie die Gruppen-Startseite auf, um eine Gruppe zu erstellen. Administrator*innen finden hier in der rechten Ecke der Seite eine Schaltfläche „+ Gruppe erstellen“. Durch Anklicken dieser Schaltfläche öffnet sich eine individuelle Gruppenseite, auf der der Gruppenname, die Mitglieder, die Manager*innen und vieles mehr geändert werden können.

Administrator*innen haben auf jeder individuellen Gruppenseite auch die Möglichkeit, die Gruppe zu löschen. Nach Anklicken der Schaltfläche „Gruppe löschen“ öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, zu bestätigen, dass Sie die Gruppe löschen möchten.

Eine*n Benutzer*in einer Gruppe hinzufügen oder entfernen

Rufen Sie als Administrator*in zunächst die individuelle Gruppenseite der Gruppe auf, um einen oder mehrere Benutzer*innen zu einer Gruppe hinzuzufügen oder zu entfernen. Durch Anklicken der Schaltfläche „+ Mitglieder hinzufügen“ öffnet sich eine Seite mit den internen Benutzer*innen Ihrer Organisation. Auf dieser Seite können Administrator*innen neue Mitglieder zur Gruppe hinzufügen, indem sie gezielt nach einzelnen Benutzer*innen suchen, mehrere Benutzer*innen hinzufügen oder alle internen Benutzer*innen ohne aktuelle Mitgliedschaft zur Gruppe hinzufügen.

Um ein oder mehrere Mitglieder aus einer Gruppe zu entfernen, klicken Administrator*innen auf das Kästchen links neben dem Namen des jeweiligen Mitglieds. Daraufhin erscheint in der Kopfzeile eine Schaltfläche mit der Meldung „x Mitglieder entfernen“, wobei „x“ für die Anzahl der Mitglieder steht, die zum Entfernen ausgewählt wurden.

Option CSV-Download

Auf der Gruppen-Startseite sowie auf der individuellen Gruppenseite finden Administrator*innen am rechten Seitenrand eine Schaltfläche für den CSV-Download. Durch Anklicken dieser Schaltfläche können Sie eine Datei im CSV-Format mit der aktuell angezeigten Liste der Benutzer*innen herunterladen. Auf der Startseite enthält die Datei folgende Datenspalten:

• Benutzer-ID, Vorname des*der Benutzer*in, Nachname des*der Benutzer*in, E-Mail-Adresse des*der Benutzer*in, Kontotyp (keine Angabe bedeutet, dass es sich bei dem*der Benutzer*in um eine*n „interne*n“ Benutzer*in handelt), Datum und Uhrzeit der letzten Aktivität (in UTC), Datum und Uhrzeit des Beitritts (in UTC), und ob der*die Benutzer*in abrechenbar* ist oder nicht.

Auf einer individuellen Gruppenseite enthält die CSV-Datei folgende Datenspalten:

• Gruppen-ID, Name der Gruppe, Anzahl der Mitglieder (Anzahl der Benutzer*innen in der Gruppe), Benutzer-IDs der Mitglieder und das Datum, an dem die Benutzergruppe erstellt wurde (in UTC).

* Bei neuen Enterprise-Lizenz-Abos wird der „Lizenztyp“ des*der Benutzer*in angezeigt.